基于SaaS的中小企业信息化研究

杨霖华

基于SaaS的中小企业信息化研究

杨霖华

(重庆教育学院工商管理系,重庆400067)

软件运营服务(SaaS)为中小企业通过信息化提高管理水平提供了一个可行的模式。根据中小企业和SaaS的特点分析了基于SaaS的信息化建设存在的个性化需求难以满足、数据安全风险等问题,进而从管理信息系统实施的角度提出了中小企业基于SaaS的信息化对策建议。

SaaS;中小企业;信息化

党的十七大提出了信息化与工业化融合,走中国特色的新型工业化道路,进一步明确了信息化在加快结构调整、构建现代产业体系、转变发展方式中的作用。大力推进中小企业信息化与工业化融合,是实现信息化发展战略目标的重要举措,对提高中小企业管理水平,推动中小企业产业结构优化升级具有十分重要的意义。据统计,目前我国中小企业数量已超过4 200万家,预计未来5年还将保持7%～8%的年增长率。购买、实施和维护 ERP、CRM等传统管理软件的成本太高,压抑了中小企业对信息化建设的积极性和投入[1]。SaaS(soft as a service,又称“软件运营服务”)为中国广大中小企业开展信息化建设,引入管理信息系统提供了一个可行的模式。

一、传统中小企业信息化存在的问题

信息化是提高管理质量,降低运营成本,提升企业竞争力的有力手段。传统的信息化实施模式以软件许可模式为主,企业需要一次性支付软件许可费,同时购买相关硬件、构建网络通信系统等,有些还需要聘请实施顾问。随着市场竞争的加剧,中小企业对信息化的需求日趋迫切。然而中小企业通过传统软件许可模式实施信息化的过程中却面临诸多问题[2]。

(1)中小企业面临的资金压力大,IT预算少。我国中小企业数量众多,在发展过程中都不同程度地面临资金压力。次贷危机爆发后,中小企业的处境更加艰难,资金压力巨大甚至面临生存危机,因而其IT预算也十分有限。面对软件许可模式实现信息系统需要的大量建设成本及后期维护成本,中小企业无能为力。

(2)建设管理信息系统的专业人才匮乏。中小企业自身的软硬件技术设备基础较差,另外由于薪资待遇及发展空间的局限,难于吸引或留住实施信息化所必需的人才,没有足够的能力承担信息化项目实施及后期维护任务。即使勉强实行信息化,人才匮乏也降低了其实施信息化的成功率。

(3)管理不规范。相对于大型企业,我国中小企业的管理很不规范。业务流程、财务制度、决策过程、控制过程都缺乏规范,随意性强,一些家族企业甚至处处以老板及其亲属的意志为标准。这种松散随意的管理模式加大了信息系统的实施难度。

(4)业务变化快。中小企业的一大特点在于灵活性,主营业务能够根据市场变化作出快速反应。然而不同行业的管理信息系统具有独特性,灵活多变的业务选择增加了实施管理信息系统的难度。

二、基于 SaaS的中小企业信息化的优势、特点及存在问题

(一)基于SaaS的中小企业信息化的优势与特点

SaaS以租用的方式在线获得软件服务。用户可以根据自己的实际需求,通过互联网向服务提供商订购所需的应用软件服务,按订购的服务多少和时间长短向服务提供商支付费用,并通过互联网获得服务提供商的服务。相对于传统信息化实施方式,对于中小企业而言,基于SaaS的信息化实施方式体现出下列优势与特点[3]:

(1)有效降低企业的成本。在SaaS模式下,中小企业只需支付租用费,通过 Internet即可实现ERP、CRM等管理信息系统应用,并享受到相应的硬件、软件和维护服务,享有软件使用权和升级的服务。SaaS为企业节省了大量硬件设备、软件以及通信设备投资、人力资源培训投资。

(2)推动企业快速实现信息化。SaaS使用的是随插随用(plug-and-play)的应用软件,其远程主机托管的商业模式大大节省了系统架设的时间与成本,能够快速实现信息化。

(3)无需企业维护和管理。系统的维护与更新交由专门的SaaS提供商负责,企业无需专门的维护和管理人员,很大程度上缓解了企业在人力、财力上的压力,使其能够集中资金对核心业务进行有效的运营。但同时也能得到最新的技术应用,满足企业对信息管理的需求。

(4)“先试后买”降低了信息化实施风险。SaaS让软件提供商与客户之间的沟通更加透明,在保证价格和功能公开公正的同时,为潜在用户提供“先试后买”的消费体验,让用户提前评估使用后的效果,大大降低企业信息化的实施风险。

国家政策的引导,市场竞争的加剧,都是推动中小企业信息化的重要因素。但高额的信息化建设投入、信息化实施风险、人才匮乏等都成为中小企业信息化建设的重要阻力因素。SaaS解除了中小企业的信息化顾虑,势必会被更多的用户认可。因此在未来几年中小企业信息化建设的高潮中,SaaS必将成为重要的推动力量。

(二)基于SaaS的中小企业信息化存在的问题

尽管基于SaaS的信息化实施方式解决了中小企业资金匮乏、人才不足等问题,有助于其快速实现信息化,但也有新问题阻碍其基于SaaS的信息化建设[4-5]。具体体现在:

(1)企业的个性化需求难以满足。目前SaaS市场尚处于产业发展的初级阶段,市场还没真正发展到依用户需求驱动来拉动市场的阶段,而是更多依靠厂商方面来进行市场的推动。标准化的产品与服务尽管可以满足一部分中小企业的信息化需求,但更多的个性化需求却难以通过SaaS形式获得满足。

(2)存在数据安全风险。在中国,由于信用体系和信任心态缺失的因素,大部分企业都会避免将其重要资料存储在第三方场所,或者利用公共平台进行处理。而SaaS涉及的数据往往事关企业的机密, SaaS模式下企业将面临数据丢失风险和数据泄漏风险。

(3)企业信息化完全依赖软件服务提供商的技术支持。中小企业缺乏专业信息化技术人员,其基于SaaS的信息化建设完全依赖软件服务提供商,软件服务提供商的专业能力和售后服务质量对中小企业信息系统的应用效果至关重要。一旦软件服务提供商技术支持响应不及时,或者软件服务提供商停止运营,这对企业管理的正常运营都可能造成破坏性的影响。

(4)项目管理缺失。传统的信息化实施方式非常注重项目管理,一般软件提供商会为实施企业派驻专门的技术支持辅助企业实施信息化,一些大的项目,还会高薪聘请管理咨询公司作为实施顾问解决项目实施中遇到的各种问题。中小企业缺乏信息管理人才和IT预算,无法依赖自身力量或聘请顾问进行系统的项目管理。而SaaS提供商基于成本预算的原因也无法像传统信息化实施方式那样为每个客户安排技术支持提供上门服务,因而,基于SaaS的信息化中的项目管理基本上处于空白状态。中小企业只能在软件提供商有限的技术支持的基础上摸着石头过河,这大大增加了信息化的风险。

(5)后期财务成本的不确定性。中小企业基于SaaS的信息系统一旦成功实施,其对服务提供商的高度依赖致使其转移成本较高。目前金蝶友商网、用友伟库网等代表性SaaS服务提供商的产品收费模式都是根据用户数、使用模块及使用时间来收费。一旦服务提供商提高服务价格或改变计价模式,中小企业将面临财务成本的不确定问题。

三、基于SaaS的中小企业信息化的对策建议

中小企业的信息化一直是个难题,SaaS方式的出现为中小企业信息化提供了一个可行的途径。针对基于SaaS的中小企业信息化面临的新问题,其实施过程必须审慎,应做到以下几点。

(1)需求调查。传统的企业管理信息系统建设中特别重视需求调查,而中小企业在进行基于SaaS的信息化的过程中也不能忽视需求调查。需求调查要在整个系统建设开始之前进行,在需求调查阶段应弄清企业的生产、经营和管理过程中的所有细节。基于SaaS信息化的需求调查可以分为两个阶段:初步调查和详细调查。在初步调查阶段从用户需求、现有企业的运行状况、管理方式和基础数据管理状况、现有信息系统运行状况等对企业展开调研,然后考虑基于SaaS的系统建设方案是否能够解决企业的管理问题,是否具有可行性;在详细调查阶段,要对企业详细的管理业务流程、数据流程进行调研,先期调研将对后期SaaS服务提供商的选择提供依据。

(2)谨慎评估选择SaaS服务提供商。现在市面上的SaaS产品琳琅满目,用友、金蝶、速达、管家婆等纷纷推出了自己的软件运营服务。专业的SaaS提供商拥有完善的服务体制和可靠的安全保证,拥有成规模的数据中心,而中小SaaS提供商则具有价格优势。中小企业要根据SaaS提供商的资质、客户服务水平、SaaS从业人员的资质与声望、SaaS的成功应用案例、SaaS价格、SaaS的数据管理方式与管理能力等方面进行筛选,考察SaaS提供商能否提供本企业所需的应用系统,能否提供强大快速的网络通信能力以及能否保证其服务数据的安全性。

(3)信息化与企业流程优化相互促进。我国中小企业大多采取相对松散随意的个性化的管理模式,而现在市场上的SaaS服务都是基于标准业务流程的,这增加了基于SaaS的企业信息化的实施难度。持续运用信息化手段和不断进行流程的优化,是企业提高管理决策及运营效力的有效手段,中小企业在进行信息化之前,要在前期需求调查的基础上,对现有企业流程进行优化。

(4)信息化过程中的风险控制。SaaS软件的在线应用、托管服务等特点,使得中小企业将承受新的信息化风险,比如实施过程风险、信息泄露与丢失风险、服务提供商破产风险、价格变化风险等。SaaS应用模式下的风险管控问题亟待解决,这些问题的解决需要中小企业和SaaS提供商的共同努力。可以通过需求调查、技术支持等降低项目实施过程风险;通过双方契约、SaaS提供商完善的系统安全防护体系降低信息泄露风险;通过对SaaS提供商的审慎评估降低其破产倒闭可能带给中小企业的风险;通过双方价格契约降低中小企业面临的价格变动风险。

依托SaaS破解中小企业信息化困境需要解决企业的个性化需求、数据安全、技术支持等多方面矛盾,这除了要有SaaS服务提供商和中小企业的努力,还要有政府的支持、健全的法律法规保障和约束等多种力量来共同推进。

[1]易观国际.中国SaaS市场用户调研报告2008[R/OL]. [2010-06-19]. http://www.eguan.cn/cache/1208/ 85952.html.

[2]陈婧,王伟军,桂学文.基于SaaS的中小企业信息化管理模式变革[J].图书馆学研究,2008(8):98-101.

[3]马立林,李红.基于SaaS模式的中小企业信息化模式探讨[J].中国管理学信息化,2009(1):78-81.

[4]魏玲,李长云.基于 SaaS的中小企业信息化建设探讨[J].科技与管理,2009(3):74-76.

[4]孙丽.中小企业信息化实施SaaS模式的问题及对策分析[J].商场现代化,2009(3):79.

The SMEs information research based on SaaS

YANG Linhua
(Department of Industry and Business Administration, Chongqing Education College,Chongqing 400067,China)

Soft as a service(SaaS)provides a viable model for SMEs to improve management through IT.The problems in the construction of information based on SaaS are analyzed such as difficulty to meet the individual needs,data security risks and so on.Then we suggest how to construct an information system based on SaaS from the angle of the Management Information System Implementation.

SaaS;SMEs;information

C931.6

A

1671-9476(2010)06-0124-03

2010-08-03;

2010-09-28

重庆教育学院科研项目“基于SaaS的中小企业信息化研究”(KY200929B)。

杨霖华(1978-),女,辽宁鞍山人,讲师,博士研究生,主要研究方向为电子商务、管理信息系统。