关于实施地情资料年度化的探讨——从资料工作规范化常态化和及时提供社会公共共享信息角度

宋洪军

（哈尔滨市人民政府地方志办公室 黑龙江 哈尔滨 150028）

编纂地方志书是中华文化的正向传统,在中华文明的历史传承中,地方志具有独特的作用，成为中华文化的重要组成部分，并在现实的国家经济社会进步中发挥着任何文体不可替代的资政作用。资料作为编纂志书的基础，不仅是衡量志书质量的主要依据，而且是实现志书功能作用的首要条件。全国首轮修志过程中关于搜集资料的经验教训，以及二轮修志普遍面临的实际困难和问题，促使我们思考并深刻感受到加强地方志资料工作的重要性、必要性和紧迫性。特别是国家《地方志工作条例》颁布后，着手修志工作长效机制的建设成为当前修志工作的重中之重，地情资料年度化工作是建立长效工作机制首先应当解决的问题。

一、实施地情资料年度化的必要性

国务院颁布的《地方志工作条例》（以下简称《条例》），明确界定地方志书的性质“是全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化、社会的历史与现状的资料性文献”。“编纂地方志应当做到存真求实，确保质量，全面、客观地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状”。《条例》关于地方志书性质的表述，说明地方志具有系统、全面、真实、准确和区域性等基本特征。不仅这些特征要通过资料得以体现，而且志书质量的优劣和是否权威也要由资料来决定。因此，要编修一部高水平、质量上乘的志书，打好扎实的资料基础至关重要。

哈尔滨市首轮修志工作启动于1982年初，结束于1999年底，记述的时段平均在百年以上，工作周期历时17年。哈市第二轮修志工作启动于2000年，记述时段为1991～2005年。至2010年，工作周期已历10年。根据现实工作基础和推进进度预测，最终完成二轮志书出版还需要几年时间。从对两轮志书工作周期的分析中可以看出，其中近三分之二的时间用于资料搜集；编纂过程中大量的工作反复和主要精力的投入，也多是耗时在资料的核对和补充上。特别是二轮修志的记述时段仅15年，而工作周期已过10年，加之后期所需时间，大约整个工作周期要在14年左右，记述时段和工作周期相差无几。这种情况不仅严重影响了志书功能作用的及时发挥，加大了编纂工作成本，也使人们对志书的编纂工作周期过长时有微词。更主要的是很大程度上导致志书因资料工作的局限出现一些先天不足，志书质量受到较大的影响，也必然弱化志书的资政功效。如何改变这种现状成为地方志系统的重要课题。特别是《地方志工作条例》的颁布，从法律层面明确了各级政府地方志工作的法律责任，规定了志书编写周期、工作程序和质量要求。如果我们不解决资料工作的长效机制即资料工作年度化、常态化，就难以实现《条例》的规定和政府的工作要求。

二、地情资料年度化工作应该解决的问题和发挥的作用

基于前述主、客观原因的分析，我们认为应该以地方行政规章的形式对地方志资料年度化工作做出具体规定。这样不仅体现地方党委和政府对修志工作的高度重视，也将有效解决开展社会主义新方志编纂以来，一直困扰着地方志编纂工作正常推进的主要矛盾——资料工作的滞后性，和影响志书质量的最重要原因——资料的不完整和不系统，更好的发挥地方志书的传统作用和衍生具有时代特征的现实作用。

从实际情况的分析中推演，地情资料年度化工作实施后，会有效的解决修志工作中的主要矛盾和发挥的作用是：

1.可以实现地方志资料搜集工作常态化，彻底消除自上世纪80年代以来近20年里地方志资料工作一直在“编着历史的、丢着现实的”恶性循环中挣扎的状况。哈市上轮志书工作周期中，1991～2000年是第二轮志书记述时段的前十年。由于当时集中精力编纂1991年前的情况，未能及时收集这10年的资料，导致二轮修志工作中搜集这10年的资料耗费了几年的时间，有的现在还在搜集。而且这种事后搜集，由于受主、客观条件局限,有些资料是不可能搜集到了，这必将留下志书记述上的遗憾。哈市二轮修志下限先是定为2000年，后来延伸到2005年，否则我们又失去了搜集现实5年资料的机会，又将重蹈首轮志书在资料工作上的失误。只有实施地情资料年度化，才可以彻底解决资料搜集工作滞后的问题。

2.实施地情资料年度化工作，可以提高资料搜集的质量，大大缩短地方志书编写周期，及时发挥地方志书服务现实的作用。历史资料在时间上越贴近现实，对社会的借鉴和参考作用越直接，效果会越显著。考察两轮志书的编纂周期，搜集资料所占用的时间均在一半以上，甚至三分之二以上，工作周期过长严重制约了地方志工作服务现实的作用的发挥。实施地情资料年度化，把未来资料搜集工作前移；而且当年搜集，资料的遗失率低，可以大幅度提高未来资料的利用率，从而提高资料工作和志书编纂工作的质量。

3.实施地情资料年度化工作，可以有效降低未来修志工作成本。估算哈市现实每年修志工作的直接成本，大约有数百万（因未做过相对准确的统计，此数字和实际情况会有一定误差，但不会太大），工作周期每缩短一年，就可以节约相应数额的投入。如果按节省一半时间预期，节省的额度将是非常可观的。尽管对修志工作的投入是非常必要的，但节约办事，应该是我们不变的工作追求和原则。

4.实施地情资料年度化工作，可以超前锻炼修志队伍，为未来修志工作奠定人才保证。虽然年度资料的物化形态同志书有所不同，但从资料搜集和编写角度则有很多的一致性。每年在做，数年下来，剔除一定数量的人员流失和更换，可以形成数量比较可观的、相对熟悉志书编纂要求的骨干队伍。这些人参与未来修志工作，必将缩短进入角色的时间，节省许多培训适应工作所需要的成本，提高工作效率。

5.实施地情资料年度化工作，可以每年产生数百万字地情信息，通过数字化和网络检索，及时提供给社会不同层次和界别共享利用，这对于一个区域地情信息资源开发利用和地方文化软实力建设是非常有益的，也使扩大地方志为现实服务的领域和增强时效性有了扎实的物质基础，它所产生的经济和社会效益是不可低估的。

三、地情资料年度化工作应该采用的工作方式

我们确定现实承担地方志书编纂的单位和部门,作为地方志资料年度化工作责任单位,每年3月底前向市志办报送上年度资料年度化提纲；市志办对各部门的提纲负审查责任。年度化资料原则以专题形式整理分类，年底前以电子版形式报市志办验收。由于资料年度化工作涉及中、省直在哈单位，市直部门及所辖区、县近180个部门和单位，工作范围广、工作量大、专业性要求较高，由启动到完全规范需要一定的过程。期间,市志办应加强工作指导和专业培训,及时总结、推广、交流典型做法、制定相应的工作规范，完善要求，明确程序,以保证此项工作在起步之始就具有较强的科学性。

四、地情年度资料形成后的现实开发利用

地情信息年度化后，不仅仅是为下轮修志及时的积累了资料，解决了长期困扰修志工作健康推进的主要问题，更重要的是为地方志工作更好地为现实服务，切实拓宽资治领域奠定了必要的基础。在当今信息社会，谁占有了信息，谁就据有了发展的先机。英国一个研究小组的研究证明，一个社会如果能够做到社会公共信息及时的共享，会拉动国民生产总值增长一成。一个城市的地情信息资料年度化，无疑是这个城市的综合情况的全面汇总，是一地相对全面、权威的社会公共信息的聚集，如果能科学的利用网络这个最现代的信息传播平台，在对资料科学分类和专题化基础上，提供给社会各界广泛利用，那将是古老的方志传统真正的融入了现代社会。

年度资料生成后，可以先在三个方面开展开发利用工作：

一是依托哈尔滨市地情网，建立地情年度资料数据库，运用数字技术和网络技术，通过授权方式，即凡是年度资料的提供单位，可以共享使用数据库内的全部资料，社会各界可以通过申请查询的方式利用这些资料。

二是修志机构内部工作人员可以充分及时的利用这些资料进行专题性的地情研究，真正的使各级修志机构由组织指导型向研究指导型转变，专业修志工作者逐渐成为某一领域的地情研究专业人员。

三是把地情资料年度化工作同方志馆建设、同把修志机构建成三个中心结合起来。使地情资料存储中心具有真正的现实地情资料客观基础，否则，没有现实地情资料，一地的地情资料存储中心也无从谈起。

总之，实施地情资料年度化工作，在为下轮修志备好原料的前提下，还可以聚集地情信息资源，提高地情信息资源转化、利用的时效性，更使方志工作由传统的“先修后用”向“边修边用”创新性转变，真正实现地方志工作社会效益与经济效益的最大化。