基于质量认证的ERP推进策略研究

李惠杰,郭微微

(中原工学院,郑州 450007)

基于质量认证的ERP推进策略研究

李惠杰,郭微微

(中原工学院,郑州 450007)

分析了企业实施ERP失败的主要原因,阐述了ISO9000质量认证体系的涵义,并在此基础上分析了在质量认证的基础上推行ERP的优势,提出了在质量认证的基础上推行ERP的具体步骤及推行ERP的策略.

ERP;质量认证;推进策略

ERP(Enterp rise Resource Planning,企业资源计划系统)是现代管理思想的产物,它致力于在企业管理的各个活动环节中,充分利用现代信息技术建立信息网络系统,使企业经营管理活动中的物流、信息流、资金流和工作流加以集成和综合,实现资源的优化配置,加快对市场的反应速度,提高企业效率管理水平,最终提高企业的经济效益和竞争能力.正是由于ERP的作用和效力,在国外,ERP市场一直以50%的速度增长.从20世纪六、七十年代开始到现在,全球500强中有90%实施了 ERP[1].在国内,企业对 ERP的热情较高,导入 ERP系统管理思想的企业较多,但是我国企业成功导入ERP系统并得到良好应用的企业却很少,该问题成为我国企业界和理论界的研究热点.

1 企业实施ERP失败的主要原因

综合国内外学者对企业实施ERP失败原因的分析,目前存在的主要问题有如下几点:

1.1 准确性、及时性较差

成功运行ERP系统的首要条件是及时、准确地输入数据.ERP的管理思想体现了事前计划和事中控制的思想,其正确的计划与控制是建立在准确的基础信息全面、及时地执行反馈基础上.因此,ERP系统的先进性与效益的好坏,是由基础信息是否正确、完整,实时信息是否及时、全面来决定的.“三分技术、七分管理、十二分数据”,最好地说明了数据的重要性.然而,我国大多数企业的管理水平不高,企业的各种基础数据准确性、及时性较差,导致 ERP的运行结果与企业的实际情况严重背离,失去了ERP存在的真正价值.

1.2 工作流程缺乏标准化、规范化的管理

ERP能否成功实施的一个重要因素就是工作流程是否标准化、规范化.但是大部分企业在这方面存在严重的不足,工作流程不明确,操作手法不规范.对于企业来说,只要员工在规定时间内能完成公司规定的工作份额,具体用什么手法、怎么完成根本不关心.但是ERP的一个重要思想就是要求细节规范化、标准化,在具体的细节中加强对企业的管理,在细节中发现问题,解决问题,提升企业的竞争力.所以,工作流程的标准化、规范化建设对ERP的成功导入至关重要.

1.3 企业人员的“律则”意识淡薄

一方面,企业高层管理人员的决策不依“法”,存在着领导一个人说了算的情况,严重缺乏程序性,事事只要领导同意,根本不需要相应部门负责人的同意就可以执行,这样往往会打乱部门的原有工作计划,造成企业的管理混乱;另一方面,企业员工在工作中存在记录不全、更新不及时、不按规定办事、不遵守纪律规定等问题,这些往往会造成企业的工作效率下降,生产成本上升.而ERP系统的运行管理要有严格的适应它运行的企业制度,每个模块之间既是相互独立又是相互关联的,这就要求企业规范它的管理制度,明确各部门的管理职能,严格按照程序办事.

1.4 ERP项目“上线”后缺乏监管力度

ERP的实施是一项长期的工作,“上线”只是这个项目正式工作的开始,而不是项目的终点.ERP的引进或多或少地将冲击企业现有的管理模式,两者之间将要经历相应的磨合期,在磨合期中势必会出现各种各样的问题,这时就需要监管部门对其进行及时有效地处理,才能保证 ERP的成功实施.目前很多企业误把“上线”当做 ERP项目的结束;而恰恰相反,后期工作才是该项目成功的重中之重.

2 ISO9000为运行 ERP提供了良好的平台

ISO9000是指质量管理体系标准,它要求设计、实施并保持一个正式的管理体系,对过程中的每个环节、每个步骤严格把关,用质量来控制细节,它规范了企业内从原材料采购到成品交付的所有过程,涉及到企业内从最高管理层到最基层的全体员工.

ISO9000是以文字为载体的管理标准,以文字的方式将企业的管理思想、内涵通过质量手册、操作程序、单据台帐的制作、执行等贯穿到企业的运营过程中,高度协调企业的人、财、物,对企业大到资源重组小到员工操作过程中的每个动作都有明文规定.文件一旦形成,企业的各项事务必须严格按照文件执行.由于ISO9000系统关注的是流程的标准化、规范化和记录化,重视的是信息的一致性和改善性,ERP关注的是资源的整合化、共享化和信息化,体现的是财务参数,所以说 ISO9000为 ERP的运行提供了良好的平台.

2.1 ISO9000为 ERP提供规范化、标准化的管理环境

企业实施ISO9000质量体系,各项基础管理工作得以加强,管理水平得以提高.ISO9000要求建立健全各项管理制度、明确人员职责;规范作业全程的台帐、单据、凭证的产生、记录、整理,确保数据采集和反馈的真实性、完整性.这些基础管理的完成,为企业 ERP建设提供了良好的管理环境.

2.2 ISO9000所营造的氛围为ERP的高效运行提供保证

ISO9000的成功建立是得到企业高层领导重视,全员积极参与的结果.在建立起ISO9000体系的企业中,全员具有较强的质量意识和较高的质量技能,可以为企业带来有条不紊的生产秩序、整洁舒适的现场环境、健康和谐的文化氛围、积极向上的精神面貌,这些正是ERP必不可少而又难以营造的.

2.3 ISO9000为企业ERP系统提供完善的文字记录系统

ISO9000系统注重的就是企业各个环节的文字记录,并定期对其文件进行审核.如果在 ERP的各个环节中都有其完善的文件记录,一旦企业ERP专业人才流失,也不会造成 ERP工作的严重脱节问题,避免企业资源的重复浪费.

2.4 ISO9000为ERP的成功实施提供有力的后盾支持

IS09000中的“过程方法”所采用的是PDCA循环管理机制.PDCA循环是按照 Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和 Action(处理)的顺序进行管理,并且循环不止地进行下去的科学程序.在ERP实施的每个阶段中,运行 PDCA循环对其进行适时监控,从而使ERP得到持续不断的改善.

3 在质量认证的平台上推进ERP的步骤设计

在引入ERP系统的过程中,实施是一个极其关键也最容易被忽视的环节.图1所示是 ERP在ISO9000体系上实施进程简图.图1简要地说明了ERP实施过程中的主要工作阶段及其各阶段的主要工作.

第一阶段:准备阶段.首先要成立ERP项目小组,由企业的高层领导亲自指挥,分析企业的现状,收集和研读同行中使用ERP的案例资料,分析各家软件供应商的情况,确定符合企业未来发展的软件供应商,并制定出相应的 ERP方案.方案确定后,要由各部门的主要负责人、各方面的专家及质量监督机构对方案的可行性进行审核,只有审核通过了才能进入下一个阶段.

图1 ERP在ISO9000体系上实施进程简图

第二阶段:导入阶段.在这个阶段,企业首先要聘请专业的ERP技术人员对企业的员工进行培训.培训完成后,正式地导入 ERP系统.

第三阶段:模拟阶段.这个阶段是 ERP的试运行阶段,要求各部门及质量监管机构时刻监督ERP系统的运行情况,一旦发现问题要及时上报,及时解决.

第四阶段:运行阶段.模拟运行成功后,ERP全面上线.

第五阶段:总结阶段.核对系统内容与计划要求是否相符,是否符合企业的战略要求,是否在运行过程中发现问题,是否需要相关的改进等.对出现的问题进行改进,使其符合 ERP软件系统的要求,对 ERP软件系统也要不断地进行维护,确保ERP软件系统时刻适应企业的发展战略.

4 ERP推行的策略

4.1 质量认证先行

对于质量认证系统和ERP均未引入的企业来说,先引入质量认证体系比较现实.一方面,质量认证的引入所需资金比较少,给企业造成的振荡较小,成功的可能性大,可增强企业信心[2];另一方面,质量认证体系为ERP系统的实施提供了规范的管理平台、完善的文字记录系统及有力的后盾支持,这些都是ERP成功实施的关键.所以说,企业在导入ERP系统之前,一定要先引进质量认证体系.

4.2 加强对企业人员的技能培训,树立“高律则”的企业文化

培训是关乎ERP实施成败的关键要素,在ERP实施过程中应该让企业从高层领导到业务操作人员清晰地了解ERP的管理思想和运作模式[3],提高企业员工对ERP系统的认识.在培训过程中,要分阶段分等级地对员工进行培训,逐渐在企业内部形成严格按照流程文件处理问题的工作作风,树立“高律则”的企业文化,保证 ERP系统正常运行.

4.3 循序渐进,稳定推进 ERP

ERP是一个管理持续完善的过程,没有一个企业的管理会因为ERP的实施而一次到位[4].对于企业,一方面必须坚持“总体导入,模块开发”的原则.由于企业是处在不断发展的过程中的,不同时期的业务模块也是不同的,所以企业要对模块进行持续不断地开发,以满足企业发展对系统业务功能的需求.另一方面,在开发模块的同时,要注重新旧系统并引.新系统的引入需要不断地试验才能成功.在新系统引入的第一时间就舍弃旧的系统,一旦出现问题甚至系统瘫痪,对企业造成的危害是无法估量的.所以,在 ERP实施的过程中,不能急于求成,要循序渐进,稳定地推行ERP系统.

4.4 建立内部控制制度,做好数据准备工作

数据是ERP系统的基础,数据的准确性直接决定了ERP所提供信息的价值性.所以,企业要做好数据的准备管理工作,确保数据的准确.另一方面,建立内部控制制度,明确员工的各项职责,确保每一笔数据责任到人.

5 结 语

现代企业为了在激烈的市场竞争中立于不败之地,已经建立起了完善的的ISO9000质量认证体系,而ISO9000质量管理为 ERP提供了科学、高效的运行平台,规范了 ERP的流程,完善了ERP的文件管理规范.所以,本文提出了以质量认证为平台推行 ERP,在让企业充分享受信息化带来的便捷和高效的同时,增强了企业的核心竞争力.

[1] A lexis Leon企业资源计划——管理技术应用[M].北京.清华大学出版社,2002.

[2] 侯有利.对当前企业ERP实施高失败率的探讨[J].科技论坛,2005(10):46-47.

[3] 黄艳,邓生明.ERP实施失败的原因分析及对策研究.[J].中国管理信息化,2008(5):92-94.

[4] 曾宪初,张洁燕.ERP与ISO9000的兼容[J].科技进步管理,2003(9):113-115.

Research on the Implementation Strategy of ERP Based on ISO9000

L IHui-jie,GUO Wei-wei
(Zhongyuan University of Technology,Zhengzhou 45007,China)

In this paper,the main reasons for the failure of the imp lementation of ERP are analyzed,and the meaning of ISO9000 is exp lained.Based on ISO9000,a new p rocess and the im lementation strategy of ERP are developed.

ERP;ISO9000;imp lementation strategy

F272

A DO I:10.3969/j.issn.1671-6906.2010.02.013

1671-6906(2010)02-0050-03

2010-03-18

河南省软科学研究项目(072400421400)

李惠杰(1965-),男,河南许昌人,教授,硕士.