浅议卫生职业院校毕业生档案管理的现状与对策

郑 慧

（甘肃省中医院人力资源部，甘肃 兰州 730070）

浅议卫生职业院校毕业生档案管理的现状与对策

郑 慧

（甘肃省中医院人力资源部，甘肃 兰州 730070）

为了适应新时期组织人事工作对人事档案管理的新要求，档案工作由保管、记录活动的证据，变为确保这种证据的确产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案管理人员也因此由消极的文献记录者、保存者，变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中，具有明确历史责任感的积极干预者。这一系列的变化迫使档案管理者尽快地调整自己，提高自身素质，努力改变目前知识老化、新技术知识较为贫乏的问题。

卫生职业院校；毕业生档案管理；现状与对策

1 目前卫生职业院校毕业生档案管理工作的现状

1.1 对学生档案管理的重要性认识不够

长期以来人们对人事档案管理工作的认识都存在一些误区，尤其是重视教学质量的卫生职业院校，认为人事档案管理工作就是抄抄写写、保管档案的事务性工作，工作人员只要“守好摊”，不丢失资料，不泄密，能应付调档、查档就行了。因此很多单位往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，导致人事档案管理工作者长期处于被动、应付的工作状态，难以高质量地为人事档案管理工作服务。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

各级卫生职业院校档案管理人员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案管理的重要性、要求以及档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且个别档案管理人员身兼数职，对档案管理工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有对材料及时进行整理、归档，严重影响了档案管理水平。在设备配备上，大多采取因陋就简、因地制宜的原则，融办公、阅档、仓库为一室，档案室既无铁门、铁窗等基本防盗设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段停留在较低的水平上。此外，管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。由于反复调用原件，造成文件纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

1.3 档案管理不规范，材料不完整，档案移交不及时

部分卫生职业院校配备的学籍管理人员不是从事档案管理的专业技术人员，管理人员本身就缺乏人事档案管理的专业素质，又不熟悉人事档案管理业务，加之单位对档案管理人员的业务培训一般不是很重视，使档案管理队伍素质参差不齐，从而造成学生档案管理不规范；而且大多数档案管理人员往往只是将材料放入档案盒，没有对其进行及时的整理归档，这严重影响了档案管理的水平和档案的质量。大部分毕业学生的档案材料没有分类、不编页码，学籍、材料混装在一起，甚至有缺漏、缺失，造成转到用人单位的学生档案基本是所有材料都没有类别、顺序等，如同年同校同专业的毕业生，档案的材料不一致、不统一，给单位的档案整理和管理工作带来一定的困难。个别卫生职业院校没有及时将已经报到的学生档案转到其接收单位，甚至转到了错误接收地，从而造成部分学生的人事档案丢失。

1.4 档案内容参差不齐

毕业生评语、学校结论是用人单位使用、培养、发展毕业生的可靠依据。我们发现有些学生的评语具体，没有大话，能客观评价学生的优缺点，突出学生特长，结论明确不含糊；而个别学生的评语则含含糊糊，看不清学生特点；有些评语则是一点论，教师对喜欢的学生溢美隐恶，而在其不喜欢的学生评语中出现这也不好那也不行的语句；有的评语中喜欢讲大话、空话，“高举”、“坚定”、“最最”等词语泛滥，违背了档案材料求真防假、不溢美、不隐恶、实事求是的原则，让人感觉档案不能客观、真实地反映学生的全貌。

2 解决卫生职业院校毕业生档案管理环节薄弱的对策

（1）各级卫生职业院校领导应高度重视学生档案管理工作，把它纳入到议事日程。定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立学生档案管理达标、升级考核机制，实行定性定量考核、分级分类指导、等级升降、动态管理，进一步推进学生档案管理工作的制度化、规范化和科学化建设。

（2）加强学生档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质。选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事学生档案管理工作，并注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分调动他们的积极性和创造性。加强档案管理工作的基础建设，加大资金投入，配备先进的计算机管理设备，配备坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全措施应经常检查，档案库房、阅档室和档案管理人员办公室应分开。

（3）各级卫生职业院校应选配政治素质好、业务能力强，具有良好的心理素质，热心人事档案管理工作，精通信息技术，熟悉计算机操作的人事档案管理人员。要重视学生人事档案管理人员的岗前培训工作，做到先培训、后上岗，在岗人员要定期进行知识、技能培训，使其不断更新知识，提高技能。

（4）进一步规范学籍管理，确保归档材料完整入档。管档人员应认真、细心工作，绝不能出现错统、错登、错装、漏装现象；认真做好成绩、奖惩的核实及誊写工作，把每位学生每学期的期评成绩誊写到毕业生登记表的成绩栏里，每位学生的奖惩情况誊写到毕业生登记表的奖惩栏里；把学生入学时的新生登记表、体检表、团员材料、每学期的总结鉴定表、实习鉴定表、毕业生登记表、技术等级审批表以及其他材料，按时间顺序一一整理，装订成册，填写卷内目录；学校应组织专人认真对毕业生登记表里的4个结论逐个检查，按照领导是否审查，是否签字盖章，年月日是否按规定的内容书写来检查。

总之，社会的发展，科学技术的进步，使档案管理工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。档案工作由保管、记录活动的证据，变为确保这种证据的确产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案管理人员也因此由消极的文献记录者、保存者，变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中，具有明确历史责任感的积极干预者。这一系列的变化迫使档案管理者尽快地调整自己，提高自身素质，努力改变目前知识老化、新技术知识较为贫乏的问题。为此，希望各级卫生职业院校加大对学生档案管理人员的培训力度，进一步规范和健全档案管理人员业务培训机制。

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1671-1246（2010）20-0040-02