论电大档案信息化与规范化建设

晁瑞芬

（河南广播电视大学，河南 郑州 450008）

论电大档案信息化与规范化建设

晁瑞芬

（河南广播电视大学，河南 郑州 450008）

电大档案信息化与规范化建设，有利于推进电大事业的发展，切实完成国家赋予电大的战略任务。电大档案信息化建设的路径是，加快档案资源的数字化整理，科学选择与运用电大档案信息储存、提取模式，加强计算机硬件、计算机网络建设和基础数据库建设。电大档案规范化建设的路径是，建立健全档案管理规章制度，创新电大的档案管理模式和管理机制，提高档案管理队伍的综合素质。

电大档案；信息化；规范化；数字化；管理模式

广播电视大学已经走过30年的发展历程，随着以计算机技术、多媒体技术、现代通信技术和网络技术为主要标志的信息技术革命深入发展，广播电视大学的教育理念、教育目标、教育技术、人才培养体系、教育模式、管理模式、服务模式等都发生重要变革与提升，提高电大教育档案信息化与规范化建设水平，已成为时代赋予电大教育事业的重要任务。

一、提高电大档案信息化建设水平

档案信息化，就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术、网络技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，并与网络链接，以实现信息的高效传播。电大教育档案信息化包括档案信息数字化、档案管理网络化。结合当前现状，我认为可采取以下对策与措施：

1.加快档案资源的数字化整理

档案资源数字化整理包括使用数字技术将馆藏各种档案数字化和接收归档的电子档案两个方面。一要采取多种手段或形式将档案数字化，这是档案数字化的基础.其基本途径有三：一是档案馆把固化在纸质载体中的档案信息开发汇集成三次文献信息，并以数字化方式输入计算机网络；二是利用数字照相、扫描等技术将档案原件进行数字化处理；三是直接在办公自动化过程中形成规范的电子文件信息。在档案数字化过程中，可以根据档案的自身特点和档案部门的实际情况将上述诸方式结合使用。经过数字化处理后，档案信息就可以提高计算机检索速度，节省档案存储空间，缓解库房紧张的压力；减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，从而充分发挥档案馆的信息优势，丰富网上信息资源的内容和数量，加强档案信息资源的开发与利用，为档案馆开展特色服务创造条件。二要实现电大档案结构的数字化，其目标是建立档案目录数据库，其关键就是规范档案的著录标引，并科学选定档案目录数据库结构。数字化档案信息资源数据库系统是对数字化档案数据进行存储、处理和维护的软件系统。包括数字文件管理系统、数字目录中心管理系统、数字化档案管理系统等。在电大档案管理电子信息化建设中，要注意建构有电大特色的数字化档案信息资源数据库系统。

2.科学选择与运用电大档案信息储存、提取模式

就档案信息储存、提取模式来说，目前主要有电子商务模式（E-business）、自由文本模式（freetext）、数据库模式（database）、联机目录模式 （listonline）、主页模式 （homePage）、超文本模式（hyPertext）、超媒体模式（hyPermedia）。 这些模式各有所长。 电子商务模式能利用电子方式对网上用户提供档案信息的有偿服务。自由文本模式可以对非结构化的文本信息进行有效的控制和管理。它主要用于档案全文数据库的组织。数据库模式便于利用数据库技术对档案信息进行统一管理、实现用户远程异地检索。在联机目录模式下，档案信息管理人员可根据统一的规则和格式对入网档案馆提供的档案文献信息进行编目，将档案目录数据通过网络进行适时传递和交换，形成逻辑上的目录数据库，供网上所有用户查询检索。主页模式类似于按档案全宗的形式管理档案信息。它能够把有关某一机构或个人的各种信息集中组织在一起，对其进行全面介绍，可令使用者一目了然。超文本模式是以网络结点为基本信息结点，结点间以链路相连，将相关的档案信息组织成某种网状结构，便于迅速查找信息源。超媒体模式基于网络环境，可将文字、表格、图像、声音和动画等多媒体信息以超文本格式组织在一起，便于用户通过广泛连接的网络结构，在各种媒体信息中自由浏览，找到任何媒体所载录的相关信息。各级电大可根据本校的具体情况选择适当的档案信息储存、提取模式。

3.从硬件、软件结合的层面推高电大档案管理的信息化建设水平

一是加强计算机硬件、计算机网络建设，积极提升学校档案主管部门的计算机硬件装备水平，同时在学校网络平台上开辟档案管理平台；二是加强基础数据库建设，根据存量数字化，增量电子化的要求，一方面实现电子文件的归档、管理和利用；另一方面，将现有档案分批分次地数字化，加强基础数据库建设，逐步建成档案目录数据库、学生成绩档案数据库、学位论文数据库、照片档案数据库及重大科研成果数据库等有高校特色的基础档案数据库建设；三是利用现代化技术对档案进行管理。如采用条形码自动识别技术，实现档案资料查询和检索的自动化；应用光盘技术，扩大信息存储量，减少库房压力；利用缩微和复制技术，延长档案使用寿命；运用指纹技术、水印技术、电子印章、电子签名等现代化技术手段对档案材料进行保护。

二、提高电大档案规范化建设水平

当前，电大档案管理规范化程度不高，是电大档案管理理论与实务界公认的一个问题。大力提高电大档案管理规范化建设水平，是电大教育事业发展的要求。大力提高电大档案管理规范化水平，应当采取以下措施：

1.强化电大档案管理规章制度建设

要根据档案法规和档案业务管理的有关规定，制定出本校档案管理的规章、制度，制定档案工作的计划和标准，并结合本单位的行业特点、工作特点，统一规章制度，明确要求，把档案工作置于法律的监督之下。不失时机地宣传档案工作的重要性，增强师生员工的档案意识。组织所有专、兼职档案人员学习《档案法》《科学技术档案工作条例》和地方档案管理法规、条例，不断提高档案管理人员的依法制档意识和业务水平，有效保证基层档案管理的完整性和规范性。按照国家档案局、中央档案馆《关于进一步采取有效措施确保档案安全的通知》，落实档案安全保管的各项责任制度，改善档案安全保管条件，确保档案的安全与完整，使电大的档案工作尽快走上依法治档的轨道。要建立学校文件材料归档范围与保管期限表，明确文件材料归档范围与保管期限。

2.创新电大的档案管理模式

由于长期受计划经济体制的影响，当前电大教育档案管理模式还不够科学。存在的不足是：档案资料在各部门分散有余，统管不足；档案管理职责不清，重保管、轻利用、轻监督、轻服务。创新是发展的灵魂，是事业前进与发展的标志。只有创新电大档案管理模式与机制，才能适应时代与电大事业的发展。根据知识经济、信息社会和电大教学现代化建设发展的趋势，电大档案应当采取全员化、标准化、信息化的管理模式。所谓全员化，就是实行全员化档案管理，在全员化管理的基础上，搞好档案部门管理。所谓标准化，就是按照国家与地方标准实施管理。所谓信息化，就是在档案材料的归档、储存、提取与使用的网络化、超文本化、数据库化以及在安全、有偿基础上的开放化。档案管理信息化是档案管理工作的高层次、高境界，是在新思想、新观念指导下，对包括信息在内的所有智力资本进行综合决策并实施全面管理的一种全新的管理模式；它通过对档案信息资源的采集、组织、存储、检索、开发、利用和再生产过程，集中并利用一定的人力、财力和物力资源，通过计划、管理、协调、控制等来实现的管理活动。它要求档案信息资源管理在组织形式上高度集成，在管理对象上不再限于档案实体本身，而是建立于信息化的管理理念之上的更高层次的管理组配形式，是对管理要素潜质的发掘及高效运用。当然，创新电大的档案管理模式不可能一步到位，我们应当明确目标、逐步推进、不断深化。当前，可实行“两结合”、“五同步”管理模式。“两结合”就是实行专职档案管理与兼职档案管理相结合、电子档案与纸质档案相结合。“五同步”就是对于各类档案资料实行专职档案管理部门与兼职档案管理部门“同步鉴定、同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”。

3.创新电大档案管理机制

通过设计科学的电大档案管理流程，科学规制电大档案管理的各个环节，提高档案管理水平。比如，恰当规制收发文的登记、平时归档、按序整理。规制收发文的登记，要做到文件正本需有主管领导阅示，办理完毕后按时归档。否则，容易造成文件截留，甚至丢失，使收集的教学档案不完整。规制平时归档，要做到，各类电大管理人员在日常工作中，要将已经办理完毕的文件、材料随时收集齐全，按照事先编好的类目归类，年终进行整理，正式归档。规制按序整理，要做到从档案的收集、分类、整理到计算机著录、编目等，每个环节都力求做到统一标准、整齐划一，以达到分类科学、编目清楚、装订美观的要求。同时，档案的文体格式的规范、行文规则的规范、档案用语的规范等在档案处理中也十分重要，必须按照国家的统一规范来进行。电大档案只有经过按序整理，才能保持各部分之间的有机联系，体现档案的系统性和完整性，实现档案的价值。

三、提高档案管理队伍的综合素质，是电大档案信息化、规范化建设的重要保障

1.树立现代远程教育档案管理意识

现代远程教育是21世纪国际教育发展的共同趋势，是一项崭新的事业。电大档案管理人员，应当牢固树立信息化、现代化、数字化档案管理理念，要不断提升自己的思想道德素质。各级电大专职档案工作者要解放思想，锐意创新，转变观念，强化服务意识。要进一步树立为学校管理服务、为教学科研服务的理念。要认真履行职责，为学校领导的重大决策服务、为学校的中心工作服务、为学校的日常管理服务。教学、科研工作是电大的主体工作。档案部门应抓住重点，将一些优秀的教学教案提供给年轻的教师借鉴，使他们尽快提高教学水平。将有关学科的教学经验，总结材料提供给教研室，供他们教学改革参考。将收集的某一方面、某一问题的最新研究成果、研究方法、研究方向等资料提供给现在的攻关研究人员。要不断提高服务质量，不断强化自己的责任感和吃苦耐劳精神。档案管理工作本身就是一个异常繁杂的过程，某些内容也具有内部保密性，其掌握和使用都有一定的限制和范围，这就要求档案工作者有良好的职业道德和极高的工作热情，做到热爱档案事业，敬业爱岗，认真学习相关法规，维护档案的真实性。

2.要大力提升电大档案管理队伍的信息技术水平

提高档案管理人员的信息技术水平，才能适应新形势下档案工作的发展要求。目前电大档案部门拥有经验丰富的档案管理专门人才，也有一定力量的计算机技术人员队伍。但是应当看到，就总体而言，电大档案管理队伍的信息技术水平还不能适应事业发展的需要。电大档案管理人员应熟练掌握计算机操作系统（如WINDOWS2000、XP等）、汉字输入技术（如五笔、狂拼）、文字编辑软件（如 WORD）、电子表格软件（如 EXCEL）、应用多媒体演示软件（如POWERPOINT）、计算机硬件基础、计算机的网络、网页设计制作、数据库管理系统等最基本的现代信息技术。因此，各级电大档案管理队伍建设要把新知识新技能培训放到突出位置。要有组织、有计划、有重点地加强电子文件、电子档案管理新技术以及计算机网络知识的培训，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。

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G728

A

1671-2862（2010）02-0090-02

2009-12-17

晁瑞芬，女，河南广播电视大学图书馆馆员。