高校办公室精细化管理探讨

林茂才

（闽西职业技术学院，福建龙岩364021）

高校办公室精细化管理探讨

林茂才

（闽西职业技术学院，福建龙岩364021）

规范化管理是办公室工作效率和质量的保证，高校办公室必须更新理念，增强责任意识和质量意识，积极采取有效措施，建立规范、高效的学校行政管理体制和运行机制，从细微处入手，实施精细化管理，确保各项工作高效率、零失误，实现可持续发展。

高校行政管理；办公室工作；精细化管理

高校办公室管理水平的高低，直接影响着学校教育、科研、管理的水平，直接影响着党的教育方针、政策、路线在高校贯彻落实的程度。随着经济社会的快速发展和高等教育改革的不断深入，高校办学规模不断扩大，加之高校与社会联系的逐渐密切，高校办公室的工作任务日渐繁重，内容日趋复杂，要求越来越高。如果没有完善的工作制度和工作秩序，就很难适应工作要求。面对新的历史时期和工作要求，进一步加强办公室工作，努力提升管理水平，必须将精细化管理理念引入高校办公室工作领域，用于高校办公室管理。

1 高校办公室精细化管理的必要性

高校办公室精细化管理既是现实竞争的需要，也是办公室转变管理方式、提高管理水平的必由之路。“办公室工作无小事”。高校办公室通过办文、办事、办会过程中的每一件事、每一个细节反映工作效率和服务质量，从而体现其管理水平。小事办理不好、细节处理不当，就会影响全局工作，有时甚至会造成严重的工作失误。一个电话记录处理不当就可能对校领导的工作安排甚至学校局部工作产生直接影响。一个数字、一个符号、一个字词的差错就可能影响到师生员工对领导意图的理解与贯彻。工作人员的一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系极大，直接反映出办公室整体工作态度、服务水平和工作效率。

细节决定成败，未来的竞争主要是细节的竞争。近年来，管理学界重新审视和把握传统的管理行为，在既有管理学理论的基础上进行丰富和发展，提出“精细化管理”的新理念。高校办公室工作应当跟上时代步伐，适应新时期的特点，在精细化管理上下功夫，建立规范的、高效率的学校行政管理体制和运行机制，要求办公室人员养成严谨、周到的工作作风，以严谨、细致的态度处理每一份文件、每一次会议、每一件领导交办的事情，注意细节，确保高效率、零失误，切实提高“三服务”的效能，实现可持续发展。

实施精细化管理，也是高校办公室提高管理水平的必由之路。一方面，只有通过明确目标任务、责任到人，才能确保“三服务”全覆盖、无缝隙、不缺位、不漏项；才能有效降低办公运行成本，避免损失和浪费现象的发生。另一方面，只有通过平时日常工作的量化，才能真正公平、公正、合理地对待每一位员工，对员工的工作成绩进行客观、公正的评价，才能更好地发挥榜样的激励作用，使员工认识到自己的长处与不足，增强积极性和创造性，提升综合素质、服务水平和工作质量。

2 校办公室精细化管理的主要途径和内容

2.1 树立一个理念：细节决定成败

精细化管理即是具体方法，也是工作态度。高校办公室实施精细化管理，首先要解决思想观念问题，变经验管理为科学化、程序化管理，精细化管理，做到不空喊口号、不追求时髦，不搞形式主义。要在繁忙之中把严谨细致的作风贯穿到高校办公室工作的方方面面，按照精细化管理的要求，细化目标、量化任务、强化责任，确保各个环节无缝对接、整体工作运转顺畅，做到细微之处见精神、细微之处见水平。要注意培养高校办公室人员一丝不苟、精益求精的工作态度，做到所务必实，把每项工作都做深、做细、做到位。要从小事做起，“在细字上做文章，在实字上下功夫”，做到不以事小而不为、不以事杂而乱为、不以事急而盲为、不以事难而怕为。对于可能影响全局的小细节、小环节、小事情、小部位，办公室人员要高度重视，深谋细研，坚决克服侥幸地去“感觉”的轻率行为，该亲眼看的要亲自到现场查看，该亲自过问的要当面过问，该自己动手的决不要别人代劳。要形成精细化管理的舆论氛围，使每个科室、每位员工都向精细化、无差错、严谨执行工作任务的方向不断进步，从小事做起，把小事做细做实出精品。

2.2 形成“两种意识”：责任意识和质量意识

2.2.1 责任意识：高校办公室工作无小事。责任是一种人品修养、思想境界、精神状态，是成就事业的可靠途径。没有事业心、责任感，一切都无从谈起。从事高校办公室工作应时刻绷紧责任弦，形成“高校办公室工作无小事”的责任意识，倡导求真务实的工作作风。在“摸实情、办实事、创实绩”上花力气，在“求实、务实、落实”上下功夫，在“热心办、马上办、办得好”上做文章。作为高校办公室的工作人员，就要充分认识自身工作的特殊性和重要性，恪尽职守、爱岗敬业、勤奋工作，切实履行好肩负的责任，做到：能负责、敢负责、负好责。其中能负责说的是高校办公室工作人员要有良好的精神状态，在任何时候、任何情况下，都要做到思想不松，干劲不减，经受考验；有主人翁精神，强化以我为主、尽心尽力完成任务的思想，积极当参谋、出主意，建言献策，充分发挥自己的聪明才智，努力在工作岗位上有所建树；要把心思和精力集中在抓工作、搞建设上，专心致志地干好每一项工作。敢负责指的是办公室工作人员应有“责任重如山”的思想境界和高度负责的精神。在遇到艰巨任务时，要挺身而出、主动承担，千方百计地抓好落实；在碰到困难时，要知难而进、迎难而上，想方设法加以克服；在是非面前，要旗帜鲜明地亮出观点、表明态度，不能怕得罪人，不能当老好人；在出现问题时，要主动负起责任，积极稳妥地解决，妥善处理内部矛盾和遗留问题，不能回避问题，不能上交矛盾，不能把责任推得一干二净，更不能有了成绩表功卖好、有了矛盾问题诿过于人。负好责意思是办公室工作人员都要“在其位谋其政、尽其力”，树立“岗位就是战位”的思想，把份内的工作做好，增强工作的主动性、有效性，勇于探索、积极进取，善于把上级精神与高校实际融为一体，创造性地做好工作，以扎实的作风抓落实，确保各项工作真正落到实处、见到成效。

2.2.2 质量意识：高校办公室工作出精品。高校办公室作为高校工作的运转中枢和核心机构，其工作水平和质量直接影响整个学校的正常运转和工作开展。要提高评价标准，不能习惯于以往的“无过就是功”，仅仅满足于跑腿学舌、开会发文是远远不够的，要确立“无功就是过”的指导思想，创造性地开展工作，不断提高工作质量、水平和效率，把小事做细做实出精品。这就要求办公室每位同志树立质量意识，对大事举重若轻，对小事举轻若重，认认真真地做好办公室的大事小事；把“争创一流”作为工作目标，不让领导安排的工作在我这里延误，不让各种差错和失误在我身上发生，不让办理的事情在我手中积压，不让来办事的同志在我这里受到冷落，不让任何机密在我这里泄露，不让不良风气在我身上发生，不让办公室的形象在我这里受到损害。

2.3 抓好“三个环节”：明确目标任务、规范工作程序、确保优质高效

规范化管理是办公室工作效率和质量的保障，只有制度完善、责任明确、程序合理，才能使办文、办会、办事有章可循、工作有序，从而保证优质高效地完成办公室工作。高校办公室实施精细化管理要正确把握政策，提高决策水平；要善于领会领导意图，提出行之有效的工作方案；要科学预测工作效果，防止可能发生的工作偏差，减少失误。在实施过程中，要具体抓好以下三个环节：

2.3.1 目标任务的具体化。明确的、适宜的目标有利于高校办公室工作的顺利开展和相应目标的实现。高校办公室实施精细化管理，首先要有一个内容具体、任务明确的工作目标，让大家知道需要做什么，该怎么做，要达到什么结果。如闽西职业技术学院办公室结合学院党委关于开展“解放思想、先行先试，加快‘两个先行区’建设主题实践活动”的统一部署和要求，提出创建“四型三满意”（即学习型、服务型、创新型、效率型和领导满意、师生满意、社会满意）办公室的争先目标，从加强队伍建设、真正实现“三个转变”和搞好“三个服务”着手，明确工作职责，全面推动办公室各项工作扎实开展。

细分对象，实现管理的全覆盖，是做好精细化管理的第一步。要在细微之处见真功，点滴小事升效能。在抓好重点工作的同时，将平时容易疏漏的小事加以梳理，纳入到管理范围之中。要打破由一个科室提供全套服务的模式，按照专业化分工的模式，对科室进行调整，对分工流程进行大胆创新，细分职能和岗位，把每个工作流程化、每个流程标准化，将各项工作任务细化、量化到条线、到科室到个人，实现“条线包干、责任到人”，做到人人肩上有担子，个个手中有任务；做到事事有人管，时时有人管。

2.3.2 工作流程的规范化。高校办公室工作线长、面广、事杂，没有规范的制度、严密的程序、科学的管理，工作就会处于无序和混乱状态。因此加强制度建设，规范工作程序，是确保办公室工作协调有序开展、提高工作效率的有效手段。这就要求首先要建章立制，进一步建立健全工作制度，使各项工作实现程序化、规范化、科学化，用制度管人管事，为提高整体工作效率打下基础。如闽西职业技术学院办公室制定了“在岗学习制度”、“文件审批制度”、“值班制度”、“各科室工作职责”、“公务电话管理办法”、“公务车辆管理办法”等。其次要明确规定办事的先后次序、具体步骤及其要求，将各种规章制度的具体化、步骤化，从而有效避免忙乱、重复现象的产生。如闽西职业技术学院制定的“发文审批流程”、“会务接待工作流程”、“来信来访阅办流程”等，规范办文、办会、办事程序，真正做到办文经得起推敲，办会经得起考验，办事经得起核查，提高工作效率，实现“办文零瑕疵、办事零差错、办会零失误”的目标。最后要根据实际情况力求做到全面周到、统筹兼顾、环环相扣、一丝不苟。

2.3.3 工作结果的实效化。管理的效益在很大程度上取决于管理者能否根据环境变化和发展，采取相应的策略和管理方法，保证目标的有效实现。这要求高校办公室建立科学的制度运行机制，使办公室工作有规范、办事有程序、检查有标准、奖惩有依据。闽西职业技术学院办公室根据学校“年度考核评办法”制定了具体的实施细则，实行综合目标考核管理，在考核内容上突出办公室工作的全面管理，整合事务管理、政务管理等各方面内容，并根据需要分配不同的权重。与此同时，建立和完善了激励考核制度，创新激励方式，突出考核重点，通过周交流、月通报、半年小结、年综评比等手段严格考核，奖优罚劣，努力形成人人想干事、能干事、干成事的工作氛围。成立了办公室内部工作督查组，加强制度的执行和监督，在对重点工作进行推进的同时，对制度执行情况定期或随时进行督促检查，并及时总结反馈，确保每一项制度都能落到实处，使遵守和履行制度成为办公室人员的一种自觉习惯。而严格考核的目的就是要办公室人员对各项工作都力求做到“准确、务实、高效”；对重点工作紧抓不放，抓出实效；对关键环节抓细抓实，变滞后服务为超前服务，讲究效率，加快节奏，把服务工作做得既快又好。

3 应注意的几个问题

精细化管理要以创新为目标，以人为本为前提，防止精细化管理进入误区，出现过渡管理现象。因此，高校办公室在推行精细化管理过程中要注意以下几个问题：

3.1 与时俱进、逐步完善

实践是检验真理的唯一标准。高校办公室实施精细化管理不能一蹴而就、立竿见影，也不能一成不变、一本万利。随着社会发展和高等教育改革的不断深入，对高校办公室工作提出了更多、更新的要求。为此，高校办公室实施精细化管理，就要坚持科学发展，与时俱进。一是加强学习，通过不断学习先进的管理理论和兄弟院校的管理经验，不断提升；二是开拓创新，用创新的思想谋划工作，用创新的机制推进工作，用创新的精神做好工作，在创新中求发展，在发展中再创新，在不断实践中逐步建立健全适应新形势新任务的要求、富有时代特征的精细化管理体制，通过反复检验，逐步修正、完善，使高校办公室精细化管理逐步走向科学化、规范化。

3.2 围绕中心，突出重点

高校办公室的工作事多、事繁、事杂，实施精细化管理要突出重点工作和抓好关键环节。在工作中主动与领导沟通，善于领会领导意图，正确贯彻领导意见。一要抓住高校的中心工作，精细化管理中所有制度的出台、所有条例实施都要围绕“一切为教学服务”这个目标。二要突出高校的重点工作，在不同时期、不同阶段，高校都有不同的重点工作，精细化管理要围绕大局，突出重点。只有突出重点，抓住关键，高校办公室工作才能事半功倍。

3.3 团结协作，形成合力

要大力提倡团结协作的作风，自觉维护办公室内部的团结，树立全局意识，形成办公室整体“一盘棋”的共识，团结一心，密切协作，形成合力，建立一支有凝聚力的团队。高校办公室工作中，有一部分是常规性的事务工作，在分工明确、权责清晰、有章可循的情况下，工作人员在自己的职责范围内能够独立完成，有一部分工作需要几个人，甚至需要跨科室工作人员的通力合作才能完成，这时就需要弱化科室意识，把分散状态的人力、物力等资源有效地整合在一起，变分力为合力和凝聚力，提高办公室内部的融合力和融合度，把科室之间、人与人之间的离心力降到最低，从而实现高校办公室工作的高效率运转。

[1]李灵铃.高校办公室管理之我见[J].现代教育科学，2008，（1）：58-59.

[2]李外流.论高校办公室细节管理[J].秘书之友，2008，（5）：33-35.

[3]汪永根.高校办公室工作刍议[J].九江职业技术学院学报，2009，（3）：22-23.

[4]幸跃凌.精细化管理出效能[J].秘书工作，2009，（11）：25-26.

[5]王强.高校校长办公室工作质量和效率[J].南京林业大学学院学报，2006，（1）：85-87.

［责任编辑：黄素华］

Intensified M anagement of Adm inistration O ffice in Universities

LIN Mao-cai
（South Fujian Professional College，Longyan 364021，China）

Standardized management is the guarantee for efficiency and quality of office service.Administration Office in Universities should upgrade concept，emphasize responsibility and quality，take effective measures，establish efficient standardized mechanism of management of operation and pay attention to small details to ensure sustainable development.

administration in universities;work in administration office;intensified management

G647文献标志码：A文章编号：1671-9565（2010）02-073-04

2010-04-08

林茂才（1972-），男，福建武平人，闽西职业技术学院助理研究员，主要从事高校管理方面研究。