创新档案信息服务的思考与探索

卢晓娟

(四川烹饪高等专科学校,四川 成都 610100)

档案馆里丰富的文档资料是历史的记录,是人类科学发展、社会进步的真实写照,是前人积累下来的宝贵劳动成果和成功经验。在信息社会化和社会信息化的今天,档案事业要实现跨越式发展,离不开思想观念的创新,档案工作必须与时俱进,创新服务理念与内容,拓展社会服务功能。

1 档案信息服务创新的意义

伴随着社会经济与文化的快速发展,政府和公众对于档案信息的发布与需求发生了巨大变化,创新成为档案馆在新时代的必然选择。

首先,政务公开是不可阻挡的时代潮流。在全球经济联系越来越紧密的今天,信息公开是一种必然趋势;同时,政务公开是我国发展社会主义民主、维护社会安定、构建和谐社会的必然要求。有专家认为“网络上80%的有效信息发源于政府,而政府的信息绝大部分存在于档案馆中”。[1]因此,档案馆是人民群众了解党和国家方针政策的一个重要窗口,是密切联系党和政府与人民群众的桥梁。全国大部分省、市政府出台了有关政府信息公开的规定,各级综合档案馆成为政务信息公开场所。各级档案馆积极响应这一政策,纷纷开展了现行文件的查询和利用。

其次,公众利用档案信息热情增长。随着改革的深化和经济的发展,民主政治深入人心,公民的法律意识和维权意识日益增强,自觉主动利用档案信息为自己解决问题寻求理论依据的情况增多。以上海市浦东新区档案馆为例,2006年,接待查阅 25746人次,利用档案22411卷次;2008年,查阅档案攀升到50000多人次,17万卷次。3年时间,利用档案的人次增长了 94%,档案利用卷次增长了近 8倍。[2]其中,有直接到馆查阅,也有来电、来函查询。查阅的内容主要集中在与市民生活密切相关的房屋产权、劳动保障、施政动迁、知青及其子女回沪、就业就学等。很多市民利用公开的档案信息,为解决养老金待遇、知青子女入户,维护各种合法权益等切身利益问题找到了依据或凭证。

再次,档案工作内在变化。我国社会主义市场经济体制的建立与发展,国家政治、经济、文化和社会生活的深刻变化,都给档案工作带来了一系列新的课题。如民营企业、外资企业、股份制企业不断涌现,使档案所有权呈现多元态势,出现了私人档案、信用档案等新种类的档案,这对传统的档案管理体制和机制提出了挑战。随着社会文化需求的增长,加大开发利用档案资源已成为档案工作为社会服务的首要意义。这些新情况、新问题,亦要求档案工作不断适应形势变化及时创新。

2 档案馆信息服务创新的实践探索

第一,理念创新。理念是根植于一定社会经济文化环境的思想共识,是占主导地位的价值观。理念具有支配性、先导性和前瞻性,是保证档案事业不断发展的首要条件。档案部门应当努力从过去长期的封闭型、半封闭型向开放型转变,从过去的传统手工作业型向现代管理型转变。要实现这两个转变,观念的创新是非常重要的。

第二,服务内容和范围创新。档案服务范围和内容随时代发展不断扩大,从编史修志到历史研究,从证明年龄身份到处理经济合同,作用越来越大,应用的范围越来越广。政务公开背景下对现行公开文件的提供使用,更是超越了传统意义的档案服务概念。因此要增强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性,必须要依靠现代化设备和手段,充分挖掘档案信息资源,抓住历史和现实的结合点,选准主题,开展深层次加工,有针对性地为有关部门和社会各界提供文档信息服务,使档案部门成为各级党政部门决策与管理的信息库、智囊团;把档案工作融入到经济和社会活动中,与社会发展同步。

第三,服务形式多样化创新。档案部门传统上是提供“图片、文字、展品”供公众查阅观看,以公众到馆实地查询为主。随着现代音像技术、多媒体技术的发展,电话电视广播等设施的普及,档案馆的服务方式也有了日新月异的进步。如围绕中华人民共和国建国 60周年所开展的科学发展观教育等重大活动,不只是有专题图片展览,还制作有《共和国的脚步》《巨人之声》等大型文献专题纪录片和录音资料。[3]

第四,服务手段现代化。信息技术及信息产业的高速发展,给档案工作带来了新的发展机遇。各档案部门纷纷改善硬件设施,加大现代化设备的投入,增添查档电子触摸屏、扫描仪、缩微设备等;借助网络平台,开展电子文件的移交、归档;加大了档案资源数字化建设力度,组建专门的档案信息化领导小组,对原有的档案资源数字化,办好档案信息网站。截至 2006年,全国 47家省级以上国家综合档案馆,已有 39家开通了网站,北京、上海、浙江、青岛等省市上载了开放档案目录,为公众能方便、及时了解和查找档案信息开辟了新渠道。[4]

3 档案馆信息服务实践创新的几点思考

档案馆信息服务的创新实践是一个不断推陈出新、丰富完善的过程。在实践创新思想的过程中,笔者认为,以下几点需要引起我们的思考和重视。

第一,要以创新思想作指导,与时俱进。创新不是简单地抛弃,而是以开放的理念、广阔的胸襟和独特的视角,吸收先进的思想、观念、方法和经验,运用、融会于实践之中,从而达到推陈出新的目的。创新也不是一时的决断、短暂的行为,而是持续不断的活动,贯穿于事物发生、发展的整个过程,因此,要具有与时俱进的积极、开拓的精神和实践创新思想。

第二,要坚持“以人为本”的服务理念,以公众需求为导向,优先开发出与公众生活密切相关的档案信息资源。如在网上优先建立婚姻、房屋产权、独生子女等档案目录信息,优先实现网上查询,以满足广大群众的需要。

第三,要重点抓地方特色档案资源的建设,做到人无我有、人有我优、人优我特。地方档案资源因其史料来源的唯一性和专门性而具有独特的价值。如四川的清代县衙档案非常丰富,为了配合国家纂修清史工程,四川省档案馆组织抢救和整理了清代四川巴县衙门档案和清代四川南部县衙门档案,目前已有 3个项目与国家清史编纂委员会签约,正式列入国家清史纂修工程,为纂修清史整理档案史料。

第四,要正确处理基础性工作和信息开发的规模和质量之间的关系。在档案馆整个业务工作中,信息资源开发属于一种较高层面的信息参考服务,是在基础性服务工作之上档案馆办馆理念、功能的延伸和拓展。因此,信息开发必须以夯实档案的收集、整理、鉴定、保管等基础性工作为前提,只有基础工作扎实,信息开发服务才是有源之泉、有基之厦,才可能顺利开展。

第五,以高素质人才为骨干,建立可持续发展机制。档案开发服务必须以高素质人才为骨干,作为信息开发方面的高素质人才,必须要具备强烈的敬业精神、独到的服务理念、较为熟练的计算机和网络知识、较强的信息意识和合理的知识结构。在这 5个要素中,敬业是前提,理念是关键,其余三者是基本条件。

[1]饶圆,李财富.政务公开背景下的档案利用探微[J].档案学通讯,2007(1).

[2]杨崇.1999年 -2007年上海市浦东新区档案馆总体利用情况分析[J].档案管理,2008(6).

[3]张林华.公民信息权与档案馆拓展社会服务功能[J].档案学通讯,2007(1).

[4]傅华.改革、创新、实际——上海市浦东新区档案工作纪实[J].中国档案,2006(6).