8号令出台后对档案保管期限划分的若干思考

张丽珠

8号令出台后对档案保管期限划分的若干思考

张丽珠

根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），2010年，浙江省衢州市烟草专卖局（公司）按照此要求开展了档案归档工作，这是继2009年局（公司）开展纸质档案数字化扫描后，在档案工作方面推行的又一新举措。早在2008年，浙江省烟草专卖局（公司）就转发《国家烟草专卖局关于印发烟草行业机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表通知》的通知（浙烟办联[2008]66号）。这是一个指导地市、县级档案管理工作的操作性文件，明确了烟草系统文件材料的归档与不归档范围，确定了文书档案保管期限划分方法、要求以及依据。国家档案局8号令《规定》对烟草行业的档案归档工作，是一个纲领性文件，笔者就《规定》给档案归档工作带来的变化，以及如何应对新变化，谈谈自己的粗浅体会和看法。

一、《规定》带来的主要变化

《规定》中体现的文件材料归档与不归档范围及档案保管期限划分方法和要求的变化有以下几方面：

（一）档案保管期限划分不同。《规定》将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。“定期中再实行标时制，一般分为“30年”、“10年”。期满后进行鉴定或销毁，或延期，缩短了除永久之外的归档文件的保管期限，将以往的长期（50年）年限改为30年，将短期（15年）年限改为10年，这就便于档案工作人员可以把更多的人力、物力、财力用于那些具有永久保存价值的档案的保管及利用。

（二）档案工作内容发生变化。

《规定》突出了立档单位的主体地位，妥善解决了文件材料重复归档和档案重复进馆的问题。《规定》要求，档案分类要根据与本单位的关联度和重要性进行，这体现了“以我为主”的原则；从内容上看，《规定》相对缩小了文件材料的应归档范围，主要针对上级机关、同级机关、下级机关的文件材料归档范围；至于本级的文件材料归档范围不仅没有缩小，反而有所扩大，进一步突出了“以我为主”的原则。

（三）文件材料归档体现新特征。

《规定》加大了行政管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立了文件材料归档范围和保管期限的审批制度。同时充实了一些如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等领域的文件材料。这里可以从三方面来归纳《规定》的新特征：一是紧跟依法治国、依法行政新要求，进一步提高了其法律效力和法律地位；二是紧跟社会全面发展的新要求，把过去不太重视的“人事考核”、“职称评审”、“纪检、监察”等纳入应归档范围，而且有些还要永久保存，如“人事考核、职称评审”材料等；三是体现以人为本的理念和对个人利益的关注：凡是涉及“人”的切身利益的资料全部列入永久保管范畴，比如对个人荣誉更加重视，将以往关于“省级以上的表彰存永久，地、县级以下表彰的存长期”的要求，放宽到受县级以上（含县级）的表彰、奖励存永久。

二、针对《规定》开展的初步实践

《规定》出台后，笔者所在单位的档案归档范围、保管期限必将调整。作为档案工作人员，首先必须转变观念，适应变革。尽管2009年局（公司）已重新制订了新的文书档案归档范围和保管期限表，但长期形成的归档范围模式、工作方法已根深蒂固，按照永久、长期、短期开展文书档案归档思维方式，在一段时间内还难以完全改变。因此，必须明确内涵，理清思路，转变观念，改变习惯，努力适应《规定》的新要求、新方法，这是当前行业档案管理工作必须解决的首要问题。当前，笔者结合新形势、新要求，进行了初步实践。

（一）加强基础工作，明晰保管期限。档案基础工作的好坏将直接影响到本单位乃至全系统档案工作质量的高低。从发展趋势看，对档案基础工作的要求，会随着行业规范化、标准化、现代化管理的提高而越来越高。一是对照《规定》与《范围》的不同之处，结合本单位实际做好归档工作。2009年，我们对原来的文件材料归档范围与保管期限进行了修改，并向本级各处室及四个县级直属单位下发了文件。二是在内容上进行较大调整。近年来，根据行业机构变化，局（公司）新设立了法规处、审计处，合并了投资管理处。笔者以处室为单位，根据实际情况完善了归档范围，明确了保管期限：如在新成立的企业管理处增加了客户投诉中心管理制度、工作标准作永久归档内容；人劳处室中的市级以上包括本单位对职工奖励全部放在永久归档；经济运行处取消了业务合同归档等。三是在归档形式上有所改变。修改后的保管期限表取消了综合类，保留了党组这一块。因为，党组与内设机构的关系不是并列关系或平等关系，而是领导与被领导关系。党群工作方面的文件（任免职务）归到了党组类；行政任免职务放入人事劳资部门归档；纪检监察、廉政建设方面文件材料归到监察部门。

（二）保持行业联络，加强地方沟通。烟草行业属于垂直管理，在保持与行业上下部门之间顺畅交流的同时，局（公司）没有忽视加强与地方档案行政管理部门的联络沟通。局（公司）把新修改后的归档范围、保管期限及时报送到了当地档案管理职能部门，并自觉接受其业务指导。2010年5月，当地档案管理职能部门组织了《规定》的学习培训活动。通过培训学习和交流探讨，我局档案工作人员对《规定》有了进一步深入的认识与理解。2010年，局（公司）的归档工作计划按照修改后的保管期限分永久、30年、10年三类开展归档。

三、对做好下阶段档案归档工作的思考

（一）全面修改文件材料归档范围与保管期限。在按照《规定》开展归档前，档案工作人员一定要本着求真务实的态度，结合本单位实际修改文件材料归档范围与保管期限，并严格按照修改后的归档范围、保管期限做好下阶段的归档工作，确保文件材料归档范围科学、保管期限划分合理，使今后的档案管理工作更加规范、严密、有效，便于顺利实现更替与有序衔接。

（二）重视文书档案保管期限的划分工作。档案管理工作人员必须全面了解《规定》对文书档案保管期限划分的要求，这不仅关系到今后归档的质量，还直接影响到档案信息资源的开发利用。因此，档案室所存的档案一定要完整准确地记录历史，为将来档案移交进馆和查找、开发利用打下更加扎实的基础。

（三）开展对达到保管期限档案的鉴定、销毁工作。关于这项工作，当前许多单位都存在一定的欠缺，许多到了保管期限需要销毁的档案仍然累积在档案室的现象。下一步，要对档案室那些到期但仍有价值的档案如会计传票等进行科学鉴定，并适时进行销毁。这也是摆在档案工作人员面前的一个新课题，需要进一步取得上级和地方档案管理部门的有力指导，以提高档案鉴定、销毁工作质量。

（四）进一步加强档案工作培训研讨。根据笔者了解，《规定》出台后，有部分单位档案归档划分还在探索阶段，原档案工作人员或多或少存在知识老化、力量不足、方法陈旧等问题。因此，搭建宽广的经验交流平台，开展多样化的业务培训与研讨活动，充分激活档案工作人员的主观能动性，这是下阶段档案归档工作必须关注的又一重要任务。

总之，《规定》出台后，档案归档、保管工作在具体操作中还有很多问题亟待解决。随着档案规范化、制度化及信息化建设工作的不断深化，档案工作还将面临许多新情况、新课题，需要档案工作人员在下阶段的工作实践中进一步完善和创新。

（作者单位：浙江省衢州市烟草专卖局）