企业采购内控制度的建立与运作

绍兴天和联合会计师事务所 丁玲美

企业采购内控制度的建立与运作

绍兴天和联合会计师事务所 丁玲美

市场经济条件下特别是国际贸易的快速发展，市场变化趋势预测难度加大，不确定性增加，某些产品的市场定价甚至可以说瞬息万变。企业的采购业务越来越难以把握，特别是大型企业采购风险的控制已越来越受到管理当局的重视。

采购业务的风险主要体现在以下几个方面：

（1）采购计划不合理，对市场趋势预测不准确，造成资源浪费和采购成本的增加；

（2）采购方式不合理、不科学，容易出现舞弊，对企业造成损失；

（3）采购程序设置不规范，导致实物和资金的损失。

为尽量避免上述风险，企业应建立采购内控制度，明确职责划分，设置完善的权限分配和批准方式，内控制度的建立需要明确以下几个方面。

一、采购流程

1、请购

企业应建立采购预算制度和申请制度。大中型企业各部门在每年12月底前应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发展年需的物资用量计划，编制年度预算表，并报董事会等权力机构批准。企业可根据实际需要设置专门的请购部门，对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理，对于超预算和预算外采购项目，应调整预算并经审批后办理请购手续。

2、购买

A.应建立集中采购和招投标制度，以提高采购部门的办事效率同时降低成本。目前许多企业都推行了招投标制度，招投标制度竞争性、公开透明性、公正公平性，在执行过程中采购部门也需要不断摸索好的评审制度；

B.应建立科学的供应商评估和准入制度，建立供应商管理信息系统，从多方面对供应商进行定期调查、评估，包括对产品质量、技术更新、资信状况、管理水平以及主要经营管理人的能力、诚信状况、经营理念等，及时更新信息系统；

C.建立采购人员定期轮岗制度。由于原料、供应的业务处于敏感的情况，完善用人机制，使采购人员在一定的时间内，实行正常轮岗，对采购人员也是某种程度的保护。同时也可有效减少业务操作中的人为因素，杜绝不规范的采购行为。对重要的采购业务，实行集体决策和审批，必要的时候聘请专家参与。

3、验收

企业应设置专门的部门或人员对采购货物进行验收。验收包括将交货单与订货单和购货合同的核对，包括数量清点和质量检验，验收合格后填制验收单。对验收部门应建立责任追究制度，验收过程中出现异常情况，应及时向有关部门报告。

4、付款

财务部门支付货款，应严格审核预算、合同、验收报告、发票、审批程序等相关内容，审核无误后方能办理。对应付款和预付款、定金等及时与供应商核对，如有不符，应查明原因，及时处理。

二、组织结构形式

在实际工作中，物资采购组织形式分为集中采购和分散采购，集中采购体现了经营主体的权利和利益，有利于稳定本企业与供应商的关系，控制成本，提高效率。目前较普遍的为总经理领导下设采购部门，对董事会负责。采购部门根据企业规模和采购特点分设不同职能部门或不同岗位。机构设置应当按照科学、精简、高效、制衡原则，对各机构的职能进行科学的分解，明确各个岗位的权限和相互关系，既要避免职能交叉，机构设置过于复杂，又要避免权力过于集中。

三、采购授权

企业应以文书形式形成固定的授权制度，明确采购经理的权限，采购经理的权限范围应包括：预算内采购的组织实施；调查各部门物资需求及消耗情况；掌握各种物资的供应渠道和市场情况变化；监督采购人员的业务洽谈；检查合同的执行和落实情况。

对企业正常的物资采购，应严格按权限的程序执行。对大宗商品或临时紧急采购，应由公司总经理负责或授权其他人员负责，必要时报董事会批准或集体决策。

四、采购责任

采购责任主要是采购部门的责任，但其他部门也需承担各自职责内的责任。

1、请购部门责任

按预算、生产计划合理安排采购，避免浪费和积压。因请购部门引起的工作计划不能按时完成、物资积压、延误采购时机等造成的损失应制订具体的责任追究制度。

2、采购部门责任

采购人员必须具有良好的政治思想素质和职业道德，能坚持原则，秉公办事，廉洁自律，不循私情；热爱政府采购工作，具有较强的工作责任心。了解企业产品生产过程，掌握企业对物资的需求特点和规律。收集市场和产品信息，做好市场调研，对市场形势有较准确的判断，及时为决策者提供信息，提高应对市场风险能力。发展优质客户，从质量、服务、价格等方面对供应商加以分析评估，建立供应商资料数据库，并及时维护和更新。熟悉采购相关法律法规制度，掌握采购操作规程等基本知识。

部门负责人的责任是制定单位、系统内部采购管理制度和工作流程；负责采购法律、法规及各项规章制度在本单位（部门）的宣传、贯彻和落实；指导、协调和管理本单位（部门）采购活动，协助组织实施本单位采购项目的采购活动；组织单位、系统内部采购业务培训工作；对采购工作提出意见和建议。

对应采购部门工作不力或失误引起的损失应制订具体的责任追究制度。

3、验收部门责任

验收主要职责是核对数量、检验质量。验收部门需要配备必要的专业人员对质量进行检验，必要时送有关部门检验或请专家把关，发现问题及时报告主管领导或按程序报告。不符合合同要求的及时办理退货手续。

4、付款部门责任

付款部门的主要责职是审核无误后付款。审核包括付款程序是否到位和凭证是否符合规定。付款前应严格审核预算、合同、相关单据凭证、审批程度，检查发票的真实性、合法性和有效性。

付款部门应建立定期对账制度，发现问题及时与责任人联系，保证企业资金安全。

（责任编辑：张彬）