高职院校学生档案规范化管理的对策及其意义

周春霞

(湖北大学,湖北 武汉 430062)

高职院校学生档案是学生在校学习、生活与社会实践中形成的反映学生德、智、体、美等方面全面发展的历史记录,是学校考察、教育和培养学生的第一手材料,是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。伴随着我国高等教育大众化进程的加快,高等职业教育迅猛发展,招生规模迅速扩大,目前已占高等教育的半壁江山。高职院校学生群体人数越来越庞大,学生档案管理工作显得越发重要。高职院校学生档案是高校档案管理的重要组成部分,其管理效率的高低,直接影响着整个学校的管理水平。由于不少高职院校对学生档案缺乏足够重视,而且学生档案管理上存在众多疏漏,因此,我们必须在科学发展观的指导下,积极探索新形势下高职院校档案管理的新模式,把学生档案统筹到学校管理体系之中,不断加强学生档案的规范化管理,为学校改革发展服务,为社会经济发展服务。

一、高职院校学生档案管理存在的问题

高职院校学生档案是学生在校期间各方面表现的真实记录,是学生全面发展和综合素质提高的见证,必须高度重视。但由于不少学校更加重视学生的教育、管理和培养工作,而对学生档案重视不够,因而在学生档案管理上明显滞后。主要表现在:一是对学生档案重要性认识不足,在很大程度上制约了学校档案工作者收集、整理和利用学生档案的积极性和工作的主动性。二是学生档案工作缺乏制度化的管理程序,学生档案收集处于“想交就交,不想交就不交”的不规范状态,制度缺乏甚至形同虚设,导致学生档案收集、整理缺乏规范和管理力度,与学校管理工作形成较大差距;同时,管理人员在管理上流于形式,对档案内容的完整性及档案的去向缺乏及时记录与整理,导致部分毕业生档案去向不明。三是学生档案管理队伍不健全,业务管理水平低下。特别是学籍档案管理人员多为兼职,不仅精力无法保证,而且缺乏必要的业务培训,难以达到档案及时、科学和规范的管理要求。四是传统的档案管理模式陈旧,效率低下,不能适应高职教育事业改革发展的需要,亟需按电子化、信息化发展的趋势进行档案管理模式的变革,以满足高等教育事业发展的需要。五是服务功能有待增强,学生档案不仅在收集、整理、鉴别、贮存等方面存在不足,而且在档案信息资源的开发利用方面严重滞后,阻碍了档案功能的正常发挥,制约了档案管理工作的科学发展。

二、高职院校学生档案规范化管理的基本对策

做好新时期学生档案管理工作,对促进高等教育健康发展起着至关重要的作用。科学规范的档案管理,是衡量学校教育质量和办学水平的一个重要标志。如何做好高校学生档案管理工作,使其走上科学化、规范化、法制化的道路,是高校档案管理工作亟待解决的重要问题。学生档案是高校档案的有机组成部分,笔者认为,应从以下几个方面科学规范高职院校学生档案管理工作,进一步提升学校档案管理水平。

(一)增强各级档案管理人员的档案意识

学生档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分,学生档案详实记录了学校的育人成果,综合反映了学校的办学水平。因此,学校档案工作人员要重视做好学生的档案管理工作,建立健全系统的收集整理、检查核对、鉴别归档、咨询服务的档案工作流程,并通过建章立制等方式予以保证。档案工作者应按档案管理规范严格要求,增强工作的责任感,树立良好职业道德,同时要加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习,不断优化知识结构,提高档案科学管理技能和管理水平,做好新时期的档案管理工作。

(二)做好学生档案管理建章立制工作

为进一步做好学生档案的收集、整理、鉴别、归档等工作,有效地保护和利用档案,必须首先做好建章立制工作,建立一套完整的具有高职院校学生档案管理特色的档案规章制度,如档案收集、整理、检查、核实、归档、登记、考核、评估、奖励制度,明确归档范围、管理职责、查阅条件、交接转递手续等;建立科学的检索方式,方便查找和利用;建立健全档案管理科学化、规范化、系统化的体制和机制。其次,要建立学生档案管理的约束和激励机制,把学生档案的管理纳入学校档案管理工作中,以此激励学生档案管理人员自觉学习科学知识和参加教育培训的主动性和积极性,更新管理知识,提高业务水平和管理技能。

(三)确保学生档案信息的真实与丰富

学校档案馆工作人员要转变工作作风,改变过去“等、靠、要”和事后归档的传统观念,应主动与学校教学、学工等部门工作人员保持密切联系,及时收集学生从入学到毕业的各类档案材料,做到认真检查核实,科学归档保存,确保档案信息真实可靠。时代的快速发展对学生档案提出了新的要求,过去传统方式收集的档案信息在很大程度上不能反映学生发展的全貌,不能完整储备个体全面信息,因此档案工作人员必须适应当今素质教育和复合型人才培养的新形势,不仅要关注学生的学习成绩和品德操行,而且要更加关注学生的创新能力和实践能力,更加重视收集反映学生成长的进步材料,包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等,不断扩大归档范围,通过增加素质教育、复合型人才培养、社会实践和科技创新活动等方面的信息,真实生动反映个体化发展的特征,为学生的成长成才,为用人单位选拔人才提供优质服务,同时也可为学校人力资源的开发提供良好平台。

(四)加快学生档案网络化管理进程

目前,许多高职院校建立和健全了良好的网络服务系统,为实现学生档案网络化管理提供了技术保障,同时,随着计算机科学的飞速发展和计算机应用的普及,档案网络化管理提上议事日程。特别是自 2003年以来,全国普通高招工作实行网上招生,考生信息实现电子化,形成考生电子档案的雏形,为高校学生档案网络化管理奠定了基础。因此,高职院校应与时俱进,加大网络技术在档案管理工作中的应用,开发高职院校学生档案网络管理系统,提高管理效率和管理水平。为加快学生档案网络化管理进程,高职院校应加强对档案工作人员网管技术的培训和指导,使之成为既懂学生档案业务,又懂现代化科技知识的新型学生档案管理人员。与此同时,档案工作人员应在遵循档案工作客观规律的基础上,充分利用以电子计算机为核心的现代技术手段,有计划、有步骤、有系统地将学生档案分类归档,逐步实现档案管理电子化和网络化,完善网络服务系统,以适应高等教育发展和社会经济建设的需要。

(五)做好毕业生档案的追踪工作

随着高职院校招生规模的扩大,就业情景趋好,不少毕业生经过努力奋斗,成为社会经济建设主力军和各行各业骨干。高职院校应建立起与之密切联系,获取信息的渠道,或直接与个人联系、或通过各地校友会联系、或通过新闻媒体获取优秀事迹信息、或编写校友通讯录联系等,通过各种有效途径及时搜集他们的各类信息,加工整理后及时归档。通过档案信息跟踪,特别是通过制作校友通讯录让其感受到母校的温暖和关怀,不仅能让他们了解母校的发展状况,而且能了解其他校友的工作状况,为他们提供了一个关心和支持母校发展的平台。同时,有利于高职院校进一步调整专业设置,改革教学内容,创新管理体制,不断适应社会发展的需要。毕业生档案的追踪,能凝聚校友力量,丰富学校校史档案资源,提高学校办学水平和适应社会需要的能力,扩大学校社会影响,是一项于校友于母校发展都十分有利的重要工作,必须努力做到最好。

(六)加大学生档案开发利用力度

档案必须开发利用,只有通过开发利用才能发挥档案应有的作用和保存价值,更好地为社会服务。学校可在新生入学、校园开放日、节假日和纪念活动中,利用学校丰富的档案资源,举办杰出校友档案展,充分发挥档案资源的社会宣传功能,把静态的档案转化成为鲜活的教育资源,培育学生知校、爱校、荣校情结,激励同学们刻苦学习,奋发有为,争做新时期的有用之才。同时要创新档案利用方法,拓展服务领域,扩大服务功能,在继续做好传统的接待查阅、出具证明、咨询服务等工作的基础上,积极探索档案的开发利用,逐步向档案电子化、网络化方向进军,建立档案信息高速公路,实现档案开发利用的网络化管理目标,最大限度的发挥档案信息资源的价值,获得较好的社会效益和经济效益。

(七)加强档案管理队伍建设

档案管理水平的高低、质量的优劣,取决于档案工作人员的素质,做好新时期高职院校学生档案管理工作,首先必须建立一支相对稳定的管理队伍,应有专职人员从事学生档案管理工作且保持相对的稳定;其次,要注重培养档案工作人员的责任感和使命感,激发他们的工作热情;第三,要加强档案从业人员的业务知识、法律法规的学习,不断提高政治素质、业务素质和创新意识,努力开创学校档案管理新局面。只有真正建立一支政治过硬、结构合理、业务精湛的档案管理队伍,努力探索新时期高职院校学生档案管理的特点和方法,做好学校档案管理工作,才能不断提升高职院校在社会中的竞争力。

三、高职院校学生档案规范化管理的意义

高职院校学生档案是学校档案的重要组成部分。科学规范地做好学校档案管理工作,不仅能发挥档案的社会服务功能,扩大学校的社会影响,而且能丰富学校校史档案资源,弘扬大学精神,促进和谐校园建设。高职院校学生档案的意义,可粗略概括如下。

是学校校史档案教育的生动材料。高职院校毕业生走上社会后,不少人成为社会各条战线的建设者和生力军,在各行各业取得杰出成绩,许多人还成为名家能手,这些档案材料构成学校校史档案的重要内容之一。学校可以结合新生入学教育、校庆和各种纪念活动,充分发挥学生档案的教育功能,激励和引导同学们刻苦学习、克难奋进,自觉开展知校、爱校、荣校行动,促进和谐校园建设。校史档案是校园文化的重要组成部分。校园文化承载着学校的历史,是一所学校最具品位的东西,是一种隐性的教育力量,是学校建设中宝贵的精神财富与精神资源,具有熏陶、教育、感化和激励的重要作用,对于提升大学生的精神境界,增强育人化人的校园氛围,激励大学生开拓创新、奋发向上,增强集体荣誉感、社会责任感和历史使命感,都具有特别重要的意义。

是扩大学校社会影响的重要窗口。校史档案是学校对外宣传、展示悠久办学历史传统与成就的重要窗口。学生档案是校史档案的重要内容,高职院校学生档案资源十分丰富,许多学生毕业后产生了重要的社会影响,因此必须重视学生档案的建设与管理,要在深化内涵、创建服务特色方面下功夫;要注重创新,运用新兴的信息技术与管理方法,及时更新档案内容,使档案功能得到持续的发挥;要不断完善档案日常征集机制,做到传统档案与现实档案征集相结合;要在推动大学校园文化建设、精神文明建设,发挥大学的社区教育功能等方面发挥重要作用。

是衡量高校办学水平的重要尺度。档案管理工作是高校管理工作的重要组成部分,科学规范地做好新时期学生档案管理工作,是高职院校自身健康发展的需要,是提高工作效率和办学水平的必要条件。学生档案是反映学生基本情况和综合素质的重要载体,它不仅记录了学生德、智、体、美、能各方面的成长过程,而且能进一步体现出学校的办学质量和管理水平。真实丰富的学生档案和科学规范的档案管理,为回顾学校发展沿革,考察学校办学水平、师资队伍结构、学生综合素质等环节提供了重要凭证;为展望学校发展,科学制定发展规划提供第一手资料,是进行科学分析、取长补短、制定规划的重要依据;为加强学生思想政治教育工作,激励学生适应社会需要刻苦学习,全面提高综合素质和社会实践能力发挥重要作用。

是做好学校档案开发利用的有效途径。加强学生档案规范化管理的目的,就是要促进档案资源的有效开发。档案的价值和意义是通过为社会服务而实现的,因此,学校要在搜集、保存、管理好学生档案的基础上,最大限度的做好档案资源的开发利用工作。一是要认真做好学生档案材料的收集、审核、归档等基础工作,并结合学校实际进行档案编研工作,编制方便查阅的检索工具,以满足各方面人士咨询、查阅的需要;二是要开展周到热情的服务,通过不断改进和创新工作方法,提高工作效率;三是要认真做好学生档案的传递工作,确保档案运转安全及材料完整,为社会提供优质服务。只有科学规范地做好学生档案管理工作,才能最大限度地发挥高校学生档案的社会服务功能,扩大学校的社会影响,对于促进学校可持续健康发展和提升学校社会竞争力有重要意义。

[1]杨莉.浅谈高校学生档案管理工作 [J].云南档案,2008,(1).

[2]周冀.也谈高校学生档案的管理与开发利用 [J].浙江档案,2005,(1).

[3]解利.高等院校学生档案管理新思路 [J].内江科技,2006,(9).