浅谈高校档案的信息化管理

赵淑英

（赤峰学院 职教部，内蒙古 赤峰 024000）

浅谈高校档案的信息化管理

赵淑英

（赤峰学院 职教部，内蒙古 赤峰 024000）

随着信息化新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代.全国档案信息化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步.档案信息网络化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展.通过网络最大限度的开发利用档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务.

高校档案；计算机管理；数字化；网络化

档案信息化是我国信息化建设的重要组成部分，档案信息化水平对档案事业的发展有着举足轻重的作用.国家档案局制定的《全国档案信息化实施纲要》要求，把建设数字档案馆列入事业发展规划，充分运用信息化建设这一新的发展突破口，积极探索数字档案之路，以发展数字档案馆为目标，创新档案服务工作机制，由档案实体的传统管理向档案信息现代化管理转型，以适应信息化社会对档案的新要求.

1 档案信息网络化的必要性

21世纪，是一个网络的时代.但随着科学技术的迅猛发展，档案工作始终还处于从属的地位.究其原因,主要有如下三方面：一是档案信息形式多样、年代跨越大、内容宽广，很难把握,同时从事档案工作的人员少、事情杂、整天忙于简单的琐碎的工作之中.而对所藏档案价值也不完全了解，更不可能去研究,所以就无法超前地为社会开发提供服务，利用率就不高；二是档案面对的利用者，是一群要求各异又是及其复杂的需求者.档案人员很难预见利用者的利用意图，显然就不能按需主动提前编辑提供利用，也就只能是被动的要什么找什么的服务方式.就主动而言，也只是简化查阅手续、熟练查阅工具的一种初级形式，而不能象计算机网络那样真正实现档案查阅快捷、准确、高效化；三是档案传统利用方式决定了档案的从属性.档案的价值是早已在经济效益和社会效益中体现出来，但是不被人们所重视，故而人们在档案发展上投入不足，造成人为的制约档案工作的发展.

信息网络时代能够改变这一现状.打开计算机，网上浏览一圈，就知天下事.这是信息网络时代的突出特点.人们在小小的电脑前，可以快捷、准确、高效，远距离地实现自己的愿望，真是方便又明了.这就是信息网络时代对档案利用者带来的优越，也是档案工作的一种变革，更是一种挑战.随着科学技术的迅猛发展，信息网络的连通，档案工作者只有随时代的发展而提高自己，实现网上办公、网上用档，才能准确、高效地为利用者服务，才能让档案信息体现出真正的有效价值.

2 档案信息数字化、网络化是时代发展的要求

随着网上政府工程的完善，电子文件的运作将成为办公的主体，作为政府直属的部门来说也不例外，也要积极地响应政府的号召，努力实现档案信息化和办公自动化，把档案信息和网络化融为一体.

首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息.

目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”.高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段和途径，同时可以提高档案的管理效率.

网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中.以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作.

其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效.数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用.平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作.这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用.在学校诸多档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案馆的工作只剩下编制相应的档号，整理上架.而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题已不复存在.

校园网中各类数据库的建立，使各类数据“数出一门”，使各类归档的数据能非常及时、准确.学校内的管理对象多，且具有一定的流动性，如学生入学与毕业、教职工的调离与退休等，要想准确统计、动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后，才能查知，而通过网上计算机管理的数字化档案却能随时准确反映当前的情况.

3 高校具有档案管理网络化的优越条件

第一，具有丰富的电子资源.高等学校一直是科学发展的前沿领域，在接触新知识，获取新信息方面，高校档案部门有着得天独厚的优越条件.计算机在高校档案管理中得到了广泛的应用.高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息，进而产生了数字化档案.第二，具有发达的信息传播网络.许多高等院校建立了校园网，并于教育科研网和国际互联网相连.校园网的开通为学校教育，科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作，查询资料、学术交流、筹备各种会议等等.既节约了经费，又赢得了时间，计算机网络化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式.第三，高校档案馆自动化建设经过多年的努力有了较快的发展，许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理.自动化建设大大的改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制度和完善.档案数据库建设也具备了一定得规模.第四，拥有一批素质相对较高得档案管理人才.所谓近水楼台先得月，一方面，高校作为教育和科研基地，拥有一批受过系统、专业教育、训练的人才，为高校档案管理人员的选择、录用、培训提供了较好的环境.另一方面，高校计算机的广泛运用和网络的迅速发展，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才.所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有利的技术保证.

4 高校档案信息数字化、网络化的条件已经基本成熟

4.1 高校档案馆自动化建设初见成效

自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路.自20世纪80年代后期以来，高校档案馆自动化建设经过10多年的努力，开发出数百个自动化专用软件.许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理.自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率，促进了各项标准的制定和完善.尤其可喜的是，计算机应用正在改变着档案人员的观念，锻炼和培养出了一批计算机系统开发、维护和应用人才.数据库建设也具备了一定的规模.所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证. 4.2 经费紧张状况得到初步缓解

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍.加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度.通过I n t e r n e t、C E R n e t网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性.领导的重视，预示着经费的加大投入.档案馆自身通过多种创收渠道增加收入，增强了造血功能.近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观.

5 高校档案数字化、网络化存在的问题

5.1 数字化、辅助管理方面存在的问题

事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料.计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据.其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入.表现在：

首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入.编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录.以供展示或手工查阅.

其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体.这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力.

5.2 高校档案馆网络化建设中存在的问题

虽然高校档案馆网络化建设对于高校信息资源的利用具有重要作用，并取得了很大的发展，但再许多方面还需要改进.第一，对档案工作重视不够，信息采集、整理方面存在很多问题.由于对档案工作重视不够，档案信息的采集面窄、信息不完整的种种缺陷，各校建立的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，无法满足社会的要求.第二，网络建设参差不齐，标准化水平低.由于缺乏统一要求和有效的组织协调，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐，目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低、数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差，而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大的盲目性，这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患.第三、网络封闭，资源共享性差，网络之优势在于其开放性、共享性，由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的自给自足的局面.虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动，而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作.大多数档案馆仍然采取封闭式的办馆方式，不能充分发挥档案网络优势，信息共享程度差.因此，建立高校档案馆网络化协调机构，制定一系列有实际约束力的规范和标准，改革当前的条块分割、各自为政的局面，建立一个系统、统一的全国高校档案网络，真正实现高校档案信息资源共享.在这一建设中，尤其要注意加强标准化建设，通过制定共同遵守的各项标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文件标引等，建立标准化的数据库.同时，要充分利用高校资源优势，开发馆藏资源，加强数据库建设，全面实现资源共享，为高校及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务.

由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散领导的管理体制，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面.虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动.而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作.大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程.

随着档案信息化建设的不断深入.学校档案以数字的形式采集、存储、以高度有序的自动化方式进行管理已是必然趋势.充分利用学校的条件和优势，进行学校档案数字化建设，可以较快的步伐，实现档案工作以手工管理向以计算机管理为主，以管理档案实体为主向以管理档案信息为主，以档案存储保管为主向提供利用、服务为主的转变，为学校和社会提供高效、优质的档案数字化信息服务.

〔1〕周曙东.电子商务概论[M].南京：东南大学出版社，2002.

〔2〕李超，周定文，黄骁俭.网络财务[M].北京：中国财政经济出版社，2002.

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