企业货币资金内部控制问题浅析

2010-08-15张转玲

太原城市职业技术学院学报 2010年10期

关键词：库存现金现金人员

张转玲

（山西交通职业技术学院，山西太原 030031）

〔企业经营与管理〕

企业货币资金内部控制问题浅析

张转玲

（山西交通职业技术学院，山西太原 030031）

货币资金在企业中是流动性最强、控制风险最高的流动资产，是企业生存与发展的保障。企业在监督其使用合理性、提高其使用效益、保护其安全等方面也具有重大的意义。现大多数贪污、诈骗、挪用公款等违纪行为都与货币资金有关。因此，企业应加强管理，建立健全内部控制体系来保证它的安全和完整。对货币资金被非法侵占、贪污等现象的发生进行有效的防治，可以有效地降低企业资金使用成本和企业的财务风险。

货币资金；内部控制；流动性；管理

一、企业货币资金控制概述

（一）企业货币资金的概念及货币资金内部控制

货币资金是指资金循环周转过程中停留在货币形态的资金，是流动性最强的一种资产。按货币资金的用途和存放地点的不同，分为库存现金、银行存款和其他货币资金。现金是指企业拥有的由出纳人员保管的货币，即库存现金；银行存款是指企业存放在开户银行的可随时支用的货币资金；其他货币资金是指除库存现金和银行存款以外的货币资金，包括企业的外埠存款、银行本票存款、银行汇票存款、信用卡存款、信用证存款、在途货币资金等。

（二）企业货币资金的特点

货币资金具有流动性强、涉及面广的特点。任何企业进行生产经营活动都必须持有一定数额的货币资金，持有货币资金是企业生产经营活动的必要条件。企业的生产经营过程，实际上是企业货币资金的收支过程，货币资金收支业务是企业发生最频繁的经济业务。

（三）货币资金内部控制的内容

1.职务分工制度

货币资金业务需要分离的不相容职务的人员分担：授权进行人员和执行人员的职务要分离，如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务；执行人员和审核业务人员的职务要分离，如填写销货发票的人员不能兼任审核人员；执行业务人员和记录业务人员的职务要分离，如销货人员不能同时兼任会计记账工作；实物保管人员与记录人员职务要分离，如会计部门的出纳员与记账员要分离，不能兼任。

2.现金管理与控制。

（1）现金使用范围：根据国家现金管理制度和结算制度的规定，企业支出的各种款项必须按照国务院颁布的《现金管理暂行条例》的规定执行，并在规定的范围内使用现金。

（2）库存现金限额：单位应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应及时缴存银行。库存现金限额由开户银行根据开户单位的实际需要和距离银行远近等情况核定，其限额一般按照开户单位3-5天日常零星开支所需现金确定，最多15天。限额一经确定，必须严格遵守，不得随意超过。

3.授权批准控制

明确审批授权批准的方式、权限、程序、责任。规定经办人员的职责范围和工作要求。

4.监督检查

明确机构及人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。定期检查相关岗位及人员的设置情况；定期查授权批准制度的执行情况；定期检查印章保管情况；定期查票据保管情况。

5.票据控制

明确各种票据的购买、领用、背书转让、保管、注销等环节的职责权限和程序，防止空白票据遗失和被盗。单位应当严格遵守银行结算纪律，不准签发空头支票或远期支票，套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易的票据，套取银行和他人资金；不准无理拒付款项，任意占用他人资金。

二、货币资金控制的意义及环境

（一）加强资金控制对保证货币资金的安全性具有重大意义

1.货币资金是企业资产的重要组成部分。它在企业会计核算中占有主要地位，是企业的重要支付手段。它与其他所有循环关系都十分密切，是企业流动性最强的流动资产。因此，加强货币资金管理，对降低货币资金使用成本、降低企业财务风险、监督货币资金使用的合理性、提高货币资金的使用效益，保护货币资金的安全等方面都具有重大的意义。

2.货币资金是企业流动性最强、控制风险最高的资产。因此，企业应加强货币资金的管理，建立健全货币资金内部控制体系，保证货币资金的安全和完整，防止货币资金被非法侵占、贪污、挪用现象的发生，从而有效地控制企业风险。

3.单位建立健全内控制度的根本出发点是制定内部控制目标。通过良好的内部控制，确保单位库存现金安全。预防被盗窃、诈骗和挪用、私设“小金库”等侵占单位收入的违法行为的发生。

（二）影响货币资金的环境

所谓会计环境是指会计赖以存在的经济环境、政治环境、法律环境、文化环境等客观环境。不同的国家环境使得会计有着不同的特点。作为财务会计核算中一部分货币资金来讲，主要的影响环境还是企业内部本身。

1.管理决策者。管理决策者在内部控制环境中起决定性因素。特别在推行企业领导负责制的情况下，管理决策者的管理方式、领导风格、知识水平、道德观念、法制意识都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因此，管理决策者应加强自身约束，同时可以通过民主集中制、党政联合会等制度加强对其的监督,也可以通过职责分工、授权批准等加强货币资金的监督。

2.员工的职业道德和业务素质。在内部控制每个环节中，各岗位都处于相互牵制和制约之中，如果任何一个岗位的工作出现疏忽大意，均可以导致某项控制失效。

3.内部审计。内部审计是企业自我评价的一种活动。内部审计可协助管理当局监督控制措施和程序的有效实施，能及时发现内部控制的薄弱和漏洞环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。

三、货币资金控制中存在的问题及原因

（一）货币资金控制中存在的问题

1.库存现金收支业务管理的漏洞

一是无凭证无账簿。无凭证无账簿是指出纳人员或收款人员利用经手现金收入的机会，在收入现金时既不给付款方开据收据或发票，也不报账和记账，而是直接将现金占为己有。二是撕毁票据，使用虚假凭证。会计人员或出纳人员对收入现金的票据，乘机撕毁，从而将票款私吞；或用虚假的发票，向客户开票收款或报销，隐匿现金。三是少列、多列总额。出纳人员或收款人员将现金收入或现金支出合计数故意加错，致使现金日记账收入合计数少计、支出合计数多计，从而将多余库存现金占为己有。

2.银行存款收支业务的管理漏洞

一是私自提现，利用转账支票套物。会计人员或出纳人员私自签发现金支票，用于提现或购进商品、物资，不留存根，不记账，将所提现金、所购商品、物资据为己有。二是私自背书转让，出借支票。会计人员利用工作机会将转账支票、汇票及银行本票私自转让给其他单位，或将支票借给他人用于结算，允许他人使用本企业开设的银行账户为其办理转账业务，从中谋取私利。三是涂改银行对账单。出纳人员私自提现后，涂改银行对账单上的发生额，使其与银行存款日记账上的金额相符，以掩盖银行存款减少的事实。四是多头开户，套取利息，截留公款。会计人员利用个别银行间相互拉客户的机会，私自利用企业印章在他行开设存款账户，对收进的款项存入私设的户头，等期末再存入单位账号，将私存期间的利息据为己有。

（二）货币资金内部控制问题形成的原因

1.监督力度不够。对货币资金应做到定期和不定期的检查，检查货币资金业务相关岗位及人员的设置情况以及货币资金授权批准制度的执行情况。

2.没有建立完善的内部会计控制体系，或者没有有效的执行。一般情况下，建立了完善内部控制体系的单位，岗位分工明确，权责分明，各部门、各岗位之间能够形成良好的牵制作用，能够有效地防止货币资金被贪污和侵占。

四、加强货币资金内部控制的措施

（一）实行职能分开原则

要求库存现金实物的管理与账务的记录应分开进行，不能由一个人兼任。企业库存现金收支与保管应由出纳人员负责。经管现金的出纳人员不得兼管收入、费用债权、债务等账簿的登记工作及会计稽核和会计档案保管工作；填写银行结算凭证的有关印鉴，不得集中由出纳人员保管，应实行印鉴分管制度。这样做的目的是便于分清责任，形成一种互相牵制的控制机制，防止挪用现金以及隐蔽流入的现金。

（二）现金收付的交易必须有合法的原始凭证

企业收到现金时，要有现金收入的原始凭证，要保证现金收入的来源合法；企业支付现金时，要按规定的授权程序进行，除小额零星支出须用库存现金外，其他应尽可能少用现钞，而用支票支付，同时要有确凿的原始凭证，以保证支付的有效性。对涉及现金收付交易的经济业务，要根据原始凭证编制收付款凭证，并要在原始凭证与收付款凭证上盖上“现金收讫”与“现金付讫”印章。

（三）建立收据和发票的领用制度

领用的收据和发票必须登记数量和收讫编号，由领用人签字；收回收据和发票存根，应由保管人员办理签收手续。对空白收据和发票应定期检查，以防止短缺。

（四）加强监督与检查

对企业的库存现金，除了要求出纳人员应做到日清月结之外，企业的审计部门以及会计部门的领导对现金的管理工作要进行经常性的突击检查与监督。对发现现金溢余与短缺，必须认真及时查明原因，并按规定的要求进行处理。

（五）企业的出纳人员应定期进行轮岗

一个人长期从事一项工作会形成惰性，不利于提高工作效率，同时可能会隐藏工作中的一些问题和不足。出纳工作每天都与资金打交道，时间长了，容易产生麻痹和侥幸心理，增加犯罪的机会和可能。通过人员的及时轮换，可以避免上述情况的出现，而且对工作人员本身也是一种保护，所以及时进行人员的轮换是非常必要的。

（六）预算控制

预算就是通过对现金投资或使用进行合理的预测，通过较为详细的远期的现金收支预测来规划出期望的收入和所需的现金支出，可精确地规划出企业现有闲置资金是否进行投资和经营中需要借款的额度和时间，以利充分发挥资金的使用效率和盈利能力。

（七）测试与评价

测试是指对企业内部控制情况的了解、检查和评价的过程。目的是确定财务会计信息可予信赖的程度。通过测试，对本期发生的货币资金收付业务作出正确评价，证实其合理性、合法性和效益性。

［1］薛红民.浅议货币资金的内部控制［J］.当代经济，2010，（5）.

［2］阎军生.浅议事业单位货币资金的内部控制［J］.现代经济信息，2010，（3）.