高职文秘专业《文书工作与档案管理》教学改革初探

郭华梅

（无锡职业技术学院，江苏 无锡 214121）

《文书工作与档案管理》作为高职文秘专业的一门必修课程，紧紧围绕文秘人员的一大工作重心“办文”。虽然大家都深知这门课程的重要性，但提起对课程的兴趣及掌握程度却又让许多高职文秘专业的学生感到无奈。究其原因，笔者以为关键在“教什么，谁来教，怎么教”的问题。

一、课程现状

一方面，该课程近年普遍使用的教材是高教社出版的高职高专专用教材，该类教材的编委会中确有一些高职院校参与编写，但教材内容体系却一如既往地沿用本科院校的教材模式。尽管教材编写旨在突出高职特色，教材内容也的确紧紧围绕文秘从业人员办文需要展开，但依然存在理论过多、实践不足等问题。

其实，分解来看，该课程包含了文书工作与档案管理两个板块，这两块几乎完全涵盖了秘书工作者所有的文字、资料处理工作，对文秘人员是相当重要的。首先我们看文书工作板块，教材对文书工作的体系、结构、法规、流程等讲解极其全面，然而对公文撰写及文书工作具体处理这两类文秘人员最需具备的能力讲解与练习却远远不够，明显存在重理论基础轻实践练习的问题，使学生对理论一知半解，对实践又不知从何入手，完全不适合高职学生的学习模式。其次是档案管理板块，它以文书工作为前提和基础，在办公文书基础上对文书资料进行整理保存以备查考利用。该板块不仅存在档案基础理论过多、业务知识较少的问题，更重要的是教材中的一些理论在实践操作中已经明显过时，学生学习到的都是些陈旧的理论、方法，既不符合档案管理发展趋势，更不利于毕业生就业。

另一方面，教授该课程的教师多为普通高校毕业的档案及相近专业，或者有些甚至直接是文秘专业其它教师兼任，鲜有真正从事秘书行业或者档案管理实践工作的的人员执教。许多教师尽管一直在从事该课程教学，却从未真正参与的实践工作，只能在专业理论基础之上利用“想象”模式外加互联网搜索获取相关实践知识。不可避免地带来了讲授课程理论有余，实践不足，或者知其一不知其二等问题，无法对学生学习进行深层次指导，直接造成了高职学生对该课程兴趣索然，想学学不好，无法真正达到教学目标，教师和学生都陷入“教师不愿意教，学生不愿意学”的两难境地，导致有些学校甚至打算从教学计划中取消档案课程的设置。

二、改革措施

1.转变教育理念

《文书工作与档案管理》课程作为高职文秘专业的必修课程，其重要性不容忽视，但高职教育的特色要求我们在坚持理论学习的同时，必须敢于抛掉过去那套陈旧的传统教育理念，树立以能力为本的观念，积极培养学生的动手能力、实际解决问题的能力和创新能力，构建新型人才培养模式。高职《文书工作与档案管理》的教学目标应该是：以就业为导向，加强理论指导，强化实践学习，着重技能培养，为中小企业、机关团体输送高质量文秘人才。

2.调整课程内容

作为高等职业教育课程，其特有的教学目的决定其教学内容必须区别于传统高等教育的理论化和研究性，它可以没有“大道”，却必须“包罗万象”。《文书工作与档案管理》作为高职文秘专业一门实践性很强的课程，要想真正实现学生在文书处理与档案管理方面技能的提高，课程内容设置上必须坚持“实践为主，理论为辅”的原则。理论知识应该表现得更浅显易懂，可以通过“演绎—归纳”的方式紧密结合工作实例展现各种理论知识，让学生对一些关键核心概念及理论的了解从凭空想象到跃然纸上；切忌面面俱到，更毋须论述十行，尤其需要紧抓职业发展脉搏，从市场需求出发，深入市场调研，全面了解用人单位对文秘人员的要求。对新理论新技术要及时更新，为学生就业提供良好保障。高职院校培养的大部分文秘专业学生毕业后都陆续进入我国一些中小型企业，从事文职人员等相关工作，他们主要负责公司文件的形成与办理，年终文件的立卷归档，同时，辅助领导进行决策和日常管理，又需要查阅大量档案资料，因此课程内容应该增设结合秘书工作实际展开的文书与档案管理相关实践工作内容，增加文书业务工作、企业档案及各类新型载体档案管理等相关内容。

3.优化师资队伍

高职院校应该在充分分析文秘专业师资队伍现状的基础上，加强队伍建设，这是提高教师个人实践能力，积极培养双师人才的需要。不仅要通过资格考试等方式设置职业教师准入制度，还应通过具体的实践考评标准进行资格检验，积极倡导教师投入企业进行业务能力锻炼。首先要把教师打造成行业专家再来教书育人。这就需要高职院校加强与企业合作，创新校企合作模式，学校可以为企业提供员工培训，企业更可为学校提供先进技术和专业人员，在校企之间鼓励形成人才的双向流动机制，最大程度地提高师资队伍的综合素质。

4.变革教学方法

传统的《文书工作与档案管理》的课程教学，教师主要采取理论讲解为主，案例分析为辅，课堂死板，教学形式单一。久而久之，导致学生产生厌学、弃学心理。要想真正把这门课程讲活，让学生学活，一方面教师应该努力提高个人实践能力，另一方面更应该从职业特色入手，积极尝试不同内容的不同讲授方法。

（1）学科引入法。作为高职文秘专业的必修课，文书与档案是文秘工作人员的重要工作内容，但学生对文书工作与档案管理十分陌生，要想培养学生的学习积极性，提高学习效果，教师一开始可以从学生熟悉的生活中汲取素材。比如，一些著名的文物档案（如甲骨文等），一些根据档案记载拍摄的历史剧，一些新闻题材中涉及的名人档案，学生自己的学籍档案等等，通过对这些资料的整理、存档增强学生的档案意识，让学生认识到档案与我们的生活息息相关。

（2）实物演示法。大部分学生在学这门课程之前，从未接触过真正意义上的文书与档案，教师可以通过挖掘多种资源，比如学院的收发文登记簿、上级机关来文、档案室具体档案资料等，为学生提供实物、图片或者利用PPT进行演示，让学生产生直观认识，为以后的学习打好铺垫。

（3）案例分析法。案例分析法的引入以“浅入深出”的方式，在一个个鲜活的案例中让学生在对文书工作与档案管理形成双重认识，并且不同的内容可以采用不同的案例分析法。比如公文行文规则，可以通过正反案例比较，引导学生确立正确的行文规则；比如文书处理流程，则可以通过情景模拟进行案例分析，以某一具体公司，具体文件为例，帮助学生进行不同的角色扮演深入文档工作现场。通过“演绎—归纳”的方式在模拟中学习知识、发现问题，既能培养学生勤思考，善分析的解决问题的能力，又能让学生对抽象空洞的理论知识有更全面深刻的认识。

（4）实践教学法。对高职学生而言，学习最重要的目的是学以致用，《文书工作与档案管理》这门课程是一门实践性很强的课程，但由于教学条件的限制等因素，实践一直处于尴尬境地。教师完全可以利用一些本校本土资源，充分开展实践教学。一方面可以通过参观学习的方式，带领学生参观学校文书处理部门的工作流程，参观每份档案的整理归档环节，小到装订编页，大到修史编研，还可以带领学生参观当地各个级别的档案馆，通过观摩及业务人员的现场讲解对档案的存放、检索、利用等进行全面了解，激发学生的求知欲望。另一方面学生要想真正掌握文档技能，必须亲自动手实践操作，学校及教师应该充分考虑学生以后的就业环境，加强与企业合作，安排学生到公司、企业一些文档部门进行实习操作，让学生既更早更快接触现实工作环境，又全面参与具体文档工作流程。这既是对书本理论知识的强化，更是增强了学生的实战技能，在实习过程中发现新问题，掌握新技术，从专业技术操作能力、职业道德规范能力、管理协调能力、基础能力方面综合发展，为以后的就业做全方位铺垫。

［1］ 王秀芝《.档案管理学》教学改革培养应用型人才尝试［J］.辽宁师专学报（社会科学版），2004，（3）.

［2］ 王琦.谈《档案管理学》课程中的实践性教学环节［J］.扬州职业大学学报，2007，（1）.

［3］ 孙蔚，陈连生.澳大利亚职业教育中行业的作用及其启示［J］.浙江工贸职业技术学院学报，2006，（1）.

［4］ 谭明.高职教育的本体功能论述［J］.科教资讯，2006，（36）.