信息管理 现代企业发展的必修课——访洁华控股股份有限公司副总裁叶方涛

◎ 本刊记者 李刚超

三句话概括信息管理

接受采访伊始，在建筑业企业多年从事信息管理工作的洁华控股股份有限公司副总裁叶方涛就对信息管理进行了高度凝炼的总结。他说，如何理解信息管理，可以用简单的三句话来概括，一是收集信息，二是处理信息，三是得出智慧，这就是信息管理的精髓，也是企业实施信息化的根本目的。接下来他对这三点进行了说明，首先，企业管理对象、企业业务活动的所有信息要能够收集到管理系统中来，然后按照既定的规则去加工处理，这里，“既定的规则”就是企业的管理制度、管理思想，也就是加工处理信息的规则。同样是数据，不同的企业会加工出不同的结果。经过加工之后才能得出管理的智慧，提供给领导做出正确的决策，进而把握企业发展的战略方向。

“静默收集是”信息收集的最高境界

从这三个关于信息管理的核心思想中可以看出，“信息收集”是信息管理的基础，所以信息收集是相当重要的。现在很多的系统初始化时缺乏信息，开发商提供一些演示数据，这些演示数据说明不了问题，只能用于教育、培训。真正有用的是企业业务运行过程中收集的信息。这些信息的准确性、客观性、及时性、规范性相当重要。信息的规范性，是指对事物的描述，要做到规范、格式化地描述，最好是数字化的描述。比如说我们经常用的“很”字，“很好、很高”，但是这个“很”表达了多好？多高？不同的人在不同的场合会作出不同的判断，这就不能做到准确描述。系统只能识别数字信息，在软件开发中这一过程也叫信息的“格式化”，就是把信息用标准的数据格式表述。关于准确性，收集信息的时候使用什么办法，直接影响到信息的准确性。如果是人工填写的，肯定无法避免错误。有的是故意填错的，有的是马虎填错的，如何对这些出错信息进行控制和纠错，又是一道关。如果能够做到自动收集，那是最理想的，可以剔除人为因素的影响，比如生产线上的自动化系统自动检测、读取、记录数据，其准确性、可靠性、真实性是依赖于采集的规则和仪器设备的性能。人工录入数据方式很难做到准确、及时、可靠。比如说周五下班之前公司收到了一笔1000万的收入，正好这天又是31号，如果没有及时录入到系统里，这笔收入就变成了下个月的收入。下班之前如果准确的录入了这些数据，在进入下个月之前老板能通过系统看到当月的统计数据，为正确的决策提供了准确的依据。但如果下班前录入人员赶着回家没有及时录入，本月度的统计报表中就少收入一笔，系统中就不能准确反映实际情况，就可能促使老板作出决定加强促销、或降低责任人的绩效评分。这就是人工输入信息无法保证信息实时性的问题。关于数据的真实性，工作人员是不是真实地填写数据，这是在数据收集这个环节当中比较难解决的一个问题。从管理上来说可以通过对数据录入过程的监控，抽查等措施来保障。但是作为管理系统来说，要提供一个对信息的真实性进行审核的渠道，或者是一个工具，才能保证有人来对信息的真实性负责。比如说数据录入之后不是直接进入数据库，而是经过一个中间的过程给相应的主管部门进行审查，这往往是信息系统很容易被忽略的一部分。如何能够确保用户愿意提交数据，这又是另外一个问题，实际上信息化的最大受益者是管理者。当然，信息管理给企业带来效益，事实上企业所有员工也是受益的，也确实方便了员工执行业务处理。但是在信息收集操作中，员工作为被管理者，被要求如实填报各种数据，他们的感觉也不是很愿意的。所以他们在提供信息的时候，就可能会有假，好的报上去，不好的就按下来，或者进行人为的修订。这不是觉悟的问题，这是人的本性。所以信息系统当中就应该考虑这个问题，对于那些不是隐私、企业管理需要而工作人员又不情愿提交的信息，或者工作人员不愿意费力输入的看似对自身没有好处的信息，要用聪明的办法收集。

关于这一点，叶方涛谈到在几年之前就进行过静默信息收集系统开发及应用的尝试。这和具体的信息系统有关，是信息收集中的具体措施，比如工作人员在电脑上编制一份文档，在其保存文档的过程中可自动将文档内容、属性通过网络传送到管理系统，无需附加的操作再次提交；再比如说CAD设计，在设计过程中，将设计所涉及的项目属性、设计过程属性等信息自动收集到相应的管理系统，这就是静默收集。同时系统还可将可重复利用的信息反过来提供给工作人员用于其文档编制操作，减少录入过程，比如有些信息是多次使用的，工作人员只要一次提交，下次需要重复利用信息的时候系统会提供便捷的选择，这样用户前期提交信息可能不很情愿，但到后期他就会发现系统减少了很多重复信息的繁琐录入，减轻了他的工作量，而且使信息更统一，避免了多次手工输入可能造成的错误。信息的自动静默收集机制实现了管理者与被管理者信息的双向沟通和利用，提高了各自的工作效率，而且这个过程是静默进行的，不会增加使用者额外的劳动。

所以归纳来看，一个好的信息收集机制可以促进信息系统的高效使用。往往说信息系统不好用的人，都是因为系统给他带来了麻烦，增加了工作量；当然还有其它不能摆在桌面上的因素也会成为用户不愿意使用系统的理由。但是如果系统具备了好的信息收集机制及信息再利用的机制，就会增加用户使用信息系统的动力。

IT厂商与建设企业间的“博弈”

每年投入信息化的资金占到企业资金的比例，这不应该作为硬性指标，只可以作为参考的指标。如规定是3%，年产值高的企业，其3%量很大，也许用1%就解决了自身的信息化问题；年产值低的企业，信息化建设的资金需求可能占到10%。作为企业中主持信息管理工作的人来说，当然希望企业能够保证信息化的投资。

提供信息管理服务的公司和客户之间，实际上也存在是一种博弈。往往这种博弈因为用户对信息管理了解不深，只能听任信息化服务提供方“忽悠”。常常能遇到卖“皇帝的新装”的服务商，他们推销宣传的概念，往往是“我们这是高档产品，500强中有多少比例买我的产品，你们所在的行业有多少也买了，你想把自己定位为有影响的企业吗？那就应该买我们的产品”。而实际上，客户更希望需要IT服务商站在客户的角度，站在如何为客户创造价值的角度，说明产品和服务能给客户带来什么利益，而不是客户花多少钱就能达到信息化的要求。

说到这里，叶方涛不无沉重的说，信息化10年、20年之后能走到什么程度都还不好说，等到人们真正认识到信息管理对企业的价值，才能有效推动信息化的健康发展。现在都是上面要求怎么做，下面就怎么做，为达标，为信息化而作信息化。国家倡导要从工业化向信息化过渡，这没有错，但是中间一层往下推进的时候，不应该用“信息化投资占收入的比例多少、有多少软硬件系统”这类指标来判断。实际上这应该是客户的需求，是企业管理者自己决定的事情。等到企业跟国际的企业去竞争，发现现有的管理手段落后了，需要网络、需要什么系统了，企业自己会明白需求的。

要评判信息管理的系统的功能与效率，其实很难。每一套系统都有适用的场合。现在很多人提到实施信息化只是想到了买产品。实际上买产品不是目的，目的是通过购买产品建设企业满足自身业务管理需求的系统。作为客户，最关心的是最终能否建立起满足企业要求的系统，系统能否产生预期的效益。至于用什么来建系统，他们并不是很关心。IT厂商必须立足于利用自己的系统为客户创造价值来制定营销策略，才能真正让客户认可，进而促进客户的信息管理及IT厂商的产品和服务营销。

有关企业信息化的几个观点

企业的信息管理是为企业管理服务的，不是企业的形象工程。目前的现状，是企业领导者缺乏对信息管理的深刻认识，缺乏既懂企业管理又懂信息管理的人才，很多企业以为信息管理是IT部门或者信息中心的事情，其实这是很大的误区。信息管理是企业领导的事情，说“一把手工程”有点过分，但降为信息中心（往往信息中心还是职能部门的下设机构）的事情是肯定做不好的。

企业的信息管理不能完全把希望寄托在IT厂商身上。最好是企业老总懂信息化，一把手如果不很懂就必须要找一个懂信息化副总的来做助手，现代企业制度中，有CIO的设置。可是我们现在很多企业的CIO是“假”的，信息中心主任不能担负起CIO的职责，他对企业管理的影响力很有限。而在国外，CIO是企业的高级管理人员，直接向CEO负责。谈到这里，叶方涛说：“未来的CEO，首先是合格的CIO”。将来的企业，肯定需要懂信息管理的高级人才。反观现在，很多企业做得好的老总首先是合格的CFO，他自己可以不管财务，但他对财务非常的懂，这个道理是一样的。还有一种观点需要纠正，就是认为CIO是学计算机专业的人才能胜任的职位。其实，CIO首先是管理干部，是懂得信息管理的企业高管，然后才是要懂得一些基本的计算机知识。

谈到信息系统与企业管理制度的关系，叶总认为：“企业的信息管理系统是企业管理制度、企业战略、企业文化的载体和向导”。每个公司打印出来的管理制度可能都有一米高，但是在具体办理诸如出差申请借款之类的手续时，操作人员不会每次去查制度中的规定，而是凭自己对制度的理解和记忆。这就对执行人员的政策水平提出了很高的要求，且记忆力强，才能避免出错。而如果在信息系统中把规章制度固化下来，信息系统就是企业规章制度的载体，执行相应制度的时候，系统就会自行判断其政策符合性，引导执行人员一步步按照规章制度办事，在这个意义上，信息系统是政策执行的向导。

“这就引出了我的另外一个观点，就是通过信息管理可以消灭管理的高消费”，叶总说。

如果没有信息系统，要读懂吃透企业的相关政策，最少也需要大学以上文化，而且掌握政策水平还要很高，因此在招聘提拔管理人员的时候，往往都要求硕士生、博士生，工资待遇也高，管理的人力成本上升，管理在“高消费”。但是如果通过信息系统的“载体与向导”作用，实现了办事按系统流程进行，系统对每一步操作都有提示，除了执行管理创新、制订规则需要高端人才外，其他的岗位都可以换成普通职员，只要能看得懂系统的提示，忠诚老实，不会泄密，就足够了。这样企业管理的人力成本就能削减很多。

细节之处，信息系统也能显出优势。拿合同评审来说，几个副总分别执行商务、技术、生产计划、价格评审，以前是工作人员拿着打印好的合同，顺序送给各位副总评审，一份合同有时候100多页，审核一遍可能需要两个小时，四个副总一天都审不完，而且有时候留给合同评审的时间还很紧。有了信息系统，四位副总同时收到合同文稿，评审可以同时且独立进行，相互之间只有在签名确认自己的意见之后才能看到别人的评审意见，不论谁先进行了评审，其评审意见都不会对其它人的评审产生影响。评审结论可以出现3：1或2:2，最后由老总去仲裁，这样办事情就符合规律。