会计电算化对传统会计职能的影响

中国科学院成都生物研究所 杨丽

会计是随着人类社会生产的发展和经济管理的需要而产生并不断完善起来的，而会计电算化是现代化社会生产和新技术革命以及会计本身发展到一定阶段的必然产物，会计电算化发展到今天,已不再是单纯的会计与计算机的简单结合,而已发展成为延伸到通信学、企业管理学、市场运筹学等学科的综合性学科。会计电算化将手工会计对数据的分散处理、重复记录的操作方式，改变为统一处理、数据共享的操作方式，提高了会计信息的处理速度。同时大大提高了会计信息的质量，增强会计核算的深度和广度，使会计向多种量度发展，在提高资源配置效率、促进经济健康持续发展方面发挥了积极作用，适应了现代化管理的要求，也给传统的会计职能带来了深远的影响。

一、会计电算化的含义

会计电算化是把计算机技术和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,它是一门融系统工程学、电子计算机技术等诸多学科知识于一体的边缘科学。其目的是利用现代化的电子计算机工作取代传统的手工记账、算账及报账和部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策。它使会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来，节约了大量的人力、物力和时间，提高会计工作效率和质量。同时改变了会计核算方式、数据处理程序和方法,扩大会计信息领域,提高了会计信息质量,改变了会计内部控制和审计的方法与技术。数据处理人机结合,系统内部控制程序化、复杂化,增加了系统的预测和决策功能，使会计工作标准化、规范化，也有利于企业的现代化管理。

二、电算化会计与传统会计的差别

会计电算化的实施，大大提高了会计工作的质量，为用户提供及时、准确的会计信息，对于会计事业来说是一个飞跃，也使电算化会计与传统会计产生了很大差别，简略的归纳为：

1、人员结构的不同

在传统的会计中，工作人员均是会计专业人员，实行会计电算化后，要求会计人员既要掌握会计专业知识，又要掌握相关的计算机知识、管理知识等，从而引起会计人员知识结构变化和素质的提高。所以会计电算化系统中除了会计专业人员外还包括计算机维护人员、软件操作人员等，他们不仅仅是会计专业人员，还是具有会计专业知识和计算机知识的符合型人才。会计人员的角色也逐步由为领导提供信息资料转变成为给领导提供决策方案，更多地从事经济活动的预测、分析和控制以及企业的管理。

2、账务处理程序的差别

传统的手工核算账务处理工作中,大多都是重复转抄和重复计算,随之而来的就是工作人员与工作环节以及计算差错的增多。传统会计的账务处理程序一般有四种：“记账凭证账务处理程序”、“科目汇总表账务处理程序”、“汇总记账凭证账务处理程序”、“多栏式日记账账务处理程序”。他们的共同特点是“序时、平行登记”,即来源于记账凭证的会计信息总是序时、等量、平行地记录于总分类账和明细分类账中，它们发挥总分类账对明细分类账的统辖作用。这样，他们之间可能出现的记账错误便通过对账来发现,并及时对其加以纠正。而在会计电算化账务处理程序中,所考虑的是会计数据处理的目标,即获得管理所需的各种会计信息。从输入会计凭证到输出明细账、总账等会计报表,一切的中间过程都由计算机控制，整个处理过程在会计软件和系统软件的安排下完成,具有数据处理“自动化”和“数据共享化”等特点，存储于数据库中的会计信息,可以根据需要输出。

3、内部控制制度的差别

内部控制能提高会计的分析决策能力，建立科学的岗位责任制，防止浪费和舞弊行为，提高会计工作效率，确保会计电算化环境下各单位经济活动能正常、安全、有序地进行。实现会计电算化后，内部控制制度在内容、控制重点和方式上都发生了变化。

（1）内容的差别

相对于传统内部控制而言,会计电算化后的内部控制工作中不仅对会计相关人员与职务的控制难度加大,同时还增加了新的控制措施,如计算机硬件的配置及软件的操作,维护人员与计算机操作人员的内部牵制,计算机内及磁盘内会计信息的安全保护，计算机操作管理、系统管理员、系统维护人员等的岗位职责等。因为电算化系统的引入,带来了一系列精兵简政的举措，原有的会计人员大幅减少,会计岗位与职责得到一定的集中,这就使在传统会计中由不同岗位和内部人员对各种会计工作进行检查、核对和审核等显得更为简略，在一定程度上降低了会计信息的可靠性，因此所带来的风险集中加大了会计工作的操作风险。这些都成为会计内部控制的重点。

（2）测重点的差别

会计电算化后内部控制的重点相对于传统会计的内部控制重点将有所转移。会计电算化之后,会计工作的绝大部分将由计算机系统进行处理,所以控制重点将放在会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接等重心上。如对计算机的系统密码进行严格管理，按不同的职责,划分操作权限,避免会计工作人员与系统工作人员之间的职务重合，健全计算机硬件和软件的日常维护以及在排除故障时的治理措施，从而保证会计数据的安全性。

（3）方式差别

对于会计凭证的正确性，传统会计主要从摘要内容、单价、金额、会计科目等项目来审核；对账户的正确性一般从日记账、明细账、总账三套账的相互核对来验证。此外还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确性。而会计电算化系统下，当原始会计数据输入计算机后，一切计算、分类、汇总、转账、编制报表等都由计算机自动处理，相对于传统会计来说则省去了许多繁琐的人工工作，使一次输入的会计数据在会计电算化信息系统内全面共享。

三、会计电算化对传统会计的影响

1、对会计记账规则的影响

会计记账是会计人员采用特定的记账符号、一定的记账原理、程序和方法，在会计账簿中进行登记，来反映单位所发生的经济业务或会计事项的一种方式。传统的手工记账规则规定日记账、总账要使用订本式账册,明细账要使用活页式账册,通过若干个套账来实现相互牵制、相互核对。凭证、账本记录的错误之处要用划线法和红字更正法更正，账页中的空页，空行要用红线划销。电算化会计形成的账页是打印输出的,可装订成活页式,不会是订本式,打印输出的一般是日记账、总账和报表。由于明细账打印数量大,一般用磁盘、光盘等形式输出。对于账册核对，电算化会计已由计算机代替传统会计中的人工核对；电算化会计中更多的是利用电算化系统建立各种辅助账来反映和控制经济活动。对于账簿记录的错误,一般规定,凡是已经审核过的数据不得更改。如果出现错误,则采用输入“更正凭证”的方法加以更正,以便留下更改的痕迹。另外对于需要打印的账页的空页，空行可用手工处理。另外各类企业的会计实行科目统一,方便会计电算化的实施。

2、对会计核算原则的影响

会计核算的原则是进行会计核算工作的规范，是从事账务处理、会计报表的编制等会计工作的依据。实现会计电算化后，会计信息的流畅与多元化，能够充分体现会计信息质量的及时性、真实性、重要性等，但同时也对历史成本、权责发生制等核算原则产生了一定的影响。

（1）对实际成本原则的影响

实际成本原则，是指企业的各项财产物资应当按取得时的实际成本计价，物价如有变动，一般不得调整其账面价值。实际成本原则是传统会计核算模式的重要组成环节，是其他会计原则建立的基础。实际成本能反映当时的市场价格，符合发生原则，因为有原始凭证作依据，故具有可验证性，同时实际成本数据易于取得，与实现原则相联系。另外实际成本计价无须经常调整账目，可防止随意改变会计记录，维护会计信息的可靠性，因此实际成本原则广泛应用于工业经济时代会计实务界。但随着知识经济时代的到来，会计工作的重心将从有形资产计量转为无形资产计量，市场价值的变化十分频繁，实际成本所提供的信息对信息需求者缺乏相关性，原来广泛应用的实际成本原则逐渐显现出自身的不足。例如，难以对信息化时代无形资产进行准确地计量、信息反映滞后等等。

（2）对权责发生制的影响

权责发生制原则是指会计核算应当以权责发生制作为会计确认的时间基础，建立在该基础之上的会计模式可以正确的将收入与费用相配合，正确的计算损益。合理计算单位各期的经营结果，需要用到递延、应计等程序，这是权责发生制的存在基础，但对于某些新出现的经济业务，现行的权责发生制原则不再有效实用。权责发生制原则不利于反映现金流量信息，并且没有考虑货币的时间价值和风险价值观念等因素，对于电子商务时代的衍生金融工具等经济业务，无法做出恰当的处理，这些自然会动摇现行会计的权责发生制确认基础。

3、对内部控制的影响

从传统会计到电算化会计,表面上看是数据处理方法的变化,而实质上它使企业在内部控制上发生了根本的变化。手工会计中主要的交流与联系是人与人之间的，因此内部控制主要是针对这种联系的，如授权控制与责任分工。计算机的引入给会计工作增加了新的工作内容，其特点则决定了原来手工会计核算方式下的内部控制大部分将失去作用,因此，现代会计电算化的信息处理技术给企业的内部控制赋予了新的内涵。并且由于系统建立和运行的复杂性，内部控制的范围相应扩大，所以必须重新设计内部控制环节,建立科学严密的会计电算化内部控制制度,强化企业内部控制机制,以保证会计数据的安全和完整。例如组织控制、系统维护控制、系统的安全控制、输入输出控制、计算机处理与数据文件控制等。

会计电算化对传统会计职能产生了很大的影响，但它是会计工作的发展方向,也是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段。会计电算化虽然以计算机为计算工具，但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合，会计电算化的深入发展使会计人员逐渐摆脱繁琐的账务工作，从而把更多的精力投入到信息分析和利用、预测等创造性的工作以及一些管理性的工作中去。所以，关于电算化对传统会计职能的影响，我们应该分析其合理性，妥善的处理，加速会计电算化的进程，并培养或聘用一批高技术复合型人才，从而推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。

[1]庄明来.会计电算化研究[M].中国金融出版社，2001

[2]李海波.新编会计学原理—基础会计[M].上海立信会计出版社，2008

[3]会计学[M].高等教育出版社.2000

[4]张小红.浅谈会计电算化安全问题[J].中国乡镇企业会计,2007

[5]薛鹏.电算化会计与手工会计的区别[J].经济师,2004

[6]欧阳电平.会计电算化[M].武汉大学出版社,2003

[7]李静华.企业会计电算化与内部控制[J].财务与会计,2000

[8]邵春.会计电算化对传统会计的影响及对策[J].会计之友,2006