加强基层水利档案工作的实践与思考

2010-08-15郑建民原杰鸣

山西水利 2010年5期

郑建民，原杰鸣

（1.临汾市水利局，山西临汾 041000；2.临汾市水利勘测设计院，山西临汾 041000）

水利档案是在治水兴利社会实践中积累起来的成果和经验，是水利工作的历史见证、水利建设的参考依据和水利科研的可靠资料，对基层水利事业发展有着重要作用。加强基层水利档案工作是做好档案工作的必然要求，是基层水利部门面临的新任务、新课题。近年来，临汾市水利局着力加强档案建设，为促进水利事业的发展创造了良好条件。

1 主要做法和成效

1.1 提高认识，建立健全各项规章制度

临汾市水利局对档案管理工作高度重视，由一名副局长分管档案工作，把档案管理工作列入全年工作目标常抓不懈，确保了档案管理工作有人抓、有人管、有人干。在日常工作中，始终坚持把学习宣传《中华人民共和国档案法》摆在突出位置，以普及档案法、增强档案意识为根本出发点，通过利用网络、报刊、举办讲座、培训、发放档案资料等多种形式，加大了《中华人民共和国档案法》的宣传普及力度。市水利局先后出台了《档案管理保证体系》、《档案管理制度》、《查阅档案制度》等规章制度，用制度规范档案工作，用制度管理使用档案，极大地提升了档案管理工作的规范化、制度化和法治化水平。

1.2 加强档案基础建设，全面提高管理水平

第一，投入资金，加强硬件建设。临汾市水利局建成了专门的办公室和库房，安装了轨道直列式手动密集架，配备了计算机、温湿度计、除湿机等专用设备，安装了防盗门和铝合金门窗，使库房基本达到了“七防”要求。

第二，认真做好各门类档案材料的收集归档工作，确保各门类档案材料完整、准确、系统地移交到档案室。全局各科室对专业专门档案、实物档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、声像档案的收集、归档工作高度重视，使档案收集渠道进一步拓宽，极大地丰富了机关档案的内容。

第三，积极开发档案信息资源，变被动服务为主动服务。局机关专设编研科室，加强档案编研工作，努力开发档案信息资源，并结合实际编写有价值的编研成果，以充分发挥档案资料的潜在价值与作用。

第四，加强“文档一体化”管理研究工作，努力提高档案的现代化管理水平，使档案现代化管理工作与各科室的办公现代化管理工作同步发展，实现对新产生档案数据的计算机管理，逐步提高利用计算机管理历史档案数据的比重。

1.3 科学管理出成绩

一是档案整编成果突出。目前，临汾市水利局室藏各类档案2910卷、977件，照片132张、资料82册，档案资料更加丰富、完整，为更好地服务水利工作奠定了基础。

二是档案信息化建设稳步推进。自临汾水利网开通以来，电子文件归档和电子档案管理随即启动，现已完成了室藏永久、长期文书档案案卷级目录数据的录入工作，基本实现了计算机检索，为实现档案信息资源共享、提高工作效率打下了基础。

三是水利工程档案完整齐全。围绕农村饮水、水土保持、农业节水等重点水利工程，采取业务科室参与整理档案的办法，由批复工程工作人员整理批复档案，然后移交档案室统一编号、分类、排列，保障了工程档案的完整齐全。

四是档案利用迈上新台阶。编制了档案的案卷目录、全引目录、总目录、检查目录和资料目录等检索工具，提供有利用价值的档案550卷次、502人次，较好地发挥了档案的作用。

2 存在问题

一是档案工作人员的素质有待进一步提高。目前基层水利档案队伍的整体素质普遍较低，缺乏既懂水利业务、又精通档案业务的复合型人才。个别单位还是办公室人员兼管，不适应档案工作的需要。

二是档案信息化建设步伐滞后。由于没有档案信息化建设专项资金，档案信息化建设明显受到限制。尽管临汾市水利局2003年就启动了电子文档管理，安装了《文件档案资料综合管理系统》，但由于资金限制，与各县市、各单位还不能联网，只是单机作业，一些软件、设备不能及时更换，造成信息资源共享难、档案管理受到限制等问题。

三是档案服务功能有待进一步提升。档案服务功能的开拓与档案管理水平的高低密切相关，规范的档案管理是档案服务功能提升的基础。在一些县（市、区）单位或下属单位，受管理水平的制约，未能很好地发挥档案服务功能。

3 几点建议

3.1 建立健全领导责任制

各单位的档案管理工作要建成一把手参与，分管领导负责，有人员、有经费、有设施的完善的保密环境。对从事档案管理的人员，要从多方面予以支持和照顾。

3.2 建立健全档案管理制度

必须建立健全档案工作的各项规章制度，如《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制》等，大型水利工程建设要建立档案室，落实档案专职人员，统一管理工程建设的全部档案资料。

3.3 提高水利档案工作人员综合素质

定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》、《实施办法》及《山西省档案管理条例》，加强培训，不断提高全员档案意识，依法强化收集工作，实现各种门类、载体档案的集中统一管理。专兼职档案人员应不断熟悉本单位业务，熟练掌握档案业务知识，主动做好档案资料的收集工作，保证应归档文件材料齐全完整，切实担负起水利档案的管理职责。