团队运作方法在供应商质量控制方面的应用

2010-08-15河南省南阳市质量技术监督检验测试中心吕晓冬

质量与标准化 2010年9期

河南省南阳市质量技术监督检验测试中心吕晓冬

当前，很多组织根据ISO 9000质量管理体系标准建立了类似的合格供应商管理程序，该程序规定了各涉及部门在供应商管理中的职责、权限和活动。但在实际运行中，由于供应商管理过程是由许多子过程组成，这些子过程由不同的部门各自完成的，那么基于各自的立场出发等原因——比如部门间信息沟通不畅或者为了本部门的绩效考核等原因，常会出现“各部门各扫门前雪”的现象。这就是为什么很多时候，我们看到，尤其是一些部门机构比较繁杂的公司，每个部门都很努力地工作，但由于各自工作的角度不一样或侧重点不同，又缺乏应有的沟通，导致公司整体战斗力削弱。建立一个有共同目标的团队是解决这个问题的方法之一，供应商管理团队就是这么一个团队。这个团队有着共同的工作目标，如针对某一个或者某一类比较重要的物料，质量上达到什么程度，价格上达到什么程度，还有包括交货期等等，这些都是成员要共同接受考核的，大家也就会更注重早期及时的沟通。

一、运用团队运作优势提升对供应商质量的控制力

团队是指为实现共同目标或任务而组建的一群人。团队的类型有很多种，按照周期分为长期的和临时的。比如工作组或工作委员会一般就是长期的，它的长期目标和职责不随人员的流动而改变，而质量改进小组或质量管理体系内审小组一般就是临时的，一个改进项目或内审完成后团队就解散了；按照工作目的分为过程改进型团队和特殊项目团队，比如六西格玛黑带项目就是过程改进型团队，而投标小组或者新产品开发设计团队就是特殊项目团队。

1.团队运作优势

一般情况下，引入团队的概念可以为组织带来以下好处：

①不同部门的人员为了某一个共同的目标而组合在一起，通过相互的沟通，可以更加全面、客观地分析面对的困难和问题，促进跨职能部门的相互理解，也更容易达成共识；

②由于组织管理层次过多，常常导致在运作过程中信息传递的滞后，影响组织的反应速度，而团队的存在则可以在很大程度上改善这个问题，使组织运作更加灵活，提高工作质量，加快问题的解决；

③团队协作可以有效提高工作效率，减少组织的运营成本、提高利润，增强整体竞争力；

④来自不同职能部门、具备不同技能的团队成员利用各自的经验和知识通过头脑风暴可以促进更多的创新，相互的交流同时也有利于团队成员个人技能的提高；

⑤团队成功所带来的自豪感能够激励成员对组织的认同感和忠诚度，从而有利于培育和谐的企业文化。

2.组建供应商控制团队设想

当前，绝大多数组织通常采取的是过程管理方法，整个供应商的质量控制过程被分割为一个个不同的子过程，这些子过程是相互联系的，但在一定意义上却又是相互独立的。由于它涉及到组织的很多部门，各个部门都有自己的绩效考核目标（KPI），采取的是部门责任制，因此容易导致供应商质量控制职能分割，引起扯皮现象。为了避免此类问题的发生，必须建立有着共同的工作目标和责任的供应商质量控制团队，由来自不同部门的人员组成，共同参与包括供应商的寻找、开发、评价到日常管理、考核等各个阶段的工作。

二、供应商质量控制团队的主要架构

供应商质量控制团队的组成根据其在团队中所处的位置和作用可以分为团队推进者、团队领导者和团队主要成员。

团队推进者主要是指负责供应链业务的高层领导，其主要职责就是指导和跟踪团队的绩效，包括提供目标框架，批准团队目标、计划、章程，协调团队工作中涉及到的各部门资源的调配，帮助团队化解运作过程中遇到的阻力，确保团队工作顺利推进和目标的实现。

团队领导者由团队推进者指定或任命，主要负责供应商质量控制的组建、人员的挑选分工、团队目标、计划、章程的制订、定期沟通会议的安排、主持。团队领导者对整个团队的过程和结果负责。

团队主要成员分别来自设计开发（技术）部门、质量部门、采购部门和生产部门（如果需要），他们在团队中的作用各不相同，并且在不同的阶段其工作重点也不同。

三、不同阶段各部门在团队中的主要职责分工

一般情况下，不同阶段各部门在团队中的主要职责分工是有不同的，其主要职责如下：

1.开发阶段

供应商的开发主要是指新供方的寻找和前期试探性的了解，这个阶段是供应商质量控制的源头。主要是由采购部门通过各种渠道，搜集相关供应方的信息，然后提供《供应商评估表》给意向方填写，以了解对方的初步信息。《供应商评估表》主要包括：供应商概况、财务状况、主要产品、交货能力和价格等等。

2.初访阶段

采购部门根据前期沟通的情况，对供方进行考察，以确定供方实际情况是否与《供应商评估表》所填的保持一致。有必要的话还可以就价格和售后服务方面与供应商进行沟通。在供应商承诺已理解了组织的产品技术要求并可以满足质量的情况下，就价格、交货期的安排、货损和售后备件的提供以及付款方式等方面达成供需意向。

3.审核阶段

该审核主要针对供应商的工艺设备、质量体系、检验和试验设备、主要原材料控制等所有影响到产品质量和交货能力的过程，这个阶段主要分工为：设计开发（技术）部门重点关注供应商的设计开发能力，质量部门重点关注质量体系及检验能力方面，采购部门重点关注其生产及交货能力。审核采用打分制，通过审核，给出评分或做出是否列为合格供应商的决定。

4.样品评估

一旦该供方获得合格供应商资格，则进入样品评估阶段。在该阶段，设计开发（技术）部门首先就技术方面对供应商进行指导和宣贯，以确保供应商能够明确了解相关产品的技术标准。如果供应商对设计产品的技术要求有不同意见或者改进需求时，设计开发（技术）部门需要进行评估，以确定是否接受供应商的建议，然后要对供应商提供的样品进行测量和评估，直到供方可以提供满足要求的样品为止。这个阶段采购部门要跟踪进度并且关注技术方面的修改可能引起的成本变化，同时质量部门可以根据此过程了解供应商的工艺生产状况和质量保证能力。

5.试生产

当供应商提供满足要求的样品后，由质量部门主导监督供方的试生产过程，通过对其小批量产品的质量检验，验证其质量合格率和稳定生产能力。对于试产过程发现的问题，公司设计开发（技术）或质量部门根据实际的合作方式共同协作，帮助供应商解决相关的质量问题。

6.批量阶段和日常监督

此阶段主要由质量部门对供应商的来料质量进行管理，当供应商提供的产品不能满足标准时，设计开发部门需要对这些不满足要求的产品进行评估，并对确认是否可以接受和使用这些产品提出技术标准的意见。同时质量部门主导对供应商质量运行标准体系的审核和日常质量跟踪。

7.年度评价

所有部门都要从自己的专业角度对供应商一年来的整体表现进行评价、打分，根据评价结果和排名决定后续是否继续和该供应商合作以及订单的分配。

在整个供应商质量控制过程中，各个部门是相互协调和支持的，缺一不可。这就是在组织的正常架构中建立供应商质量控制团队的意义所在。

四、供应商质量控制团队的业绩考核和激励

在对供应商质量控制团队的业绩考核和激励时要注意以下几点：

1.个人业绩考核要以团队整体业绩为基础

如果只突出个人业绩，容易导致个人主义，不能激发对共同责任和成功的动力，影响团队整体目标的实现。比如对采购部门，若只以采购价格高低来考核其业绩，很容易使引进的供应商素质不高，影响到以后的交期及产品质量，到那时反而需要花更大的成本来纠正或辅导供应商。

2.业绩的考核要分阶段进行与阶段性目标保持一致

我们不但要看结果，也要看过程。对过程中的阶段性目标及时考核监督，可以有效发现潜在的问题，避免问题的继续发展。

3.要采取多种方式对优秀人员进行激励

对有卓越贡献的成员可以采取晋级、晋职等奖励，另外提供更多的培训和工作交流机会或赋予其更多的工作责任以满足员工的事业成就感也是有效的激励方式。

五、实例分享

某公司为国内一大型上市企业，年销售额在几百亿元。该公司下属的几个分公司分别生产不同的产品，建立在国内外的生产基地就有十几处。原材料采购按大类分有几十种，物料代码甚至有上千种之多，有效合作供应商也有几百家，分布在世界各地。为此公司不得不在国内外每个生产基地都建立了庞大的来料检验部门。但由于来料种类繁多，加上检验技术及检验设备的限制，很多检验工作无法有效实施，导致来料检验成本居高不下、来料质量不稳定的问题长期无法解决。后来公司建立了物料经理负责制。每个物料经理负责公司的某一类或几类原材料质量管理工作。首先公司在每类物料质量现状的基础上制定了年度改进质量目标，以此作为考核物料经理工作的基础。然后各物料经理要建立包括各相关分公司或生产基地的研发、质量、售后、采购在内的物料质量团队，团队各成员根据情况要参与从对供应商的开发到供应商年度质量评价的各个过程。同时建立原材料质量控制前移的策略，即把原材料质量的控制由之前的检验物料质量为主转变为监控供应商日常表现为主。对各供应商日常表现（包括来料不合格率、上线不良率、售后投诉、质量体系专项审核结果等）进行监控。当发现供应商有质量变坏趋势时可以对供应商进行辅导和监督，当发现有恶化趋势时要及时调整采购策略，避免更大损失。另外对团队成员实行双重考核，团队的整体业绩及物料经理对成员在团队中的表现是部门考核该员工的重要方面。这样，各团队成员既是原材料质量的积极提升者，也是最大的受益者。经过几年的运行，该公司来料不合格率、上线不良率、因原材料不良原因导致的售后质量问题等都有了很大改善，来料控制成本也大幅下降。