浅谈农业科研数据档案的建立

2010-08-15李为农

科技传播 2010年16期

李为农

中国科学院东北地理与农业生态研究所，黑龙江哈尔滨 150040

1 建立农业数据档案的意义

农业科学研究数据档案是收集和整理在农业科学研究过程中总结和发现出来的与农业生产和农业科学研究密切相关的数据资料。它以农业科学研究数据为主，是一项长期不懈的工作，数据来源于广大农业科技工作者几十年甚至上百年逐步的工作积累。农业科学研究数据档案是几代农业科技工作者几十年辛勤劳动的结晶，是农业科学研究的宝贵资料，是农业科学研究工作的重要依据，是农业科学研究顺利完成的重要保证，对国家的农业经济发展、农业科学研究、农业生产水平提高和可持续发展、农业资源环境的保护和利用以及国民经济发展有着重大而又深远的意义。

2 建立农业科研数据档案的作用

建立一系列完整的农业数据档案，对农业科学研究提供专业所需的数据，保证科研工作的顺利完成，实现资源的共享，加快科研成果产出，促进科学研究快速发展和转化步伐。

2.1 能够了解和掌握区域农业基本状况

农业数据档案是农业科学研究的重要保证和必要条件。建立和开发农业数据档案对了解某地区农业科技的发展，掌握区域农业发展基本状况，为本地区农业的科学研究提供可靠的数据资源和信息服务，起着重要的作用。

2.2 节省时间和财力

农业科学研究是对自然科学的研究，周期长、见效慢，耗时费力，一个科学研究项目需要大量的农业科研原始数据，这些数据需要几年的时间才能完成整理出来，如果建立农业科研数据档案，把收集和整理好的科研数据作为课题研究的原始依据，这样能为国家节省大量资金和人力物力，还能缩短科学研究的时间，也为使科学研究工作能够早出成果，快出成果，多出成果。

2.3 农业数据档案的建立是对农业科学研究的一大贡献

农业科研数据档案做为一项信息资源为农业科学研究提供重要可靠数据资源和科学研究依据，它的建立直接反映出一个国家农业科学研究方面整体水平，体现了一个国家在农业科技发展方面的整体实力，是一个国家农业科技进步的重要标致之一，农业科研数据档案的建立是为我们国家的农业科学研究和农业发展出的一大贡献。

3 建立农业数据档案的要求

农业科研数据是由农业专家和农业专业技术人员经过系统研究、分析、论证后，认为有保留价值的农业科研数据提供给档案管理人员，档案管理人员要对移交到档案室的数据进行分类整理，归档立卷，以此确保数据的准确性和完整性，使有保存使用价值科研数据永久的保留下来。

3.1 准确安全

农业数据的采集和整理要及时准确，立案归档要，有些数据在整理的过程中要按照参照国家有关保密原则进行整理，在用计算机系统处理过程中要注意保密安全，防止黑客和国家数据资源泄密。数据质量准确率保证归档数据准确和使用价值。

3.2 快捷方便

向科技人员提供农业数据，满足科学研究的利用需求，在数据库升级方面也要考虑周到，对将来的更新换代和功能扩充的需要。不能因为数据量和结构的因素而影响使用和降低访问速度。

3.3 全面系统

在档案的建立过程中，数据收录的范围要全面系统准确，要有专业特征和区域特征，不能盲目收集数据，以免影响数据库的建库质量。在建立数据档案时要考虑到系统性、整体性、连贯性，减少数据的重叠和浪费财力，防止资源的重复浪费。

4 农业数据档案的分类范围

农业科学研究数据的分类范围是根据科学研究需求，依据区域实际情况，结合工作所需要的具体内容，对农业科学研究数据档案进行综合整理，建立符合档案管理要求和农业科研工作需要的农业科学研究数据档案。

建立农业科学研究数据档案是庞大而又系统的工程，既有农业的基础研究数据又要有农业的应用研究数据，数据的整理覆盖面大，涉及面广，接触的学科领域多。根据区域的不同，各地方的自然状况不同，以及农业研究领域的不同，进行不同的档案分类整理，从适用范围上农业科研数据档案分类为。

农业数据档案是从农业的研究和发现中积累出来的。分类范围主要有：农业领域、环境生态领域、农业经济领域、农业生态和资源环境领域、农田水利规划设计、以及化工农药、耕作栽培、农业机械、畜牧养殖、、植物保护、土壤肥料、生物遗传、林业园艺、经济作物、气象灾情、农产品加工、副业等其它相关多项学科领域，对各分类数据要分类整理、分类保管，已备农业生产和农业科学研究查用，使农业数据档案成为农业科学研究的重要依据，为农业科学研究提供全面、准确、完整数据资料。

5 加强档案人员的业务培养

农业数据档案的建立是一个很大的系统工程，不是简单的构思就能出来的，是一个复杂艰苦的工作，需要付出大量艰辛繁琐的劳动。随着时代的发展和科学技术的不断提高，单纯的档案管理工作已不能满足档案事业的发展需求，每一位档案工作人员要了解多学科的知识，又要有跨学科的合作能力，这是做好农业数据档案管理工作的重要保证。

要想做好这项工作，档案管理人员既要有档案管理专业技术，又要了解和掌握农业技术基本知识，这是做好开发农业数据档案的基础，是做好农业数据档案工作的重要保证。每一位档案管理工作者都要具有一定的档案管理工作经验和能力，又要掌握农业专业技术知识，要积极探索新技术的应用，提升数据档案工作技术水平，加强自身能力的提高和专业技术能力的提升，只要这样才能做好农业数据档案的管理工作。