谈高校办公自动化对秘书工作的影响

陈宝亚

（浙江工商职业技术学院，浙江宁波315012）

谈高校办公自动化对秘书工作的影响

陈宝亚

（浙江工商职业技术学院，浙江宁波315012）

高校推行办公自动化，是提高行政工作效率和管理水平的重要手段。办公自动化系统的出现，对传统的文秘工作无疑是具有颠覆性的。在享受办公自动化为秘书工作带来高效与便捷的同时，它的消极影响同样值得我们反思，并找出相应的对策。

办公自动化；秘书工作；消极影响

近年来，随着科技迅猛发展，计算机与网络已经改变了人们的工作和生活。高等院校自然也是如此，也要求和社会上其他行业一样具有快捷的反应能力，使学校的人、财、物流及信息流能进行高效、规范的传递。在探索这种新型的工作方式中，越来越多的高校开始着手开发和使用办公自动化系统。

办公自动化（Office Automation，简称OA，）是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑、以提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。办公自动化系统对秘书的重要性是显而易见的。它能提高文秘的工作效率，促进校务公开；而无纸化办公也能降低办公费用，节约行政支出；同时它便于查询与统计，能为领导的决策提供准备的资讯。应该说，办公自动化是未来高等院校规范管理的发展趋势。但在享受办公自动化带来的高效与便捷的同时，它的消极影响也值得我们关注。

1 办公自动化对传统秘书工作的影响

1.1 对文字工作的影响

1.1.1 实现公文程序的规范化。有人认为办公自动化系统传递的环节可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门同时阅文的需要，因而可以取代传统的公文传阅程序。但是，办公自动化系统在一定程度上弱化了公文签收、会签等程序。而公文的传阅性是不可替代的，公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅，便于领导彼此交换看法，以避免对一些问题产生分歧，阅文的先后顺序更利于取得共识。同时公文传阅将领导签署意见表现于纸上，公文处理过程得以完整展现，并最终形成文书档案。在办公自动化中如何更好地体现公文程序规范的“自动化”，这无疑是一个难点。

1.1.2 实现公文格式的标准化。标准化办公自动化要求在信息处理上要文档格式、文档管理编码等都具备统一的标准，以利于信息交换，扩大资源共享，减少差错，有效保证信息的安全性与完整性。但是办公自动化系统是基于计算机硬件的系统，硬件的不同和计算机所加载的操作系统、软件系统的版本不同，会导致电子稿件的公文在发文流转的过程中，出现排版、字体、格式、标点符号等混乱的情况。如何统一规范公文格式，确保公文的规范性和严肃性，也是一个难点。

1.1.3 实现公章使用的有效性。对每个单位而言，公章是权力的象征物。在实现高校办公室工作自动化后，印章的权威性、电子印章和纸质印章的协调性问题成为亟需解决的首要问题。电子印章是通过技术手段实现，所以也就容易通过技术手段被窃取，如何保证电子印章的安全性，是办公自动化带来的新问题。而且每个单位对印章的使用都有严格的管理制度，电子印章的的出现，无疑改变了传统的使用方式，使公章权威性受到影响。

1.2 对事务性工作的影响

1.2.1 办公自动化容易使秘书养成不踏实的工作作风。办公自动化系统的出现，不仅影响了秘书思维的创造性，更容易导致秘书丧失踏实的工作作风。办公室事务性工作错综复杂，秘书工作概而言之是“参与政务，管理事务”。“参与政务”是作为领导的助手，领导在做重大决策之前，秘书要调查研究，综合各方面情况，提出工作方案，为领导决策提供依据；起草文件，将领导的重大决策形成文字，化为切实可行的条例，贯彻落实；在决策实施过程中收集反馈信息，作为修正决策的参考。这些都不是单纯点击几下鼠标就可以轻松完成的。而办公自动化的出现，让部分秘书在撰写各类报告时，往往是通过互联网下载一些相关内容的资料来敷衍了事。如果秘书过分依赖互联网或相关自动化设备，其工作的主动性和积极性就会逐渐消减，从而形成不踏实的工作作风。

1.2.2 办公自动化给秘书工作的保密性带来隐患。办公自动化系统作为一个用现代化设备装备起来的复杂系统，数据共享程度很高，这给保密工作带来了隐患。若软件技术方面缺乏保密措施或措施不严，电子文件中的信息修改和增减就变得极为容易。此外，现代办公设备的产生为纸质文件的泄密提供了便利条件，如秘书人员素质不高或管理观念和方法滞后均有可能造成泄密，例如废弃的打印纸和用过的磁盘上，可能留有秘密信息；公用机器不加密码等等，都可能造成泄密，这些都同秘书的责任心和管理有着密切关系。因此，加强计算机保密工作，是办公自动化建设中一项不可忽视的工作。

2 如何正确对待办公自动化带来的消极影响

2.1 认识高校推进办公自动化的必要性

要认识到实现办公自动化的长期功效。办公自动化系统的使用，能更加快捷地共享信息，高效地协同工作，节约人力、物力、时间、空间，提高了办事效率和管理水平。如发文是办公室秘书最基础的一项工作。在传统的方法中，秘书人员要通过审核文件内容、填写签发单，办公室负责人复核签字后，再传到领导手中签发，这样文件在“路上”逗留的时间就显得较长一些，还有一些文件因为领导不在办公室而拖延了时间。而采用办公自动化，秘书人员可以利用特定的办公软件发送给领导。这样，即使领导离开办公室，也可以在异地对文件进行浏览、批示，不会造成时间的延误，极大地提高了工作效率，并且它最大的优点是不会因为文件过多而造成丢失情况。同时秘书人员可以对文件进行规范化的管理，以方便查阅和归档，因此，高校秘书必须转变观念，抛弃对办公自动化系统的畏难和抵触情绪，认识到办公自动化系统工程推进的必要性。同时转变工作方法积极学习先进的办公自动化思想，使办公自动化意识成为一种“自觉”，才能保证秘书工作高效、有序地运作。

2.2 强化学习意识，不断完善办公自动化系统标准化建设

要实现标准化管理和操作，使办公自动化系统更趋于合理。办公自动化是一个人机交互系统，在这个系统中，具有现代思想和技能的人是主体。办公自动化的实现要求高校秘书人员必须具备相应的素质与技能。鲁迅先生教育我们，面对新事物要具备先占有、后挑选的“拿来主义”态度。办公自动化系统这一新事物，办公室秘书也要“拿来主义”。如在发文流程的设计中，秘书不仅要熟练掌握标准化的公文格式，更要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公自动化软件，同时在使用办公自动化系统使用过程中不断发现问题、改造问题，与技术开发人员共同向高级应用技巧系统开发方面发展，从而不断改善办公自动化系统在发文系统设计、运作方式、运行流程，使办公自动化系统能满足标准化公文的更高要求。

2.3 秉承传统秘书工作的踏实作风

新时期，高校秘书工作面临着四个转变：从偏重于简单办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；从单纯收发传递信息，转变为既收发传递又综合处理信息；从单凭经验办事转变为实行科学管理；从被动服务转变为主动服务。这需要秘书深入基层，深入一线，听取广大师生意见，掌握第一手材料，并科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范，严格规范秘书工作制度和程序，逐渐把传统的工作环节和先进的自动化手段相结合，真正提高工作效率。如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节，即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理，使办公自动化与传统秘书工作有效结合。

2.4 增强安全防范意识，做好保密工作

保密工作是高校秘书工作的重要组成部分，保守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。所以，高校秘书人员应增强保密意识，培养严守机密的职业道德，积极参加有关保密思想和保密手段的教育培训活动，增强安全防范意识，而且要熟练掌握、运用各种办公自动化设备，了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况，切实提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平。其次，可以从制度上对办公自动化系统的安全起到保护作用，制定系统安全目标和具体的管理制度，如对办公自动化系统及其信息划分密级，执行有关的访问限制；机密信息不得在系统里进行加工、存储和传递；对重要的数据和文件要定时、及时备份。

[1]葛爱英.浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利与弊[J].消费导刊，2009，（1）：229.

[2]赵金.如何加强高校秘书工作的办公自动化[J].中小企业管理与科技，2009，（12）：259.

[3]陶艳红.我国高校办公自动化现状分析及对策研究[D].武汉：华中农业大学，2004.

[4]伍锦姑.论秘书工作的新特点[J].经济师，2007，（5）：264.

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［责任编辑：黄素华］

Effect of O ffice Automation in Universities and Colleges on Secretarial W ork

CHEN Bao-ya
（Zhejiang Business Technology Institute，Ningbo 315012，China）

Standardized management is the guarantee for efficiency and quality of office service.Administration Office in Universities should upgrade concept，emphasize responsibility and quality，take effective measures，establish efficient standardized mechanism of management of operation and pay attention to small details to ensure sustainable development.

office automation;secretarial work;negative effect

G647文献标志码：A文章编号：1671-9565（2010）02-077-03

2010-04-18

陈宝亚（1978-），女，浙江宁波人，浙江工商职业技术学院教师，主要从事行政管理学方面研究。