档案管理信息化的实施与评价

岳 静,周丽霞

(黑龙江省收费公路管理局牡丹江处)

档案管理信息化的实施与评价

岳 静,周丽霞

(黑龙江省收费公路管理局牡丹江处)

为适应信息化社会,档案管理工作依赖信息技术展开各个环节的信息化转变,通过选择合理有效的、可操作性强的信息化方案对于促进档案管理信息化工作具有很大意义。

档案管理信息化;系统实现;系统分析与评价

1 档案管理信息化的目的和主要模式

档案信息化建设的最终目的就是切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理,使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化。《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件;加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网。

信息化改变可采用的模式有很多,适合本行业特点的模式是最佳的选择,目前国内档案管理信息化建设通常的做法是在建设计算机、网络硬件平台的同时,逐步实现档案的规范化、无纸化管理。而档案的规范化、无纸化管理使用的主要工具则是应用集成档案管理系统,虽然这种做法只是在形式上改变了档案的信息化管理,但却起到了事办功倍的效果。

2 当前档案管理信息化存在的问题

2.1 馆藏档案存储方面

馆藏档案数字化工作才刚刚开始,纸张是主要的存储介质,辅助的存储介质有磁带、影像带,黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件,纸质文件不仅难以永久保存和备份,极易受到外界的环境的损坏,而且占用的大量空间,随着数量的不断增加,仓储的费用和管理成本不断增加。

2.2 档案管理模式

目前档案馆的管理模式主要还是采用计算机辅助管理的手动模式,包括档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等,都以手工为主的,管理不是很科学、工作效率低,档案资源不能得到充分利用。

2.3 信息查询困难

在手工查询档案信息的检索过程中,检索流程为:查到案卷目录,再查到文件目录,根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址,然后通知库房调卷,办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难,且在此过程中,查询的途径不够全、查全率低、查准率低,容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料,难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。

3 一个档案管理信息化的实施过程

(1)能够促进本馆档案信息化的建设,促进档案、现行文件信息化的标准建设,根据系统建设需求,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础。

(2)建立档案局(馆)办公自动化系统和业务管理系统,提供减轻工作强度,办公效率,实现办公自动化及业务管理功能。

(3)建立档案数字化系统和对馆藏档案进行数字化加工。支持对各种不同类型载体的档案进行数字化处理和转换,完成馆藏档案的数字化。

(4)建立档案数字化综合应用平台,实现数字和非数字的档案资源的采集功能,实现对档案资源的高效、规范的管理功能,实现档案资源安全、准确的检索利用功能。

(5)通过档案馆(局)的内部局域网、政府通信网、互联网,实现档案局与各政府机关部门档案室之间、下属档案馆及市档案局各职能部门之间的信息共享和交流,提供信息的利用率。通过整合档案资源信息,为政府部门的数据统计和领导班子的决策提供相应的信息资源的支持。

(6)建立档案公众服务网,建立门户网站来实现,向社会公众统一展示档案局的职能,政务公开,提供档案查询等内容,网上业务受理和办理结果公布窗口。

(7)拥有海量存储备份和灾难恢复系统,制定相应的安全策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性、可用性。建立系统安全解决方案。为网上档案馆提供安全保障,确保网上档案馆档案的档案资源的原始性、安全性、可靠性、完整性及可用性。

4 今后档案管理信息化的发展

档案管理信息化建设的发展方向是建设数字档案馆。所谓的数字档案馆,不是单指某一个档案馆,而是通过计算机网络连接在一起的若干档案馆群体。数字档案馆将使档案信息与其他各类信息更为紧密地结合在一起,成为一个有机的整体,从而对信息处理的标准化、管理过程的一体化和服务对象的社会化等提出更高的要求。建立数字档案馆的最终目的是方便人们能最大限度地利用档案信息,为经济建设服务。

构建数字档案馆需要软硬件多方面的条件。首先,要求较好的计算机网络和通信基础设施等硬件条件。数字档案馆是内外结合的网际网结构,只靠档案部门单独建立计算机网络和通信基础设施,无论从理论上还是实践上都不合理也行不通。实际上只有大环境上具备了高速数字通信设施和网络环境的基本条件,才有可能建设数字档案馆。一般要求,内部应具备连通各个部门的计算机网络平台,外部应有支持高速信息通信的宽带公共通信网络。其次,建立和完善制度、标准等规范化体系。标准化是现代化的基础,对数字档案馆来说,标准化更为重要。由于数字档案馆具有跨部门、跨地域、甚至跨国家的特点,且技术性强,因此在规范化方面应遵循以下原则:一是以标准化管理为主,制度管理为辅;二是先考虑采用国际标准,再考虑采用国家、行业及地方标准。由于数字档案馆具有开放性,其信息交流的范围和种类处于不断扩展和变化之中,事先难以完全确定,所以即使在数字档案馆的初始阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准,尽量做到一次到位。当然,建好数字档案馆离不开多部门的协同努力,这将是一个信息化建设的系统工程。

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