试论新建本科院校院系学生工作办公室的职能

王云帆，李海荣

试论新建本科院校院系学生工作办公室的职能

王云帆，李海荣

在二级学院（系）建立学生工作办公室，是新建本科院校加强学生工作的一个重要举措。针对新建本科院校的特点，将二级学院（系）学生工作办公室的发展分为三个阶段，阐述了学生工作办公室在各个阶段的基本职能。

高等学校；学生工作；院系学生工作办公室；工作职能

我国近些年新建的本科院校，多是从中专或大专转型而来。这类学校的二级学院（系）一般没有设置专门的学生工作办公室，而将学生工作职能或者放在学院（系）行政办公室，或者放在团总支。在全校学生不足千人，院系学生仅一二百人，无专职辅导员的时代，院系的学生管理工作由一名团总支书记或学院行政办公室全权代理，是可行的。随着招生规模的逐年扩大，院系的在校生人数也逐年增多。目前，一个二级学院（系）的在校生规模，少则五六百，多则二三人；专职与兼职辅导员的人数也随之增加，少的五六个，多的十几个。原来的院系学生工作体制，显然已经不能适应新形势下的学生工作需要。因此，在二级学院（系）建立学生工作办公室，成为新建本科院校加强学生管理工作的一个重要举措。

我校是一所年轻的本科院校，目前在校生接近2万，专职辅导员近百人。为加强学生管理工作，在二级学院（系）建立学生工作办公室，并就学生工作办公室的建设进行了积极的探索，取得了一些成效。二级学院（系）学生工作办公室建设可分为初级阶级、发展阶段和成熟阶段，在不同的阶段，适应不同的院情，同时应具有不同的职能定位。

一、初级阶段办公室的工作职能

起初院系的学生工作办公室不叫办公室，而叫学生工作站或学生工作室，它主要负责院系的学生工作，但不是院系下面的一级行政机构。其工作职能包括以下几个方面：

一是日常学生管理服务。这些工作对管理者的文化素质要求不高，重点要求的是工作责任心，处理日常事务有细心，对待学生有爱心有耐心，能够正确、及时地将上级部门下达的任务和有关信息予以准确传达，发挥上情下达、沟通信息的桥梁作用。

二是学生综合信息数据管理。伴随学生人数的激增，学生的综合信息数据的管理及规范化，成为学生工作室的一项基本任务。主要是对学生的档案及各项综合信息数据进行规范整理，输入电脑并及时更新，以便有关部门随时调用。

三是参与学生公寓管理。学生公寓管理社会化之后，需要校方的学生工作者和物业公司紧密配合，共同进行相关的管理工作。主要是做好学生宿舍纪律、卫生等方面的管理工作。

四是参与组织学生主题活动。主要是根据学校学生工作的总体部署，配合团组织的有关计划，组织安排本系学生开展有关主题活动。

五是制定学院学生工作计划。在学院学生工作负责人或学校学生处的指导下，根据上级部门的工作规划，制定短期的学生工作计划。这种计划往往不具有连续性和整体性。

二、发展阶段办公室的工作职能

随着院系在校生人数的增加，学生工作办公室的工作量与工作难度也逐渐加大。于是，学生工作办公室作为院系下面的一个行政部门逐步得到学校的认可。在这个阶段，学生工作办公室除了继续担负第一阶段的任务外，还要完成以下工作：

一是协助学院学生工作负责人制定学院学生工作发展规划。经过初级阶段的运行，对学生工作的基本规律有了一定的思考，对学院的学生状况有了较清楚的认识，便需负责制定学院学生工作发展规划。

二是建立规章制度，加强内部管理。通过规章制度建设，明确办公室工作人员职责，实行办公室内部的规范管理。

三是处理与团总支及学院行政办公室的关系。随着办公室职责范围的不断扩大，工作中会和团总支及学院行政办公室的工作出现一些交叉合作的问题，便需要共同协商，推动交叉性工作的开展，避免相推诿。

四是分解落实学校各部门安排的与本院系有关的学生管理工作任务。学校有关行政部门要到学院学生工作办公室调用各种学生工作的相关信息资料，办公室则安排具体人员接洽落实。

三、成熟阶段办公室的工作职能

这一阶段，学生工作办公室已经成为学院（系）学生管理不可或缺的一个重要部门，学校学生处、学院团总支及行政办公室曾经担负的学生服务工作纳入学生工作办公室。这时的学生工作办公室，已经不仅仅是学校与学生、教师与学生之间的桥梁。其具体职能体现在以下几个方面：

一是独立提出学院学生管理工作总体目标规划。学生工作办公室作为二级学院（系）的学生工作牵头负责机构，要根据学校及学院对学生工作的总体要求，结合学院学生工作的实际，制定学院学生工作计划和学院学生管理工作总体规划。

二是协调辅导员工作，对专职和兼职辅导员的工作进行综合管理和考评。学生工作办公室作为二级院系的一个科级单位，负责辅导员工作管理，根据学院学生工作的总体安排协调辅导员的工作量，并对他们的工作绩效进行考评。

三是协调与学校各职能部门及其他院系的关系。学生工作办公室作为学生管理的基层行政部门，要负责落实学校各职能部门下达的各项学生工作任务，保持和各职能部门的密切配合，同时要与兄弟院系的相关部门通力合作，互相交流信息。

由于学校及学院所处的实际发展状况不同，学生工作办公室的工作职能也可能会形成两个阶段之间的过渡状态。总之，处于不同发展阶段，学生工作办公室具有不同的职能。加强学生教育管理工作，必须形成一支素质良好的学生工作队伍。二级学院（系）的学生工作办公室，是学校学生工作承上启下的重要部门，其职能定位清楚，才能充分发挥学生工作队伍的作用。

[1]尹媛.新形势下如何加强院（系）办公室工作[J].新西部，2006（24）.

[2]庄敏.新形势下高校院系办公室工作的新思路[J].扬州大学学报：高教研究版，2006（5）.

[3]郑延平.试论高校院系办公室的协调职能[J].福州大学学报：哲学社会科学版，2001（4）.

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G647.3

A

1673-1999（2010）15-0199-02

王云帆（1981-），女，河南安阳人，重庆科技学院化学化工学院学生工作室主任、讲师；李海荣，男，重庆科技学院化学化工学院党总支书记、副教授。

2010-04-24

重庆科技学院学生工作专项课题。