论中小企业财务外包的利益

赵雅玲

摘要:阐述中小企业财务外包的发展现状,深入分析了中小企业实施财务外包的利益出发点,并概括了可能存在的风险因素。基于风险预警的原理,提出了针对中小企业有效实施财务外包,实现企业利益最大化的相关建议。

关键词:中小企业;财务外包;利益

中图分类号:- 文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)29-0138-02

中小企业是我国国民经济中一直十分重要并最具活动的力量,在我国的经济活动中占有非常重要的地位。根据国家发改委相关资料显示,截至2009年4月底,我国中小企业数量已超过4 600万家,占全国企业总量的99.8%。随着经济全球化和我国经济体制改革的不断深入,我国中小企业在发展中面临着许多新的矛盾和问题,如企业的财务管理,大量工作重复、繁琐,占用了企业大量资源。集中企业优势资源专注于核心业务发展,成为企业的共同愿望,而财务外包则无疑成为了企业解决这一难题的有效手段。

一、中小企业财务外包的基本理论

1.研究概况

通过对现有文献资料的查阅,目前国内学者对中小企业财务外包的研究并不多。如张祺初(2004)[1]从中小企业财务外包的内涵和发展趋势出发,对比分析了企业实施财务外包的优劣势,并针对性的提出了中小企业实施财务外包的阶段性建议;王舰、逢咏梅(2007)[2]从外包的角度,指出中小企业可以通过财务职能外包提升企业竞争力,并进一步对财务职能外包的模式进行了研究,给出了3种不同的外包模式和比较,并介绍了利用ASP实现中小企业财务职能外包的经验。这些研究多为探索性的研究,缺少实例支持。这一方面是由于外包行为真正进入我国的时间还不长,另一方面,财务状况一直都是企业对外严格保密的,且多为企业所有者的亲信具体负责,对外包第三方机构普遍缺乏信任,这也导致了企业财务外包在我国,尤其是中小企业发展缓慢的重要因素。

2.基本概念

企业财务外包是21世纪才逐渐发展起来的一种新型外包模式,与经济全球化的不断深入相关[3]。通过综合国内外相关学者对知识型企业的定义,笔者认为,中小企业财务外包就是指企业将财务管理职能中自身不擅长管理或不具备比较优势的部分职能,如总账核算、往来账款管理、工资核算、会计报表、税务报销等外包给外部专业机构代为操作和管理的一种基于财务战略管理新型财务管理模式。具体来说,包括传统财务管理和网络财务外包两种形式。

二、中小企业财务外包的利益分析

对中小企业财务外包的内涵分析可以看出,它是企业管理层基于财务战略和发展需要而采取的一种旨在降低企业成本、提高管理水平、增强企业核心竞争力的一种有效手段,是基于企业利益最大化的角度实施的一种财务管理模式,具体来说,中小企业实施财务外包可从以下几方面分析其利益点:

1.有利于企业减少资本性投入和降低费用成本

据IBM的全球财务总监(CFO)调查显示:信息化、外包和共享服务是现代企业三种最有效削减成本的途径。随着现代财务管理的规范化和电算化的发展,企业必须购买相应的财务软硬件设备以适应日益精确和快速的财务管理需求。但对于资金有限的中小企业而言,购买昂贵的硬件设备和信息系统几乎不可能。同时,随着计算机技术的不断发展,信息系统的更新升级,以及由此产生的对信息管理人才的高要求也成为了企业负担。

通过财务外包,借助专业机构现成的具有领先水平的网络信息平台和优秀的信息管理人才来对企业财务职能进行统一管理,不仅有效减少了企业购买相关财务管理管理设备的硬性资本支出,节省各种基础性费用,还能借助专业的手段,提高企业的财务管理水平。

其次,通过财务外包,企业将自身业务繁杂、重复性高且价值含量小的部分财务职能进行外包,不仅消减了企业开支,还能通过对多家外包承接商的横向价格比较,选择最优外包商,借助其规模效应获得较低的外包成本。

最后,企业通过财务外包还能节省人力成本。企业对财务进行管理是建立在企业财务人员的基础之上的,由于其工作的专业性和保密性,其工资水平往往也高于企业整体人员的平均水平。从国外企业外包的实践经验来看,财务外包可以有效避免这部分人员的工资成本,降低企业费用[4]。

2.有利于企业优化财务结构和提高财务管理水平

中小企业财务外包不仅避免了企业一次性购买财务管理设备和信息系统支付高额费用的情况,还可以通过与外包承接商签订可执行的外包协议,将原有需要企业进行内部成本预算的非核心业务转化成由承包商收取固定管理费用的外部服务,增强了企业费用预算的准确性和控制的有效性。

同时,通过实施财务外包,中小企业将非核心的财务职能外包给专业机构管理,使企业有限的财务管理人员更有精力专注于具有更高价值的核心财务职能,综合专业机构对企业非核心财务职能的高效管理水平和企业内部财务人员对核心财务职能的专一管理,企业的总体财务水平无疑将得到有效提升,更有利于企业核心能力的增强。

3.有利于企业资源的整合,突出主营业务

企业非核心财务职能的外包在一定程度上释放了企业的财务资源,包括财务管理人员和财务管理设备,实现了特定资源向企业核心财务职能和其他部门的转移。被释放出的管理人员可以有更多的时间和精力去关注企业的主营业务,企业也能甩掉包袱集中力量发展和管理核心部门,打造核心竞争能力,突出主营业务优势,以取得市场竞争的领先地位。

另一方面,财务外包承接商的专业性决定了它在这一服务领域的市场领先地位,具有先进的管理理念和技术手段。通过财务外包,与外包承接商建立良好的战略伙伴关系,不仅可以为企业带来高质量的财务管理服务,还能借助其领先的专业优势,通过专业培训和技术转移,为企业管理人员,尤其是企业财务人员提供管理理念和管理技术的帮助,从而达到提高企业管理水平的目的。

4.有利于企业优化组织结构和降低企业风险

中小企业实施财务外包不仅可以有效降低成本,还能为优化企业组织结构提供良好的契机。由于企业的财务管理工作内容繁杂、业务范围广泛,同时,由于各业务之间的专业壁垒和保密性,使得企业财务部门内部的职能不能兼职,只能分设,这也导致了企业财务人员数量的增多,大大降低了企业组织结构的运行效率,给企业管理带来了诸多不便。通过财务外包,在将部分财务职能托管的同时也释放了大量财务人员,这就为企业进行组织结构调整、提高组织运行效率提供了契机。

另外,企业财务外包在转移职能的同时也将风险进行了相应的转嫁,通过签订外包协议,明确双方的责任与义务,可以将企业之前并不擅长的,容易出现管理纰漏而导致企业损失的财务职能外包,从而有效的降低了企业的经营风险和财务风险。

三、中小企业有效实施财务外包的建议

通过上述利益分析,中小企业实施财务外包无疑能为企业发展起到积极的作用,但仍然存在许多潜在的风险,如企业财务信息泄密、对外包承接商的过度依赖致使企业自身财务人员水平不足,外包承接商的违约风险等。因此,中小企业在实施财务外包的时候,一定要结合自身的实际需求,慎重选择外包商,并通过详细、具体的合约规定双方的责、权、利等,最大程度的规避外包风险。

1.准确界定企业财務外包的内容

企业在计划实施财务外包之前,一定要结合企业实际,基于企业财务战略管理的原则,充分考虑哪些职能可以外包,哪些职能还不能外包,以免泄露企业的核心资源和关键技术。另外,企业进行财务外包的目的就是剥离掉价值含量较低的部门财务职能,而是企业专注于核心业务的经营管理上,这是一个长期的战略,因此,在选择外包内容上,不可过分关注短期效益。

2.科学选择合适的外包承接商

优秀、合适的外包承接商是企业财务外包能否实现预期目标的关键。企业在选择外包承接商时,除了要充分考虑其业务能力的专业程度、发展与经营管理理念的先进性以及与企业文化的契合程度,还要考虑其信用等级,确保其有足够能力且乐意为企业实现预期目标提供切实的,甚至超出预期的帮助。

3.签订具体详细的外包合同

外包合同是界定双方责、权、利的有效手段,也是鼓励和约束双方共同实现预期目标的基本凭证。由于目前我国的信誉体系还不健全,更多的只能依靠制度来培育信用。如果因为外包承接商的违约,公司不仅会遭受费用成本的损失,还可能导致企业相关核心信息的泄露。因此,在实施财务外包前,一定有指定详细、具体的外包合同,有条件的企业还可请专业的机构提供咨询。合同中除了包括基本的业务、价格、期限及双方责任与义务等问题,还应明确双方财务的收益分配和风险承担方式,防范企业商业机密泄露的制度等。

四、结论

中小企业由于资金和人员的有限性,在实现企业快速发展壮大的过程中无法兼顾企业管理的方方面面。在经济全球化的今天,企业要生存和发展,就必须实行集中化的经营战略,集中优势资源专营于企业的核心业务,通过对企业核心竞争力的打造,取得在市场中的领先地位。财务外包在我国还属于新兴事物,真正实施的企业并不多,但它是企业未来发展的一种趋势。本文在对中小企业财务外包的发展现状及利益点进行深入分析的基础上,对企业有效实施财务外包,实现利益最大化提出了自己的建议,希望能给广大中小企业在将来实施财务外包提供借鉴。

参考文献:

[1] 张祺初.中小企业财务外包的思考[J]..对外经贸财会,2004,(6):15-16.

[2] 王舰,逢咏梅. ASP与中小企业财务职能外包[J].科技进步与对策,2004,(2):79-81.

[3] 孔庆娟.财务外包的中国模式发展研究[D].同济大学硕士学位论文,2008-1.

[4] 董燕.浅谈财务外包[J].大众商务,2010,(7):137-138.