浅析现代秘书进谏艺术

孙开玉,徐辉丽

(海南琼台师范高等专科学校中文系,海南海口 571127)

浅析现代秘书进谏艺术

孙开玉,徐辉丽

(海南琼台师范高等专科学校中文系,海南海口 571127)

进谏是古代臣子向帝王提建议或规劝帝王的一种尽忠的行为,而现代的进谏具体来说就是批评、规劝领导者,也就是否定领导决策中不恰当的部分。这就要秘书在进谏时要掌握一定的方法与技巧,进一步提高秘书进谏的艺术。

秘书;进谏;公心;时机

秘书工作纷繁复杂,包罗万象,如调查研究,传递信息,协调工作,出谋划策等等。其中出谋划策是秘书工作中必不可少的一部分。秘书作为领导的辅助者,这一特定的职务承担起对领导提出进谏的责任。进谏,用现在的话来说就是规劝、批评领导者。秘书在进谏时实际上是对当权者决策的否定。因此秘书向领导进谏又是一项十分棘手的工作。人们对于与自己相左的意见往往有一种拒斥心理,所以秘书在向领导提建议的时候要掌握一定的方法和技巧,以取得良好的效果,否则容易适得其反。

一 高质量进谏要出于公心,敢于谋略,关注大局

出于公心是进谏的基础,敢于谋略是进谏的关键。出于公心是指秘书向领导提建议时应从集体利益出发,以集体的根本利益为重,不计较个人得失。敢谏,即敢于针对领导决策不当或者可能造成损失的决定提出自己不同的意见。作为一个合格优秀的秘书,要在领导将要犯错误或者作出错误决定的时候,立足于整体利益,敢于向领导进谏,以便能及时的纠正领导的错误,避免集体的利益受到损害。

(一)秘书向领导进谏要出于公心领导与秘书不仅是上下级关系,领导与被领导的关系,而且是同志与伙伴的关系。秘书工作固然要服务于领导工作,但服从并不是盲从,更不是一味的去迎合、附和领导,而是在领导将要犯错误或者作出错误决定的时候提出自己的建议和见解,那么这就要求秘书人员要树立一心为公的思想,秘书人员作为领导的辅助者,作为领导不可缺少的左膀右臂,这就要求秘书人员在给领导提建议的时候,必须要认真思考,要为大多数人谋利益,而不能为少数人谋利益,要从集体的利益出发。但是在现实生活中,有的秘书会利用特别的身份与地位为自己谋私、谋利,有时更是为了满足小部分人的利益给领导谏谗言,使领导作出错误决定,这类情况领导要注意提防。秘书人员只有无私,才能做到事事处处以党和人民的利益为重,胸怀大局,自觉的站在全局利益的高度,真诚及时地为领导提供决策依据。俗话说得好“心底无私天地宽”,所以秘书人员只有具有大公无私的精神才会全心全意为领导服务。

(二)秘书人员除了要具有全心全意为领导服务的精神外,还要具有敢于进谏的精神领导者也是人,因为受到知识或各方面因素的影响,有时候会作出错误决定,那么这时就需要秘书有敢于进谏的精神,不能因为害怕权势,害怕得罪领导而保持缄默。然而,在现实生活中,有的秘书人员虽然胸怀大志,满腹经纶,手中也有大量材料与信息,但是由于在现实生活中存在着“讲假话受宠,说真话遭殃”的现象,给他们带来了心理阴影,因此形成了伴君如伴虎的不良心态。所以他们在给领导进谏的时候,深怕不符合领导口味,害怕说错话得罪领导,惹火上身,因此都是看领导的脸色行事,迎合领导的口吻说话。即使发现了领导的决策出现错误,明知道这样的决策会给单位造成损失时,也不敢说真话,不求有功,只求无过。秘书人员的这种心态,是对事业,对工作,对领导的不负责任,这样的秘书人员至少算不上合格的秘书人员。合格的秘书人员必须敢于说真话,当领导的决策正确的时候,秘书人员的分析论证,会更坚定领导决策实施的信心和决心;当领导的决策出现错误或者偏差的时候,秘书人员要能及时给领导进谏,帮领导纠正决策偏差,从而避免集体利益受损。

二 有效的进谏要抓住时机,实事求是

能否抓住时机,这关系到你的建议是否被领导采纳。领导的决策一般是全方位认真思考过的,但是,人无完人,任何决策都不可能是十全十美的。由于各种因素的存在,领导有时也会作出错误决策,或是在决策过程中出现各种新问题。作为秘书,不仅要快速、准确地领会领导决策,更要对领导的决策进行充分调研和分析,在这样的基础上提出自己的意见和建议。因为所提的意见和建议在一定程度上是对原有决策的否定,所以秘书在进谏时必须做到逻辑清晰、行事谨慎、态度谦逊、有礼有节,以此取得领导的认可。

(一)提意见的环境对意见是否能顺利被采纳具有至关重要作用因为秘书进谏目的虽然是为了让工作更好的进行,但作为下属,否定领导的某些决策难免会使领导难堪和反感,所以秘书在提意见时必须要选择恰当环境时机。例如大庭广众之下是不能给领导提意见的,因为这会令领导在众人面前难堪;此外,路上偶遇或是在人声嘈杂之处也不适合向领导提意见,因为偶遇时间太仓促,而人声嘈杂则使谈话质量受到影响;因此找一个安静的地方坐下来谈效果更好。所以,要想进谏得以采纳,必须有一个良好的语言环境。良好的语言环境能促使进谏双方谈话气氛浓厚、和谐、融洽,不至于出现尴尬局面,实现顺利而愉快的沟通和交流。在这种情况下进谏的好主张、好建议往往会被领导以最快速度接受。

(二)在良好语言环境里,通过进谏一方的精心诱导,被进谏一方会被不知不觉的吸引入进谏者事先设计好的“主题”情景中去,完成双方的智慧碰撞,思维接轨,心灵共鸣,从而使进谏的好主张、好建议被对方最大限度的接受俗话说,“话不投机半句多”,这话从反面也有力说明了良好的语言环境在进谏中的巨大作用。常常会碰到这样的现象,秘书人员对现实生活中的某些问题确实认识深刻,有自己独到的见解,提出的主张、意见切中时弊,对促进科学决策和决策的有效执行有积极作用,但由于缺乏良好的语言环境,却不能被领导所理解、认可和采纳,甚至会被误解,遭致不公平待遇。其次,领导心情也是秘书进谏成功与否的决定性因素。因为相较于紧张疲惫时,领导在心情愉悦时更容易接受别人的意见和建议。亚里士多德就曾说过:“人们在愉快和友好时作出的判断不同于人们在烦恼和敌对时作出的判断。”秘书在进谏前应事先观察领导的心情,在领导心情愉悦时进谏成功率会很高。因为人的气量和耐心是会随着心情舒畅愉悦程度的增加而增加的,领导也不例外,秘书选择在此时提意见,领导更容易接受,也不会计较提意见时所用的方法和表现的态度。所以选择这种机会进言,往往事半功倍。反之,秘书若是在领导处于紧张疲惫或是焦头烂额状况下提意见,成功的机会不仅非常小,还可能会引起领导的反感,甚至有可能遭到冷遇。

(三)恰当的地点和恰当的方式也是秘书顺利进谏的重要因素相较于正式场合而言,非正式场合进谏效果会更佳,因为非正式场合具有一定随意性,在这样的场合进谏,领导无需马上回应,回旋余地较大,双方都可以秉着“有则改之,无则加勉”的态度进行顺畅沟通和交流。另外,公开提意见就没有私下提意见效果更好。在与领导进行私下交谈时要提出自己的观点和看法,领导更容易接受,因为这样的方式可以保全领导的面子,避免有损领导尊严和权威,领导也能够平心静气地听取意见接受批评。可通过闲聊谈天,听起来好像“信天游”,没有集中目标,实际上暗藏“杀机”,进谏一方正是依靠它来寻取对方的“共振点”。领导则感到进谏一方是自己的“深交”“心腹”,对进谏者的进言闻之若渴。运用这种方法,一般要求进谏者有较深资历,在某些方面与领导有相似之处,而且进谏者对领导的批评也要尽量裹上“糖衣”,使领导容易接受。人们常说“良药苦口利于病,忠言逆耳利于行”。说的不错,但主要是针对批评一方说的,对被批评一方来说,良药裹上糖衣使之不苦,忠言讲究艺术使之顺耳,效果会更好。总之,秘书在向领导提意见时,要把握好进谏时机,把握好“度”,要尽量隐藏或抹去进谏痕迹,不伪饰矫情,不标榜张扬,要本着恭敬诚信之心,以温和和婉转方法表达自己的意见和看法,尽可能地争取领导同情与认同,使领导心平气和的采纳建议,以达到进谏目的。

三 成功的进谏要注意对象,因人设言

进谏好比兵战,关键在知己知彼,不打无准备之战。所谓知彼,就是知道对方的心。韩非子把它列入劝谏第一难:“反说之难,在之所说之心。”“知所说知心”就是劝谏时,必须掌握并顺应上司的性情与心思,起码在大的方面不要违背,在言辞上不要冒犯,特别是不要触犯上司“逆鳞”,好比对待威严的龙,必须顺着它,把他侍候舒服了,你骑着它玩都没有关系,但是绝对不能动它脖子上的逆鳞,否则他会发威杀人。所以秘书在向领导进谏时,不仅要把握好时机,而且要针对不同领导的不同性格特点,选择不同进谏方式,这样才能收到很好的效果。

(一)给性格比较固执的领导提意见,应该采用请教方式,不能武断这类领导大多数刚愎自用,独断专行,观念陈腐,思想老化,坚决抵制外来意见和建议,不会轻易采纳下属意见,还常常自以为是。个性较强领导“内心深处都有一种对的要执行,错的也要执行的偏执情绪”。因此,给这类领导进谏时要特别注意方式方法,应虚心谨慎,把握好分寸,不能在众人面前议论领导的决策和指示,也不能直截了当地将自己的观点和看法提出来,在要害问题上点到为止即可。否则不仅不能起到正面作用,反倒容易引起领导反感,甚至是逆反心理而使领导更加固执己见。所以,秘书进谏时要尽可能不使用决定性或判断性语言,而采用请教方式,把意见和建议变成问题来提出,同时将这些问题有可能产生的后果说明清楚,特别是在决策不周全之处大作文章,但切不能直接表明自己的观点和态度。通过委婉方式引起领导思考,动摇原先的决心,进而改变主意。要让领导觉得他改变主意是因为在回答你的问题时有所领悟才重新作出的决定,而不是受到你的提醒和暗示。

(二)给性格温和比较大度的领导提意见,可采用建议式因为这类领导心胸旷达,不拘小节,有着敏捷的思维和丰富的知识,较容易接受别人的意见和建议,但这并不意味着可以毫无顾忌,随心所欲地向领导提意见,因为尖锐的言辞难免会伤害到领导的自尊和权威。所以,秘书在给这类领导提意见时应该做好充分调研,从不同角度间接地提出自己的意见和建议,尽可能有条有理地将每一个决策的优劣,以及决策进行过程中有可能出现的情况和问题提出,将利害关系说明清楚,让领导权衡利弊,完善或者改变原有决策,使决策更加周全。

(三)秘书要以报请方式客观委婉地给思维细腻、沉默寡言,办事稳重的领导提意见因为这类领导往往非常善于思考和分析问题,遇事沉着冷静,行事谨慎小心,做事认真负责,非常重视自己决策的落实情况,所以秘书在向这类领导进谏前要掌握丰富的材料,整理好思路,确保进谏时逻辑清晰、有理有据,同时还要尽可能快速、准确地将决策落实过程中存在和出现的问题与情况反馈给领导,进而促使领导对自己的决策进行重新思考和认识。当然,在向领导反馈决策中存在和出现的问题与情况时切不可信口开河、大发感慨、胡说一通,而是将自己所掌握的材料进行汇总整理,在把情况实事求是地告知领导的同时,提供具有说明性的材料,确保你所反映的情况的客观性和可信性。对此,领导也会更为容易接受。当然领导的类型不止以上几种,还有许多,在此不一一赘述。

总之,秘书人员作为领导的辅助者,领导的左膀右臂,只有具有一心为公的思想,一切从实际出发,实事求是;力求在思想、行为、思维方式上与领导“合拍”,与领导建立一种相互信任关系,这样才能更好的为领导服务。

[1]丁峰.秘书要有敢于进谏的精神[J].秘书之友,1998(11).

[2]郎一轮.要兼有参谋之志和淡薄之心[J].秘书之友,2001(4).

[3]公元.秘书如何向领导提建议[J].当代秘书,2001(11).

(责任编辑:张玉秀)

C 931.46

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1009-9743(2010)04-0149-03

2010-10-11

孙开玉(1980-),女,汉族,海南海口人。海南琼台师范高等专科学校中文系助教。主要研究方向:应用文写作、社交礼仪;徐辉丽(1982-),女,黎族,海南海口人。海南琼台师范高等专科学校中文系助教。主要研究方向:修辞学、语体学。