谈如何做好高校电子文件归档管理工作

陈敏

（泸州医学院 院长办公室，四川 泸州 646000）

谈如何做好高校电子文件归档管理工作

陈敏

（泸州医学院 院长办公室，四川 泸州 646000）

现代信息技术的发展，高校电子文件归档管理工作越发重要，许多高校这方面的工作还存在不少问题.本文将分析这些问题，并从抓好高校电子文件归档管理的制度建设、培养适应档案现代化管理的人才、坚持“双套制”的归档原则这几个方面提出如何做好高校电子文件归档管理工作的建议.

高校；电子文件；归档管理

高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是高校师生创造性劳动的凝结.随着计算机和现代通讯技术在高校教学、科研、行政管理等各个领域的普及应用，高校规模不断扩大，办学水平不断提高，各部门形成了大量的电子文件.高校越来越成为人才资源、科研资源的高集中区，它不但发挥着传统的解惑、培养人才的职能，也担负着重要的科研任务，是知识创新、增长的基地.今天，人类已经进入一个信息化的时代，如果信息不能及时地发布和广泛地传播就是死信息，无效信息.高校档案工作已经进入了自动化、网络化的新阶段.高校档案部门如何做好电子文件的归档管理工作，关系到学校发展历史真实面貌留存的完整与安全.归档是档案管理的一个重要环节，也是一项细致且难度较大的工作.要在归档工作中保证电子文件的齐全完整，充分发挥电子文件的作用，是许多单位的不足之处但又是顺应时代发展所必须解决的问题.本文就如何做好高校电子文件归档管理工作谈几点建议.

1 高校电子文件归档管理工作中存在的问题

1.1 电子文件形成量已成规模，而归档与管理工作相对滞后

当前国内高校基本实现了办公自动化，每年产生的各种各样的电子文件有上千份，而且随着学校办公室自动化的不断完善，电子文件的数量还会越来越多.但是由于大部分高校档案信息化都还处于起步阶段，许多重要的文件还处于无人监管的状态，如果不及时归档很有可能造成电子档案的大量流失，对今后档案工作带来许多不便.

造成这种情况的原因，一方面是因为各高校一直以来执行的原国家教委于1989年制定的《普通高校档案管理办法》中缺少与电子文件、电子档案管理相关的规定，在具体工作中无章可循，国家新的档案管理办法27号令颁布实施不久，电子文件归档工作才处于起步阶段.另一方面是多数高校还没有把电子文件与电子档案的归档工作纳入档案管理工作的轨道.

档案工作者必须引起重视并尽快介入电子文件管理，以适应信息时代的要求.现代信息传播学研究成果表明，要充分发挥信息对社会的推动作用，除了要重视信息的发布和传播，还必须重视信息的开发环节，而电子文件则是高校档案网络的重要基础工作，高校档案网络平台既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，更是高校教育、科研信息采集、整理，从而向社会发布信息，发挥高校科研先导作用的重要媒介.因此，加强高校档案网络化的建设，必须要从电子文件抓起.

1.2 高校档案工作人员信息技术水平还有待提高

传统的档案工作是站在档案管理者的角度思考问题，新形势下的档案工作强调以人为本，从利用者的角度出发，做到主动、方便、快捷、准确、有效.高校档案工作能不能发展，人是第一位的，最终取决于档案工作者队伍的素质和实力.

开展学校档案工作人员的业务培训是《办法》中规定的高校档案机构管理职责中的一条重要职责，是提高档案管理工作人员业务素质的重要途径.为适应信息时代档案工作的需求，对档案工作人员必须进行阶段性的业务培训，使他们不断学习新知识，掌握新技术，不断拓宽知识层面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其他有关方面的知识和技能，逐步培养造就一批掌握现代化科学技术的复合型档案管理人才，以实现档案工作的现代化和信息化.

1.3 缺乏专业的档案工作管理软件

目前大部分高校都有了自己的办公自动化系统、教学管理系统、财务管理系统，但是有的系统已使用多年，有的尚处于初建阶段，而有些办公自动化系统，归档问题还没有被纳入学校总体规划之中.这是由于一方面是许多自动化系统开发人员不了解档案管理工作，缺乏档案意识；而档案管理部门又缺乏对办公自动化系统的深入了解，对于如何将归档管理与各种系统接口这一问题没有更好的措施与办法，致使这些环节不能很好的结合在一起，使办公自动化系统和档案工作脱节.因此，做好电子文件的管理就是我们档案管理部门的当务之急.

近年来各高校的档案管理系统五花八门，大多数都是单机版本的，只能实现档案管理部门内部的录入和查询，不能实现互动，更不能实现档案资源共享.这样的状态不能适应当前信息化社会发展的要求，因此，使用专业的档案工作管理软件势在必行.

2 高校电子文件归档的管理办法

2.1 抓好高校电子文件归档管理的制度建设

高校电子文件归档的制度建设是指根据电子文件归档管理的需要，以及本单位的实际情况，合理地制定归档流程和管理制度，形成统一，规范和相对稳定的管理体系，实行科学管理.

为了规范电子文件、电子档案的管理，国家已经出台了相关的管理标准与规范，如《电子文件归档管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等，但是这些规范并没有在普通高校的档案工作中得到有效的实施.一方面，他们不能完全适用于本单位，另外一方面，对制度的推广的必要性还缺乏认识，缺少电子文件形成者的配合，大多数电子文件形成者受传统观念影响，将电子文件排除在归档范畴之外.

缺乏具体的归档管理制度，工作职责不明确，归档范围不明确，归档方式、归档时间、归档要求、程序等得不到明确规定，不仅造成相关部门相互推诿，有的部门甚至因为怕增加工作量而不愿意承担电子文件归档工作，导致有相应纸质文件的电子文件进行了归档，而无相应纸质文件的则处于自生自灭的状态.

要做好高校电子文件归档工作，就要明确电子文件归档管理制度，明确各部门的工作职责与分工.确定收集归档范围，规定归档方式和时间，明确归档的质量要求，制定归档移交程序，只有这样，电子文件归档工作才能层层落实，确保完整归档.

2.2 培养适应档案现代化管理的人才

电子文件归档属于档案管理现代化的范畴，要适应现代化的发展，档案管理工作者的工作能力、执行能力、落实能力等必须要与时俱进，培养现代化的档案管理人才就显得非常必要.档案工作者是整个档案工作要素中最为活跃的，起决定作用的因素，因此，档案管理人员素质的高低决定着档案部门的工作效率和档案管理质量的高低，在高等教育领域，计算机和网络技术的普遍应用，作为高校管理工作中重要一环的管理工作正经历着由传统的纸质档案管理向电子档案管理的转变，因此，档案管理者应当学习先进的现代档案管理方法，需要具备基本的政治思想素质，高度的敬业精神和高尚的职业道德，基本的知识能力素质，具有顺应时代发展的思想意识等.

培养档案现代化管理人才，就是要提高档案管理人员的管理水平，要把学习作为提高能力的基础，把协调作为提高能力的前提，把效率作为提高能力的特征，把责任作为提高能力的保障，把服务作为提高能力的重点.

因此，档案部门可以根据各校实际，加强对档案管理人员的培训，补充电子文件管理方面的知识，提高管理的科技含量和引进计算机方面的专业人才.此外，还可以利用学校智力资源丰富的优势，聘用计算机专业的学生勤工助学，并保持相对稳定，协助档案部门解决现代化管理方面的问题，在电子文件与校园办公自动化之间找到一个契合点，要经常向领导汇报工作中出现的新情况、新问题、取得领导的支持，添置必要的设备，建立档案部门局域网等.

2.3 坚持“双套制”的归档原则，研发先进统一的高校档案工作管理软件

为确保档案的完整和安全，档案形成部门还需要将具有永久和长期保存价值的电子文件制成纸质文件一同归档，即坚持电子版本和纸质文件一同归档原则.这一归档原则在《高等学校档案管理办法》中有明确规定：“电子公文的形成机关应当将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与电子公文的存储载体一同归档”.它的提出是针对当前计算机管理水平，以及电子公文本身的载体形式及长期保存对运行系统的技术依赖性等特点提出的不很经济方便、但相对稳妥的归档办法.从目前来看，电子文件的安全、真实、有效性有待进一步论证，纸质文件凭证作用在相当长一段时间内仍不会改变，因此，保留纸质载体形式是有效的、必要的.所以，相比较而言，在“双套制”的原则要求下，办公自动化系统运行到归档这一环节并没有使工作真正简化，反而繁琐了，客观上也影响了真正无纸化办公的进程.各归档部门不仅要在系统中完成电子文件归档所必须的信息要素的录入及传输（既电子版本文件归档），还要将需要归档的电子文件脱机打印，生成纸质文件后归档，很明显，部门的工作量增加了.

为了方便就近归档，应该实行谁办谁归档的原则，应该归档的电子文件一般有三类：收文、发文、签报.收文主要是上级来文，由党办、校（院）办负责登记归档；发文指校外来文和校内发文，校外来文由两办负责打印生成纸质文件并加盖学校公章，会同校外批复或回执一同归档.校内发文由各发文单位负责归档，包括正式套红文件（由两办集中打印），附有学校领导签署意见的发文稿及发文稿链接的部门签报，将三者的打印件加盖学校公章后归档；签报由签报单位打印并加盖部门公章后归档，由多个部门会签的文件，由主要承办部门打印并加盖部门公章后归档.

高校档案工作为了与办公自动化相适应，需要配备先进统一的档案工作管理软件，才能进一步实现档案管理的现代化建设，实现档案资源共享.

〔1〕冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

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