利用Domino/Notes实现数字图书馆管理自动化系统

2010-08-31张惠君西安交通大学图书馆西安710049

图书馆理论与实践 2010年1期

●杨峰，李娟，张惠君（西安交通大学图书馆，西安 710049）

数字图书馆是图书馆自动化、网络化的必然延伸，国内已有不少大中型图书馆着手于数字图书馆的探索和建设。数字图书馆系统是网络化和开放性的，相应的，管理办公系统也需要如此，不仅仅是能实现代替手工劳动的功能，还应该把网络化、数字化的一些资源，包括其利用情况体现出来。目前西安交通大学钱学森图书馆的办公自动化只是实现了部分功能的自动化管理，远远不能满足数字图书馆的要求。因此，利用现有的网络条件和技术开发一套适合我馆的办公自动化系统，对于图书馆业务流程的管理，提高工作效率，实现办公现代化、信息化，决策网络化和科学化，提高图书馆自动化办公的整体水平会有积极的作用。

1 平台选择

系统以Domino/Notes作为系统开发的平台，它是目前主流的办公自动化系统主要解决方案之一。

1.1 Domino/Notes是一套优秀的群件系统

所谓群件（GroupWare），是指以计算机网络技术为基础，以通讯、协作和协调以及信息共享为目的，面向群体工作和任务所需要的软件系统，它允许个人和小组成员间进行有效的协同工作而不管他们的地理位置如何。［1］

以Lotus Notes应用软件为代表的群件技术大大改善了传统的信息管理方式的弊端，它以强大而灵活的数据库作为信息存储的容器，以完善的电子邮件系统作为信息交流与合作的纽带，以先进的数据库复制技术作为信息发布的手段，以更加成熟的安全技术作为数据库保护的屏障，使人们对信息管理模式的认识发生了质的变化。

LotusDomino/Notes作为群件技术的杰出代表，成熟地将计算机与网络结合在一起，是实现第二代办公自动化系统的理想工具，为第三代办公自动系统（知识管理系统）的实现提供了有力保障。

1.2 Lotus Notes的工作流机制

作为第二代办公自动化系统开发首选平台的LotusDomino/Notes，自带工作流机制。

对于工作流，不同研究机构和学者给出过不同的定义，目前还没有一个能得到广泛认同的明确定义。工作流管理联盟给工作流下的定义是：工作流就是商业过程部分或全部地计算机化或自动化。也就是说，工作流是为了达到一定的商业目的而根据一组定义的规则，将文本、信息和任务在工作过程参与者之间传送的过程自动化。简单地理解，工作流就是具有不同角色（ROLE）的人按照一定的规则（RULE）完成一项工作，根据当时具体条件和规则的不同，同一项工作可能会有不同的完成过程（ROUTE），这就是工作流的 3R 准则。［1］

Notes工作流（NotesFlow）是一种基于客户/服务器的计算模式。在实际工作中，某一项具体任务大多是在几个部门之间流动的，当任务到达某一个部门时，该部门就应该按照任务的要求，完成相应的工作，并传递给下一个部门，直到该任务完成为止。从理论上讲，它主要是指把对当前的任务的处理由一个应用程序转交给下一个应用程序，在每一个应用程序中都执行指定的操作，从而控制并调整工作的流程，帮助使用者形成数据，并可根据处理过程调整工作流的方向。它根据预先定义的工作流自动传送文档给指定的用户，并且根据条件不同采取相应动作，允许管理者跟踪业务处理流程等。［2］137－138

LotusNotes中的工作流是借助于Domino工作流引擎，来激活并解释过程定义的全部或部分，并通过同外部的应用程序进行交互来完成工作流过程的创建、执行与管理。

这种工作流机制使得在系统内实现公文的相互流转成为可能，改变了以往需要由相关人员直接传递文件的方式，取而代之的是利用计算机网络，把相应的电子文档直接在网络上进行传递，使信息的传递更加快捷和方便，实现了办公的高效率。

1.3 Notes是一个基于文档的数据库

Notes提供了一种将文档组织起来供一群人使用的方法，对于处理基于文档的信息流转特别方便。Notes应用程序由一个或多个完成同一个项目的数据库组成。Notes数据库是用来管理大量相关信息的文档集合，只要有访问数据的权限就可以读取数据库并添加信息。［2］160－168与一般关系数据库的不同在于它是一种基于文档的数据库，Notes数据库的基本元素就是文档。这里的文档和关系数据库的记录类似。Notes文档的结构是由表单（form）定义的，而表单由一组字段域组成，例如，人事信息管理处理过程文档可以包括以下字段：姓名、籍贯、照片、个人简历等。

由于采用了文档模型，Notes向用户提供了大量有用的管理非结构化信息的工具：① 格式文本/多媒体（RichText/Multimedia）。Notes的对象库是一个理想的商业信息存储器，可用于高效地存储、传播、分配和管理这类信息。② 全文搜索（Full-Text Search）。LotusNotes内置全文搜索触发器，允许用户按自己设置的条件对文档进行索引和查找。③ 版本控制（Version）。为记录不同用户对同一Notes文档所作的不同修改，Notes提供了版本管理功能。自动版本记录可以在同一表单中实现，每一个编辑版本或被视为一个主文档或被视为对原文档的应答。这样，一个用户对文档的修改不至于被另一个用户的修改所覆盖。Notes的版本管理足以适应各类工作组的需要。用户可以将对文档的评论作为文档的应答文件单独存储，不必另存为该文档的新的版本。④ 文档链接。Notes是一个基于超文本的系统，所以Notes文档中可以包含一个指向任一文档的指针。利用文档链接，用户操作时只需要按一下鼠标就可以从一个页面指向另一页面。

Lotus Domino/Notes还是一个开放性的应用平台，能满足人们对不同操作系统以及不同网络协议的需求；它完善的通讯手段使所开发的OA系统具有极强的可延展性和扩展性；用于信息共享的高效、多功能的复制技术使得不同地域的用户保持信息的同期更新；系统提供了用户和验证者标识符、服务器和数据库存取控制列表、文档访问、加密等软件安全性级别，支持从最低到最高的安全控制，安全手段比较灵活；LotusDomino/Notes还提供了大量内置的集成的系统服务，除工作流和复制外，还有代理、企业数据集成等，可用于在Internet、Intranet上快速创建、实施和维护安全的交互式应用。

2 系统功能框架

数字图书馆的管理办公自动化系统不应该仅仅是代替传统的手工工作的办公自动化，而应该也是以资源共享、协同工作、信息服务为主要特征的办公自动化。另外，不能忽视的是如何在网络通讯技术条件下更好地为读者提供信息咨询和资源保障的服务。作为数字图书馆领导和工作人员，应分析本馆数字化、网络化，包括传统的文献资源的使用情况、业务处理状况，了解读者和用户的需求和意见，为数字图书馆的决策提供重要的依据。

无论是传统意义的图书馆还是数字图书馆，其最终目的就是为用户提供服务，这里所说的服务应该是包括两个方面：一个是信息咨询服务，另一个是用户教育。

基于这些考虑，数字图书馆管理办公自动化系统还应该包括读者服务的功能，包括虚拟咨询、OPAC检索、新书通报等内容。系统结构如图1。

图1 系统功能结构图

3 系统结构模型

目前国内外数字图书馆的研究和实施着重在资源的整理、内容的揭示方法以及数字图书馆建设中注意到的一些问题，如版权问题、安全问题等。我们可以把21世纪数字图书馆的基本业务工作描绘成这样：馆员对包括网络、光盘等多种媒介上大量数字化信息(即数字化的图书)进行选择、过滤、“购买”、存储，然后对这些图书进行加工、标识，把这些信息变成自己的馆藏；使读者可以通过任何一台联网的终端检索到它们，迅速找到所需的资料；并且有快捷的方法使读者可以看到所需的图书借阅记录，并在规定的日期索回图书。所以数字图书馆的工作也可以按照传统上图书馆的工作流程分为采购、编目、检索和流通几个主要环节，但每一环节的工作有很大的改变。那么相应的，数字图书馆管理自动化系统的工作流程也与传统图书馆的办公自动化系统的工作流程有所不同。根据对数字图书馆基本概念的理解，设计出到其管理自动化的工作流程，如图2所示。

图2 数字图书馆管理办公自动化系统结构模型

如图2所示，办公自动化信息管理中心负责进行数据采集和信息发布，各部门、中心的工作人员可以通过客户端查看到所发布的信息，并且将自己的意见、建议和对问题的讨论、答复再返馈到办公自动化信息管理中心。如，信息管理中心需要从某个部门了解INNOPAC系统中图书或期刊的利用情况，那么这个部门的工作人员就可以通过访问INNOPAC系统，将要求的数据返回到信息管理中心。办公自动化信息管理中心向读者提供数字图书馆各类资源和服务，包括新书通报、OPAC书目检索、文献传递、网络数据库等。读者可将意见和建议返馈到管理中心，管理中心也可从中了解到图书馆书刊处理的基本情况，包括当前书刊的处理状态，操作人、读者使用馆藏和利用图书馆的情况，网络数据库使用情况，主页访问情况等。

所有反馈到信息管理中心的数据和信息，经过分析处理后，或是显示出来，或是以报表形式打印出来，作为数字图书馆的决策依据。

4 设计与实现的技术路线

用Lotusdomino/Notes开发的数字图书馆管理自动化系统，是采用客户机/服务器模式。本系统的C/S应用模式中采用了中间件。服务器端采用Domino服务器，它不同于文件服务器，它可以向Notes客户端用户和Domino服务器用户提供共享数据库存储及邮件传递的服务业务数据库管理，将一些业务数据库，如人事管理、会议管理、电子公告、业务论坛等都在服务器端存储。［3］Notes客户端与Domino服务器通信，使用共享数据库并可以阅读发送邮件。另外，对于一些外部数据源，采用ODBC方式将其集成进系统。ODBC是一种用于访问数据库的统一界面，实际上是一个数据访问库，可以使应用程序直接操纵数据库中的数据。它是解决Notes系统与非Notes外部数据库系统交换数据的一个途径。但它本身并不是为这一应用专门设计的，只是Notes本身通过扩展的LotusScript(LSX)提供对它的支持，使得能够在Notes系统中利用编程通过它来访问其它数据库数据资源。在本系统中，使用了ODBC解决方案与钱学森图书馆的门禁系统集成。

Domino是业界最先进的Web应用平台，它作为一个Web应用服务器自然也支持各种Internet客户机：Web浏览器、POP3邮件客户机等。它也支持基本的Internet和Web协议，包括TCP/IP、HTTP、SMTP等，因此，通过Domino服务器可以访问其他WWW页面，在本系统中利用此特点，采用LotusScript脚本语言，使用户可以访问文献传递等超文本链接文件，将原有的不同资源集成到Notes平台。具体的模式如图3所示。

客户端通过ODBC、LotusScript等中间件与服务器进行通信，服务器通过这个中间件与外部的数据源如SQL SERVER和WWW页面相连，并将结果返回到客户端。对于各业务数据库，授权用户通过Notes客户端与Domino服务器相连，可以访问到共享的各业务数据库，进行相关编辑、修改，然后将处理过的数据存储在服务器上。