唱好三部曲做好办公室秘书工作

朱建梅

（乐山电业局四川乐山614000）

唱好三部曲做好办公室秘书工作

朱建梅

（乐山电业局四川乐山614000）

做好办公室秘书工作，要强化大局意识，实践奉献精神和创新精神，发扬精、快、细的作风。关键词：办公室秘书工作

办公室是一个单位（部门）的参谋部，而秘书工作又是办公室工作的重要核心。秘书工作是否规范、优质、高效，不仅直接关系到办公室工作的正常运转，而且影响到本单位（部门）重大决策的及时传达和顺利实施。

乐山市电力全系统办公室秘书工作经过多年理论和实践的总结，形成了严格的秘书工作制度和行之有效的管理办法。近年来，办公室秘书工作紧紧围绕国、省电力公司和乐山电业局的中心工作，改进作风，优化服务，切实做到办文抓规范，办会抓质量，办事抓效率，进一步提高了办事效率、服务水平和工作质量。

但是，新形势对秘书工作的要求越来越高。纵观全电力系统的秘书工作，水平发展还不平衡，还不能很好地满足工作的需要。主要体现在：一是人员变动频繁，新手多，业务不熟；二是有关制度还不尽完善，工作欠规范；三是工作主动性不够强，超前服务意识不够浓；四是习惯于照章办事，创新意识不够强；五是参谋助手作用发挥不够，服务水平还有待提高。

为了适应新形势的需要，全市电力系统办公室秘书工作应唱好“三部曲”（即强化一种意识，实践两种精神，发扬三种作风），努力创造新业绩，为乐山电力事业实现新跨越做出贡献。

一、强化一种意识——“大局意识”

提起秘书工作，在许多局外人的意识之中无非就是收收发发、接转电话、打字校对、跑腿办事。但是秘书工作人员如果也这样肤浅地认识秘书工作的性质、地位和作用，是绝对搞不好工作的。应通过组织学习业务、分析办文办会办事实例、总结工作等方式，使秘书工作人员深切体会到秘书工作虽然非常平凡，干的都是一些不引人瞩目的小事，但如果这些小事干不好，就会直接影响到整个办公室工作的运转、影响决策的顺利实施，就是大事；秘书工作虽然普通，干的都是一些服务性质的工作，但是其政治性、政策性极强，收文、核文、办文、办会、打印、文件管理任何一个环节出现失误，都会产生难以估量的后果；秘书工作实际上是集枢纽作用、助手作用、参谋作用、协调作用、窗口和门面作用于一身的事务性较强的服务工作。通过学习和教育，秘书工作人员要牢固树立“秘书工作无小事”的观念，不断增强大局意识，使之能自觉地把平凡的工作放到全局工作中来，摆正位置，增强工作的责任感和使命感，从促进电力事业发展的高度认真细致地搞好每一项具体工作。

二、实践两种精神

秘书工作人员应努力实践两种精神：即奉献精神和创新精神。

（一）奉献精神

秘书工作是一项非常平凡、非常清苦，不显山不现水的幕后工作。被动性强，日常的事务性工作多，繁杂、单调、琐碎，最不容易出成绩，稍有不慎就要出差错，而且责任重大。因此，从事秘书工作不仅需要有较强的政治素质、较高的业务素质，而且还需要有顾全大局、甘为铺路石的品质，有热爱秘书工作、爱岗敬业的情怀，有吃苦耐劳、无私奉献的精神。由于以上诸多因素，许多人都不愿意干这一行。但秘书工作又苦中有乐。因为秘书工作是锻炼人的熔炉，是通向任何职业的阶梯，是人生腾飞的翅膀。因此，要十分重视在秘书工作人员中加强爱岗敬业、无私奉献的教育，使他们认识到自己所从事的工作的重要性，鼓励他们把从事秘书工作当作自己人生中难得的学习机会、磨炼的机遇、宝贵的阅历，充分发挥其主观能动性，使他们勤奋积极，尽心尽责地搞好本职工作。

（二）创新精神。

秘书工作是办公室最原始、最古老的工作，天长日久、日积月累，已形成了一套固定的工作模式和标准，一些工作带有很强的习惯性、被动性和事务性。但秘书工作并非一潭死水，它又是一项常干常新的工作。新的形势、新的任务、新的要求，迫切需要秘书工作有新的思维、新的举措、新的业绩。因此，应摒弃传统思维，绝不能因循守旧。要加强学习和总结，认真研究和把握秘书工作的特点和规律，努力改变那种单纯应付的被动局面，实现“两个转变”，即转变思想观念、转变服务方式。

1.转变思想观念。一是由习惯性思维向适应性思维转变。即不能按部就班、墨守陈规、照本宣科，按老习惯、凭经验办事，一味地沿袭过去。要不断分析研究，适应变化发展了的新形势。二是由滞后思维向超前思维转变。要加强学习，增强工作主动性，做到看在前、想在前、干在前，超前预测，主动出击。想领导之所想、急领导之所急、办领导之所需。

2.转变服务方式。一是要由即期服务向超前服务转变。不能只满足于做好当前工作，完成领导交办的任务，应深谋远虑，超前预测、超前服务。实现“领导未谋有所思、领导未问有所知、领导未示有所为”。二是由被动服务向主动服务转变。即在工作中不能被动地坐等领导的指示和要求，习惯于围着领导的指挥棒转。要努力扭转这种被动局面，积极主动为领导、为部门和单位的各项工作顺利推进提供服务，提前做好工作。变等事干为找事干，变要我干为我要干。

三、发扬三种作风

秘书工作始终要坚持办文讲规范、办会讲质量、办事讲效率，同样也必须大力发扬三种作风：即“精”、“快”、“细”的工作作风。

（一）“精”

所谓“精”就是指秘书工作应始终坚持精品意识。

1.加强学习，业务要精通。每个岗位都要高标准，严要求，克服“过得去”“差不多”这种小进则满、自我陶醉的思想，杜绝固步自封、夜郎自大现象。要勤学苦练，刻苦钻研，力争成为本行业、本岗位的行家里手。

2.办文精确快捷。熟悉上情，吃透下情。收文后，及时登记，根据领导分工，准确提出分送范围，发挥参谋助手作用，实事求是地提出切实可行的拟办意见，及时转办，加强催、督办。

3.核文精雕细琢。严把“五关”：政策关、法律关、文字关、格式关、体例关。反复推敲，字斟句酌，仔细核对，做到政策上不出偏差，文字上不出纰漏，格式上不出洋相，坚持出精品。

4.办会精益求精。从拟发会议通知、打印装订、分送会议材料到会场布置，每一个环节都要一丝不苟，精心安排，细致周密，精益求精。

5.办事精明能干。要积极转变思想观念和服务方式，进一步增强工作的主动性、预见性和超前性，准确把握领导思维和意图，开动脑筋，积极主动地服好务。同时要加强与上上下下、对内对外的联系，强化综合协调，妥善处理关系，优质高效地完成领导交办的任务。

（二）“快”

“快”就是要加快工作节奏，高效运转，提高工作效率。

办文要加快。办文流程要科学规范、运转高效，实行平件急办、急件快办、特件特办，限时办结。

办事要勤快。承办事务性工作要勤动脑、勤动手、勤动口、勤动腿，尽快办结，及时反馈。

（三）“细”

秘书工作无小事，必须要严谨细致，实行精细化管理，不能有丝毫马虎。办文要细心，核文要细致，办会要细密。

1.办文要细心。收文要细心清点，详细登记；转办急件时，还要仔细登记具体收到和办结时间，履行签收手续，保管好登记本，以作备查。

2.核文要细致。校核文稿时，要仔细核对，摸清背景。是上级已发同类文件，还是党委、行政决定下发的。如涉及机构、编制、经费、表彰问题的，相关职能部门是否协商一致。

3.办会要细密。细节决定成败，因此从拟发会议通知、准备会议材料、会场布置、音响调试、会议食宿安排等每一个环节都要细致周密，加强衔接，密切协作，不允许有任何疏漏和差错。每次会议都要做到会前准备充分，会中服务周到，会后总结全面，不断提高办会水平。

总之，办公室秘书工作要追求“快”，办求“精”，务求“细”。同时，还应坚持“严”字当头，狠抓内部管理，着力加强制度建设、队伍建设、业务建设、组织建设和作风建设，做到制度严格、纪律严明、作风严谨，努力培养和造就一批政治强、业务精、作风硬、成绩佳的办公室秘书工作队伍。

责任编辑：刘国春

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10.3969/j.issn.1009-6922.2010.05.10

1009-6922（2010）05-36-02

2010-11-11

朱建梅（1976-），女，四川峨眉山人，现就职于乐山电业局。主要研究方向：办公室文秘工作。