如何做好数码照片档案的管理工作

王瑞玉 吕翠

（1.伊春市五营区地方志办公室 黑龙江 伊春 153000；2.伊春市上甘岭区档案局 黑龙江 伊春 153000）

数码照片档案是随着科学技术的进步而诞生的一种新型的信息记录载体，它是档案信息资源中最重要的组成部分。它以特殊的载体方式，反映悠久的历史重大变革和重要人物的历史面貌，极大的弥补了纸质档案的不足。因此，要特别重视做好数码照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥它的档案管理作用。

一、注意数码照片的收集范围质量工作

首先，作为档案管理人员，应该提高对数码照片档案的归档意识，加强对档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好收集工作。目前，人们对照片档案归档的范围和要求不甚了解，应加大宣传力度，注重宣传照片档案的价值和重要性，扩大照片档案的影响，使照片档案的收集工作获得各方面的支持。

其次，完善收集法规，明确收集范围。为使档案照片的收集工作进一步做到有章可循，步入制度化、规范化管理的轨道，须建立全面、合理的档案归档制度。对归档时间、范围、质量等提出具体要求。对收集程序途径和奖惩作出明确规定，以增强收集的权威性，确保收集渠道的畅通。

第三，注重数码照片收集的质量问题。必须明确数码照片形成积累的责任部门和形成者，具体规定责任和要求，约束数码照片的形成品质和形成者的行为。除对照片的格式尺寸大小等要求作出规定外，还要对照片按文件夹分类，对需归档的进行编号，说明刻录光盘，光盘中应刻制数码照片图像文件，类目表文件，数码照片目录文件和说明文件。并且注解说明文件应包括对存储的数码照片所反映每项活动的概况与背景的说明文字，同时包括说明光盘本身特征及信息的文件，确保数码照片的收集质量。

二、注意数码照片档案的保管工作

通过各种方式多种渠道收集的数码照片档案，与纸质档案有所区别，它是以感光材料为载体的，因此必须注重保管工作。

1.对于需要长期永久保存的重要照片档案，其保存方式一是在数码照片整理的同时，冲洗出纸质照片进行整理，并随数码照片一起归档保存。二是将数码照片制成微缩品或对重要照片制作底片，其保存的安全性会极大提高，保存周期也会延长。三是建立数码照片信息管理系统。数码照片储存在硬盘上保存时间长、相对光盘保存来说安全系数高；原数据信息易于规范和保存；数码照片档案保存在系统的数据库中方便检索和共享利用。四是对数码照片的安全进行保护。因为光盘寿命有限，而自刻光盘更容易损坏，计算机上的信息管理系统也可能出现软硬件损坏和受到病毒侵害，所以对归档后数码照片的保存情况，要定期检查定期转存迁移，并做好记录，还要对数码照片进行靠多重备份和适时迁移。如使用光盘要一式三套，做好数码照片档案迁移登记表的记录。

2.把好入库关，做好安全防护措施。第一，在照片档案入库前，档案管理人员应对照片底片光盘等认真细致的检查，防止受污染的照片底片破损的光盘入库，并对已受污染的进行必要的技术处理。第二，感光材料属易燃材料，因此库房要干燥凉爽，严禁烟火，并且防光防尘防虫防鼠害。应有专门的档案柜存放照片和档案。库房内昼夜温度变化不应超出3℃，湿度变化不应超出5%。第三，选择和使用规范的照片档案装具，并且建立照片档案定期检查制度，发现问题应及时解决。

三、注意做好照片档案的利用工作

数码照片档案必须在归档后保持其原始性、真实性，才能进行利用。

首先，利用照片档案举办展览。利用照片档案举办展览，使公众参观，这是一种提供利用的有效方式。比如结合建国60周年举办庆典活动、改革开放30年活动，都是数码照片档案利用工作发挥的作用。一方面它发挥了档案宣传教育群众的作用；另一方面通过色彩鲜明的照片又宣传了档案工作，拉近了档案和百姓的距离，使尘封已久的照片档案发挥作用。

其次，编辑出版照片画册。编辑出版照片画册，是挖掘照片档案的信息资源，为社会提供利用的好方式。如伊春市五营区旅游风景照片，反映了五营区旅游资源丰富、山清水秀的自然风光，给人以美的享受；反映林区改革开放的重大变化，给人以强烈的时空感受和深刻的艺术感染。同时又有纪念收藏的价值，另外画册的出版发行又促进了档案的广泛利用。

第三，注重照片档案与文书档案结合利用。它们是两种不同的载体，所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件，单一的照片档案有时表达的内容不够全面翔实，如能够在提供照片档案的同时，主动为用户提供相关的文书档案，将会更好的提高档案的利用价值。