新形势下高校对外接待工作优化的思考

丁 坤

近年来，随着社会经济的快速发展，高校出现了前所未有的繁荣发展态势，高校与政府部门、科研机构、兄弟院校、新闻单位等之间的交流日益频繁，这就对高校对外接待工作提出了新的要求。新形势下高校对外接待工作是一项系统工程，必须始终坚持服务于学校的中心工作和改革发展大局，不断丰富内涵，按照科学的流程和规范的要求，积极探索优化措施，从而实现服务要素的最佳组合。

一、充分认识新形势下高校对外接待工作的重要性

新形势下高校对外接待工作，是学校展示管理水平和工作形象的“窗口”和“门面”，是高校联系内外、沟通上下的“纽带”和“桥梁”，是推动高校教学、科研和社会服务的有效渠道之一，有利于提高学校知名度，也有利于增强公众的认同感。不能仅仅把对外接待看成日常性的事务工作，而应把它放在学校改革发展的大局中去思考，把它作为全校行政工作的一个重要组成部分。

高校对外接待工作也可以提供相互学习的机会，不能满足于简单的迎来送往。要意识到每一次接待，都是一次难得的学习机会。要把对方的来访看成是一次请进来的交流，在繁忙的工作中，这种面对面的交流来之不易，在满足来宾要求的情况下，坐下来倾听，也会受益匪浅。同时在兄弟院校间、上级单位间创造良好的合作氛围，对学校的发展也会起到推动作用。

高校对外接待工作是一项十分琐碎的工作，看起来都是一些小事，但却不是小事，办好了是小事，办坏了就误事。特别是重要的接待任务，办坏了就没有补救的机会，必须确保万无一失。

随着贯彻落实科学发展观，建设和谐节约型校园，高校国际交流进一步加强，校企合作日益广泛，高校对外接待工作的责任更加重大，内容更加丰富，服务领域更加宽广，作用也会越来越重要。

二、切实把握新形势下高校对外接待工作的原则

（一）遵纪时效原则。接待工作要依据党和国家的政策法规，根据组织纪律制度进行接待安排。坚持时效性，所有接待人员都必须守时，有较强的时间观念和超前意识，提前把活动日程告诉来宾，并做好准备工作。特别是重要接待任务经过路线、参观点、重要活动等所用的时间，必须做到准确无误。

（二）对口对等原则。接待工作要根据实际工作的需要进行，与工作无关的事情和人员要给予明确的拒绝和解释，避免影响工作。对来宾实行对口对等接待，即根据来访者的身份安排相应级别的领导和人员接待；按来访者所在单位性质和来访内容，请相应的主管校领导和职能部门出面接待。

（三）以人为本原则。在对外接待中，要始终坚持以人为本，突出人性化服务，融“情”于接待当中，做到接待用心、以情感人，努力在人性化服务中进一步丰富接待内涵。做到“以客人为尊”，把人性化的理念注入到每一个接待环节中。

（四）友好礼貌原则。所有接待人员要遵循礼仪规范，注重礼貌，衣着得体，言语亲切，热情友好，礼节到位，尊重来宾的社会文化习俗，注意把握好分寸和尺度。对来宾提出的任何问题或要求，都要作出礼貌、热情的回应，做到朴实、真诚、热情，使来宾有宾至如归的感觉。

（五）高效节约原则。接待工作是教职工关注的热点问题，涉及学校的形象，高校对外接待要恪守精简高效、厉行节约的原则。工作安排要从实际出发，缩减参与人员，提高接待效能；厉行节约，杜绝铺张浪费；接待服务要突出安全优质、舒适方便、高效快捷，建立接待节约目标责任制。

三、积极探索新形势下高校对外接待工作的优化措施

（一）更新理念，传播文化。在新形势下，接待人员应及时更新观念，充分认识到对外接待工作的重要性。通过接待工作，学校可以树立形象，展示实力，可以积累丰富的关系资源。因此，必须把对外接待工作看作是学校行政工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在安排食宿、迎来送往的低层次上。接待人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的责任意识、机遇意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表学校形象”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。

（二）发扬精神，优化素质。从事接待工作没有良好的心态和素质，没有实干、敬业和吃苦的精神是不可能干好的。要把严格管理、提高素质当作高校对外接待工作的大事来抓，逐步形成接待人员“勤俭、效率、规范、务实、奉献”的优良风气。接待人员要发扬奉献精神，经得起苦累忙碌的考验，经得起默默无闻的平淡，经得起浮华喧嚣的诱惑，做到宠辱不惊、物利两忘；要发扬敬业精神，形成敬业爱岗的良好氛围；要发扬协作精神，做到相互补台不拆台、相互支持不设障、相互协作不梗阻，真正形成“搞接待一股劲”的浓厚氛围。

（三）部门协同，立体接待。高校对外接待工作要建立以学校办公室牵头，各职能部门、教学单位及有关专家教授协同机制，形成整体联动、运转有序、步调一致的立体化接待格局。学校办公室要整合接待资源，充分利用学校各种接待服务设施，强化组织协调。按照服务程序化、管理规范化、队伍专业化、作风军事化的标准，精心策划，周密组织，有效实施。各相关部门要注重发挥自身优势，增强主动性，以服务中心工作为己任，以学校改革发展为大局，各司其职，密切配合，使接待工作与人才培养、科学研究、学术交流互为补充，互相促进，以实现各生产要素效益最大化。

（四）突出特色，营造氛围。高校对外接待工作要充分彰显个性，突出高校人才培养、科学研究和社会服务的功能，在考察线路安排上“营造”校园气氛，如考察教学、科研现场，安排学术活动、师生交流等，增加接待工作中的学术含量，体现高校的教学、科研中心工作的地位。高校人才济济，要注重发挥专家教授的“名人功效”，在安排接待时，根据需要，适当邀请知名专家、知名教授等参加接待环节，往往能取得意想不到的效果，既有利于提高学校的声誉和社会地位，又有利于增强社会公众的认同感。

（五）规范操作，周到细致。接待工作是一项于细微之处见真情的工作，细心决定服务质量，“细节决定成败”。一是要认真细致地做好接待准备工作，制订详细的接待工作方案，客人的餐饮和住宿、参加接待的人员、参观的路线等都要事先确定，每一个细节、每一个环节都要准备充分、考虑周全。二是在接待过程中，要严格按照接待方案进行程序化运作，坚持“精益求精、一丝不苟、严而又严、细而又细”的原则，使接待工作中的各个环节有序衔接，必要时可以制作接待工作明细表，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的稳定性、有序性和连续性。三是接待任务完成后要及时认真总结，找出存在的问题，提出整改措施，精益求精，不断提高接待工作水平。

（六）高效机动，紧张有序。虽然接待方案事先就制订好了，但在实际接待过程中，常常会有一些意想不到、突如其来的事情发生，比如来宾的人数有变化、来宾抵达时间推迟、参观路线临时变化等。这些事情的发生都具有突然性，我们要在短时间内迅速作出正确的判断，采取行之有效的应对措施，确保接待工作顺利进行。因此，接待人员一要头脑灵活，随机应变，遇到情况发生变化时，要及时请示和协调，根据需要迅速调整方案，并尽快通知参与接待的有关部门和人员；二要冷静沉着，准确掌握不断变化的情况，及时果断处理，切忌急躁惊慌；三要雷厉风行，高效工作，保证各项应对措施迅速落实到位，真正做到忙而不乱。

（七）追求卓越，不断创新。接待工作是一门“遗憾的艺术”，没有最好，只有更好。这就要求接待人员必须具备追求卓越的执著精神，与时俱进，不断创新，积极探索能够更好地反映学校精神与文化特色的接待方式和方法。新形势下，只有接待人员结合学校自身实际，自觉创新接待工作思路，丰富接待工作内容，才能推动接待工作不断发展。比如接待人员通过向来宾发放包含天气预报、学校概况、日程安排、食宿安排等内容的温馨提示卡，展现热情周到的服务；通过佩戴有个人照片、姓名、职务的工作牌，展示良好的对外形象等。这样，接待工作才具有时代特征和高校特色。

总之，优质高效的对外接待工作，既可以展现学校的良好形象，给来宾留下美好而深刻的印象，又可以为学校赢得良好声誉，有助于学校获得社会公众的信任和支持，提高学校在同行中的竞争力。新形势下，只有对外接待人员结合自身实际，不断探索和研究做好接待工作的新途径，开拓思路，丰富内涵，才能推动对外接待工作不断创新，在高校发展中发挥更大作用。

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