关注电子制单在国际贸易实务中的应用

姚大伟 上海思博职业技术学院

关注电子制单在国际贸易实务中的应用

姚大伟 上海思博职业技术学院

本文作者系上海思博职业技术学院院长、中国国际贸易学会理事。

进入二十世纪80年代后，随着计算机技术在国际商务制单工作中的应用，单证的制作速度大大提高，电子制单使国际贸易的交易管理做到无纸化、网络化。进出口商可直接通过因特网办理与银行、保险、税务、运输各方有关的电子票据和电子单证，完成部分或全部的结算以及索赔等工作，大大节省了交易过程的时间和费用。国际贸易运作效率也随之迅速提升，有力地推动了国际贸易的发展。

一、国际贸易传统单证制作方法及问题

传统的国际贸易程序，特别是国际贸易单证是由19世纪沿袭而来，其内容十分繁杂，且单据内容大约有80%的相同。譬如：货物名称、数量、收货人、发货人、启运地、目的地等等。这些相同的内容，在每缮制一种单据时，就需一再重复进行核对，如有填错时，又需要逐一更正。据联合国有关机构若干年前的统计，全世界每年耗于单证的经济支出可达16亿美元之巨，人力的消耗更是不可胜计。在美国，平均制单费用要占到货物价值的7.5%左右。即使如此，还避免不了出现差错。传统的制单方式主要有：

（一）用英文打字机来制单

这是最传统的制单方式。即用英文打字机将需要缮制的内容打印在已事先印制好的各式空白单证上。这种方法的优点是直观、易懂、易操作、投资少。目前我国都仍有许多外经贸公司还在采用打字机来制作单证。但其突出的弊端是完全相同的项目内容在不同的单证中体现时必须重复制作，同一份单据需要多份时也必须进行重复制作。此外，由于打印出的内容无法储存、插入﹑删除或修改，因而一份单据只要一处出错就必须重新缮制，此种方式下的外贸制单就成为一项相当繁琐而费时的工作。由于人为因素的影响，同一数据的多次录入可能出现错误，从而导致一宗贸易单证的单单不符现象增多。传统方式下的外贸手工制单是一项专业性强而又相当繁琐、细致的工作，稍有不慎填写错误就可能给企业带来重大的损失。据商务部权威人士表述，我国每年因单证原因造成的收款呆账达150亿美元之巨，约占出口贸易额的1%。

（二）套合式一次制单法

鉴于英文打字机在制单工作中的上述缺陷，国际贸易界的有识之士在上个世纪50年代提出了国际贸易单证的简化和标准化构想，配合这一构想的制单方式也因此发生了变革。瑞典发明的“套合式”单证格式和“一次制单法”，在1960年得到联合国经济委员会的接纳，被定名为“欧洲经济委员会样版”，1973年又被联合国经济社会理事会采纳。1978年联合国贸发会又作出决议，把“欧洲经济委员会样版”命名为“联合国贸易单证样版”，从而进一步推动了世界性单证制作的简化和标准化的运动。这种制单方法是把所有需要制作的单据都收编在一个“套合一致的单证系列”（Aligned DocumentSystem）之中，这个单据系列由总单证（Master Document）、“子单证”（Sub Document）和遮盖板（Cover Board）三个部分组成。制单时，先把各项资料用打字机填入总单证的各个栏目中，经复检无误并由负责人签字后，便可送入复印机或影印机，复印机或影印机把总单证上的多种资料项目转移到各种子单证上，不同的遮盖板预先套放在总单证上，然后复印到相应各子单证上，不同的遮盖板挡去总单证中与各子单证无关的资料。一套贸易单证经过上述程序制成后，需要多少副本任由人掌握，无需再重复缮制。

一步制单法较之打字机制单方式的突出优点是可以避免同一项内容在不同单证中的重复缮制和重复审核，以及同一单证需要多份时的重复缮制和重复审核，因此，在节省人力和物力上有了相当的进步。但随着国际贸易的不断发展，单证工作量也在迅速增加，单证人员的工作强度也在增加，加上单证本身种类繁多，要求复杂，在具体的单证工作中差错时有发生，影响了进出口业务发展的进程。这就对传统的制单方式提出了挑战。

二、国际贸易电子制单的快速发展

随着信息时代的来临以及全球因特网的兴起，作为因特网应用最广泛的电子商务，正日益受到世界组织、各国政府和企业界的重视。单证的简化工作，近年来发展迅速，世界上许多国家的商会或其他机构也设立单据委员会或单证标准化组织，研究和探讨有关单证制作的法律和具体技术问题。并且除了在西方工业国家外，新加坡、印度、泰国、香港等国家和地区也取得了一些成果。特别是进入80年代以后，计算机技术在各行业的应用取得了飞速的发展和显著的成效。由于计算机具有储存量大、记忆力强﹑运算能力强和编辑性能强等优点，因而很快就被利用到外贸单证制作中。

1.利用当时的通用软件包（如WORK－STARSYMPHONY，LOTUS等）制单。制作时，首先输入所要求的单证格式和各项内容，然后设置出打印格式，最后，将要打印的各项信息用打印机打印在预先准备好的空白单证上。也可以根据要求设计出某一种完整的单证并自动打印在白纸上。

2.利用计算机编程语言及数据库（如C语言、PASCAL、DBASE、FOXBASE、POWERBUILDER、ACCESS、SQLSERVER、ORACLE、SYBASE等）来制单。其做法是，根据各种单证的具体要求，设计出一定适用范围的专用的制单程序。这样既保持了通用软件包的优点，又有针对性地克服了通用软件包的不足。利用计算机高级语言或数据库所编写的程序来制单，既模拟人工打字机的操作过程，又拓展了人工打字机难以实现的各种功能，做到既简单易学，又能兼顾各种需求，减轻制单的劳动强度，缩短制单时间，大大提高了工作效率。但也存在不足，主要是编制程序的周期较长，同时需要专业人员进行软件开发，增加了没有软件维护开发能力的公司的负担。

3.利用Word文字编辑软件进行制单。Word是目前最流行的文字编辑软件，操作简便﹑功能齐全﹑速度快捷，不但对所有录入信息可方便地进行修改﹑复制﹑剪切﹑粘贴﹑储存等操作，而且还可以综合处理文字与表格，因而也迅速地在外贸制单工作中得到了广泛的应用。其基本操作程序是，首先利用Windows的“开始”菜单或桌面快捷方式启动Word，然后，在其自动生成的空白文档中即可根据需要方便地进行文字的输入和表格的建立。对输入错误可利用Back Space键或Delete键方便地进行修改，对相同项目的内容可利用“复制”和“粘贴”操作瞬间完成复制，对于同一单据的多份需求，可利用“打印”菜单中的“副本份数”设置轻而易举地实现。但利用Word制单亦有其局限性，对于一些已预先印好固定格式的单证，如商检单﹑保险单﹑汇票等的制作则由于录入信息与预定格式在匹配上的难度而显得力不从心。

4.国际贸易综合信息管理系统，也叫外贸ERP系统。它是当今国内外贸易企业使用的业务运作计算机系统，国际贸易制单成为该系统的一个组成部分，这种软件系统包括：函电往来、询盘报价、客户关系管理、业务员管理、财务管理、合同管理、内贸采购、进出口业务管理及制单等主要功能，并且具有管理层查询、审批、控制总体业务动态的功能。在这种系统中，制单数据一次录入，多次使用，并形成历史数据，便于软件系统查询、统计。管理层对关键单据拥有电子签名权利，这种系统可以模仿单证的标准形态和格式，进行数据录入和单证打印，将电子制单和业务管理融为一体。成为当今外贸企业管理中不可或缺的工具。

5.开发专门的制单软件。随着计算机及通信技术的发展，计算机的功能不再是简单的模仿人工打字机的功能，而是利用新一代语言（java,c#等）强大的数据库访问能力以及完善的远程通信功能，配合先进的数据库（ORACLE,SQL Server,DB2等），用数据库存储大量的表单数据，并通过软件制作数据输入接口和单证模板，从而出现了功能相当完备的单证表格软件。新的表单制作软件还通过对网络的访问，客户端与主服务器能随时通信，从而实现单证表格的完全电子化，可以在出单的同时就将单证表格数据输入主服务器。同时单证制作部分还可以作为一个模块嵌入到教学软件及应用软件中，达到教学与应用的一致性，并且通过数据库技术极易扩展制单的模版和内容，从而形成一种全新的制单软件模式。

三、电子制单在国际贸易业务中的应用

1.外贸ERP系统。外贸ERP（Enterprise Resource Planning企业资源规划）系统，是当今国内外贸易企业使用的业务运作计算机信息管理系统，国际贸易制单成为该系统的一个组成部分，这种软件系统常包括：函电往来、询盘报价、客户关系管理、业务员管理、财务管理、合同管理、内贸采购、进出口业务管理及单证制作等主要功能，并且具有查询、统计、审批、控制和提供决策参考等功能。此类软件制单通常采用的是将单证之间的数据关系理清楚，结合计算机数据库及编程技术开发出来的制单方法。用户只需按照提示在系统中完整输入一次基本数据，系统即可自动生成一套标准化的单证，可以有效避免数据的重复录入及由此产生的错误。此类程序操作简单，灵活易用，能对输入的数据自动进行计算和转化，使得程序具有智能化，能灵活高效地完成单证制作。

2.商检制单系统。电子报检是指报检人使用电子报检软件通过检验检疫电子业务服务平台将报检数据以电子方式传输给检验检疫机构，经CIQ2000业务管理系统和检务人员处理后，将受理报检信息反馈报检人，实现远程办理出入境检验检疫报检的行为。“九城电子申报系统”，是实现进出口企业进行电子申报、经国家质检总局评测合格并认可的电子报检软件。通过该系统，企业可轻松完成与检验检疫机构之间的业务交互。该系统分为控制模块和业务模块两部分，由控制台对各业务模块进行管理，目前可实现的业务功能包括电子报检、产地证电子签证、许可证申报（进境动植物检疫许可证申报）以及其他电子业务服务。

3.报关单制单系统。中国电子口岸“报关单预录入/申报（报关行版）”子系统是针对专业报关企业特殊要求而设计的，该系统的主要功能包括：报关单的预录入、申报、打印；转关运输报关单提前录入、申报、打印；转关运输申报单提前录入、查询、申报；报关单（包括转关运输提前申报的报关单和其随附的转关运输申报单）的查询；海关回执的查询；报关行业务统计等。

通过该系统企业可以方便、快捷地进行报关单、转关运输提前运输报关单、转关运输申报单的预录入、申报、打印、相关数据查询、海关回执查询、报关行业务统计等，从而有效提高报关企业的工作效率。

图1：外贸综合业务管理信息系统——系统图

图2：商检制单系统主页面

图 3 ：“报关单预录入申报子系统”制单窗口页面示例：

总之，采用符合国际标准的电子制单方式已是大势所势。按照《联合国贸易单据设计样式》拟制的一种套合一致的标准单证格式，可减少各种单证相同内容的重复缮打、重复审核，从而达到内容精确、时间节省的实效。“套合一致”是统一各种单据的大小，并将各种单据上相同项目放在同一位置上，制单时，只需用打字机将各项内容，全部打在一张总单据上，亦称母子单据上，然后根据各种单据的需要，将事先设计的有方空格的遮盖板把不需要的部分遮住，再用影印机或复制机制出各种所需要的单据。这样，在总单据上打字只要打一次，校对和改错也各一次，大约只需半小时即可把全部单据制成，大大节省了人力和时间，避免了差错。