论高校经济责任审计档案的作用及其管理制度

谭 萍 毛 剑

（1湖南广播电视大学 纪委监审部；2湖南网络工程职业学院 教务处，湖南 长沙 410004）

从根本上说，任何一种审计都是经济责任审计，也就是说，广义的经济责任审计包括一切审计。而狭义的经济责任审计，则是特指我国在近些年来出现的旨在明确国家机关和国有企业事业单位领导人的经营管理责任而进行的一种审计活动，这也就是通常所说的任期经济责任审计或者离任审计。近年来，随着我国高校经济活动的日益频繁，高校经济责任审计工作已逐步成为高校内部审计工作的重点，成为健全高校内部管理体制的一个重要环节。而在此过程中，建立高校经济责任审计档案具有十分重要的作用。我们必须提高对高校经济责任审计档案作用与功能的认识，并建立和健全相关的管理制度。

一、高校经济责任审计档案的作用

首先，高校经济责任审计的作用不同于常规审计。

常规审计的主要作用是维护财经法纪，改善高校的日常经营管理，提高经济效益，其出发点是被审计单位和国家的经济秩序。而高校经济责任审计的主要作用则是分清经济责任人任职期间在本部门、本单位经济活动中应当负有的责任，为组织人事部门、纪检监察机关和其他有关部门考核、使用干部提供参考依据。一般来说，高校经济责任审计对象包括学校党政领导、学校各职能部门（财务、基本建设、后勤、教务、学生、人事部门）机关处室行政负责人、二级部门或单位（分院、系、所、馆、部）负责人、校办企业领导人等经济责任人和这些部门或单位的经济活动及其反映的经济责任。

通过对领导干部进行定期的经济责任审计，为高校每一位党政领导干部建立经济责任审计档案，不仅能够全面、客观地反映领导干部在任职期间所承担的经济责任和工作实绩，及时、准确地掌握被审计单位的资金流向和基本情况，而且可以作为领导干部调任、选拔、调整、聘任、免职的重要参考依据，有利于加强对干部的管理和监督，也便于上级领导随时掌握高校领导干部的执政信息，分析其合法性、合理性和效益性，并对照检查其内控制度和执行财经纪律情况，强化经济责任审计动态管理。

其次，高校经济责任审计档案是解决事后审计向事前和事中审计转移的有效方式，有利于缓解高校党政领导干部因换届造成的审计时段长、时间紧、任务重的矛盾，是提高高校审计质量的有效途径。

目前，国内高校经济责任审计大多是在领导干部换届换岗的时候进行的，往往都是先离任，后审计。组织部门在考核任用干部时，难以将任期经济责任审计评价结果作为干部任用的依据，造成用人与审计脱节。即使以后该干部被查出了问题，也往往因为人已经离任而不了了之。这种审计评价结果使用的滞后现象，削弱了经济责任审计对领导干部的监督职能。

此外，由于高校经济责任人任职期一般比较长，如果进行全面审计，涉及的审计范围时间跨度很长，审计工作量很大，且其任职期间的国家经济政策、财务管理制度、上级考核要求及单位内部管理机制也会发生一定的变化，客观上要求对财务状况进行可比性调整分析，这也增加了审计的难度和工作量。因此，高校在进行常规财务收支审计、专项审计、效益审计等审计项目时，应将涉及到领导干部经济责任与个人廉洁自律的资料存入其个人的经济责任审计档案，以备经济责任审计时利用，从而减少重复审计，节约审计资源，也可较好地解决经济责任审计任务重与审计力量不足的矛盾。

最后，高校经济责任审计档案是高校审计工作发展的原始记录，是研究高校审计工作的真实史料。

总结高校审计工作的历史经验，探索高校审计事业发展的客观规律，都离不开真实的档案史料。因此，建立高校经济责任审计档案既可为现实工作提供信息，又可为后人提供借鉴，从而推动高校审计工作的发展。

二、高校经济责任审计档案的管理制度

根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《县级以下党政领导干部任期经济责任审计暂行规定》（中办发〔1999〕20号）和中央纪委、中央组织部、国家监察部、人事部、审计署印发的《关于将党政领导干部经济责任审计范围扩大到地厅级的意见》（审经责发〔2004〕65号）精神，国家教育部先后印发了 《关于切实做好经济责任审计工作的通知》（教财 〔2000〕21号）、《教育部关于做好领导干部经济责任审计报告交接工作的通知》（教财 〔2007〕2号），对教育系统经济责任审计工作提出了明确要求。2007年7月教育部又印发了 《关于进一步加强省属高校领导干部经济责任审计工作的意见》的通知。高校审计部门和档案部门应按照国家的相关法律和规定，结合各高校的具体情况，制定适合本单位的经济责任审计档案的管理制度。

首先，建立和健全高校经济责任审计档案的立卷、归档制度，统一立卷归档的范围标准和要求，保证经济责任审计档案的完整性和安全性。

高校经济责任审计档案保存的主要内容有：被审计单位的机构设置、业务范围、职责分工等相关资料；被审计领导干部的基本情况、任职时间、离任时间及原因；被审计领导干部主持或参与进行的高校重大经济决策的相关材料及会议记录；被审计领导干部廉洁自律情况；被审计单位国有资产保值增值及资产、负债、所有者权益变化情况；被审计单位领导办公会议及党组会议的记录；审计部门对被审计领导干部任期经济责任履行情况的民主测评与调查情况；审计组作出的对被审计单位或单位领导干部的处理、处罚决定，等等。

各高校还应建立经济责任审计档案数据资料库。关于数据的搜集，可以通过不同的途径完成：充分利用年度财政、财务收支审计和专项审计的结果；通过审计调查来搜集；开展任期内的定期审计；借用社会审计组织和内部审计机构的审计结果，等等。

其次，建立和健全高校经济责任审计档案的移交保管和借阅的相关制度，严格规定高校经济责任审计档案保管和借阅的程序和方法，防止档案的毁坏、遗失和泄密。

经济责任审计档案不仅反映了审计部门的审计监督活动，而且记录了被审计人员执行国家政策、法律、法规的情况，有的涉及被审计对象的部分保密材料，有的还记录了被审计人员违反财经政策与犯罪的事实和证据。因此，经济责任审计档案保密性强，必须按照有关规定分门别类确定密级、排序、装订成册，做好档案的分类、编目、登记和保管工作，并编制移交目录，经保管人、部门领导审核签字后，送有关领导审批移交学校档案部门保管。

经济责任审计档案由于保管期限已到需销毁的，应由审计处编制销毁清册，经校长审批后，由审计处、纪委、档案管理部门按销毁清册共同清点核实，进行销毁。

经济责任审计档案不得借出。如有特殊需要，经单位负责人批准，可以在审计部门或档案部门查阅或复制，并办理登记手续。严禁在档案上涂画、拆封和抽换。高校内部人员查阅有关经济责任审计档案，需经分管领导同意，档案管理人员详细登记查阅档案时间、名称及归还时间，并由查阅人员签字。外部人员前来查阅、复印或借阅的审计档案需经分管校领导签字审批后，方可办理有关查阅手续。

最后，建立和健全高校经济责任审计档案负责人和审计档案员的责任制度，保证有领导直接分管审计档案的管理工作。

由于历史的原因，许多高校没有设专职的内审档案管理人员，很多重要的审计工作资料没有统一归档保存，只是审计部门留存。可想而知，随着时间的推移和人员的变动，势必会造成许多重要的经济责任审计档案资料的散失。有的高校虽有专门的审计档案人员，但没有经过专门的培训，业务不熟悉，对经济责任审计档案的分类归档范围和标准不清楚，工作随意性较大，很多应该归档的资料没有及时收集起来。因此，高校应制定专门的经济责任审计档案员责任制度，明确档案员的职责和权限，促进高校经济责任审计档案管理的制度化、规范化、科学化。

总而言之，面对高等教育发展的新形势新要求，我们应进一步理清思路，以求真务实的态度，努力探索和把握高校经济责任审计档案工作的内在规律和特点，通过建立和健全高校经济责任审计档案制度，不断促进和加强高校管理和监督工作。

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