浅谈做好民生档案工作的“功”和“力”

□任冬莉

民生档案工作近年来成为档案工作的重点和热点，各地档案部门在努力构建两个体系以实现两个转变时特别将重点放在了民生档案工作上。在突出档案为民生工作服务理念的同时，也采取了多种手段和方式，但从实际效果来看，与我们的预期还存在一定的差距。在此，作者以近两年来在民生档案资源建设中的实践和体会，谈谈对做好民生档案工作的一点认识。

何谓民生，《辞海》中对于“民生”的解释是“人民的生计”。这是一个带有人本思想和人文关怀的词语，语境中渗透着一种大众情怀。在现代社会中，民生和民主、民权相互倚重，而民生之本，也由原来的生产、生活资料，上升为生活形态、文化模式、市民精神等既有物质需求也有精神特征的整体样态。由此决定了民生档案的涉及领域广泛和内容丰富。这一认识，是做好民生档案工作的基础。

1、政府的各项政策和规章是最大的、最重要的民生档案。我们的党和政府在管理国家中，是以人民的利益为根本出发点，以为人民谋福祉为最终目标的。正如邓小平同志指出：“构建和谐社会，就是要把民生问题作为重中之重，让广大人民群众有活干，有学上，有饭吃，有衣穿，有屋住，病有医，老有养，生活幸福，都过上好日子。”因此，政府的各项政策、法规仍是民生档案的重点。档案馆一直都是以此为中心，开展档案的接收与利用。

2、我国各级政府在党的基本路线确定之后，围绕党的宗旨开展执政活动。政府各部门的档案是记录其围绕法律、法规、政策、制度执政活动过程，记录其依法管理社会、建设社会的过程，行使的是国家公权。其在管理社会、建设社会中产生了大量的行政管理的规范性文件和行政审批材料，其中广泛地涉及民生。

3、国家综合档案馆是保管国家档案资源的中心。也就是说，国家综合档案馆保管的档案是国家的财产和资源，具有公共性。这种公共性不仅仅表现在其利用上，更应该表现在其内容上。

据上认识，笔者认为，之所以我们对档案服务民生工作的效果不满意，并不完全是理念、方法、手段和形式上有多大问题，关键是缺乏服务的资本，即服务民生工作需要的档案信息资源。馆藏资源单一，种类缺乏，是档案馆普遍存在的现象。要彻底改变馆藏结构单一的情形，也不是一两天的事情。也正是基于此，国家档案局提出了“建立两个体系，实现两个转变”的档案事业发展战略，只有这样，才能从根本上解决档案资政惠民、服务民生资源不足的问题。档案馆在现阶段做好民生档案工作的关键是明确怎样用“功”、如何着“力”，明确了这两点，就一定会有事半功倍的效果。

功，乃功夫也。

我们要把做好民生档案工作的功夫放在档案的形成和归档上。这几年提出的民生档案的种类和范围，绝大部分都是行政审批材料。在以往的档案归档中，这部分档案一般划为业务档案或专业档案，不管是在归档范围和划分保管期限上均未列入重点或重要，加之档案形成单位为了便于利用，常常出现不归档或归档材料不全的情况。在南京市民生档案专题数据库建设工作中，我们就发现了在同一级政府机构的档案中，归档材料的情形却大不相同的情况。如兵役档案，有在区县一级政府机构中的，有在街道（乡镇）政府机构中的，还有两级中都有或两级中都没有的情况。因此，是否归档，如何归档就成为民生档案形成的根本和基础，也是档案馆开展服务的根本和基础。档案馆的功夫当然就应该用在解决根本和基础之上。

首先，各级档案馆要借助贯彻“8号令”的机会，突出解决在民生档案的形成、整理、归档过程中存在的问题，保证归档材料的全面、完整与准确。改变过去重机构轻个人、重文件轻材料的观念。

其次，要根据各档案进馆单位报审的归档范围和保管期限材料，对照其管理职能，查找是否有遗漏或不全的情况，确保其各类档案，特别是涉及民生的行政管理、行政审批档案的业务管理档案的完整。

再则，要根据社会发展进程及政府职能调整、机构调整的需要，调整本地区档案进馆单位和进馆时间，特别还要注意具有公权行使权而非政府机构单位的档案，以确保涉民档案的完整与准确有效。

当我们从根本上解决涉民档案的形成、归档的完整与准确后，我们才有了为民生工作服务的资本和基础。

力，乃力气，亦着力也。

当我们明白了功夫所在之后，就应该花力气去做好余下的事情，并要找准着力点。

第一是要花力气确保涉民档案收集归档的完整。着力点就在通过档案行政执法，督查执行情况，依法纠正和查咎违法行为和违法现象。

第二是要花力气规范涉民档案的整理。着力点是从档案管理的基本要求上规范各类、各专业档案的整理，编制整理办法，制定目录数据的采集格式等。

第三是要花力气挖掘馆藏档案中涉民档案的信息。着力点是建立规范标准的检索体系，关键是建立目录体系，要通过各类完整的目录体系，充分反映和揭示馆藏档案中的涉民信息，以丰富涉民档案的信息资源。

第四是要花力气保证利用过程中的信息安全。着力点是要解决个人信息利用及利用权限的控制，出台本地区档案利用管理办法及实施细则。要改变目前在利用过程中法律规定操作性不强或缺失的情况，避免档案馆在利用过程中因控制过严而影响利用，或掌握不当而侵犯他人利益和权利的情形发生。

总之，对档案馆而言，不论是“功”，还是“力”，都应该随着社会发展的需要和进程及时进行适当地调整和完善，要遵循档案学的基本原则，“功”要扎实，“力”要有道，“功”扎实了，“力”才能顺。功力相结合，功力相作用，就一定会为档案工作“实现两个转变，建立两个体系”作出“功在今朝，利在千秋”的贡献。