档案信息化建设存在的问题与发展趋势

王 莹，张 辉

（黑龙江省第二医院 黑龙江 哈尔滨 150010）

一、档案管理信息化的内涵

1.档案管理信息化的定义。其涵盖以下四个方面的内容：第一，实现档信息的数字化和网络化；第二，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，实现档案信息高度共享；第四，必将引发档案管理模式的变革。

2.档案管理信息化的特点。档案信息化建设是指档案信息的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。数字档案馆建设则是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。

二、档案信息化建设的重要性

1.随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已成为不可逆转的大趋势。

2.档案管理是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发时效和利用的广泛程度。采取现代化管理手段储存的各种信息，便于利用和开发，同时，产生更广泛的社会效益。

3.运用缩微技术、扫描技术、光盘技术，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

三、档案信息化建设的主要内容

1.基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备，包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。它是档案信息传输、交换和资源共享和基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

2.档案信息资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

3.应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。我人将依靠上级档案行政管理部门的有关科研院的技术力量，选用先进、适用和可靠的档案管理软件。它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

4.标准规范建设。对电子文件的形式、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，指导实施的过程，是档案信息化局、有序、健康发展的保障。它包括标准管理规范、业务规范和技术规范。

5.人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。档案信息化人才队伍建设的措施主要有：对现有档案人员的教育与培训，人才引进，短期聘用或借用三种。

6.信息安全保障体系建设。随着我国档案信息化建设的不断向前推进，档案信息的利用越来越广泛，信息安全问题愈显突出。档案信息的安全保险体系建设主要包括：一是法律法规和管理制度，二是档案信息的安全技术，三是档案信息的安全管理，四是维护公共设施安全。

四、档案信息化建设中存在的困难与问题

1.资金投入规模大，筹集资金难。加快档案信息化建设，制约的瓶颈是资金。要搞信息化，就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备，七通内部局域网，连接外部因特网，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。

2.建设任务繁重，工作见效难。在档案信息化进程中，一要对现存馆藏档案资源进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将馆藏文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件；二要利用文档处理软件，按照标准要求对数据库进行规范整理，便于检索利用，三是对客户提供网上利用平台，搞好远程服务；四要采取电磁屏蔽，内外网物理隔离、数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改，防止信息丢失失密，确保档案信息安全；五要根据电子信息技术的不断完善与进步，对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。

3.队伍建设要求高，适用人才难求。档案信息化，档案人员要与计算机、网络打交道，是一种高层次的工作，对人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。那种既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才大受欢迎。但受传统用人体制的制约，使人才竞争难以顺利展开，加上档案部门待遇不高，优秀人才难以吸引进来，进来后又难以留住，员又难以消化，致使档案部门人员老面孔，工作老方法，进步不快，活力不强。

4.应对环境变化，服务方式转变难。档案部门向来吃皇粮，在计划经济条件下，服务对象主要是党政机关，馆藏内容主要是红头文件，处在一种封闭的环境下运作。而档案信息化面对的是远程的看不见的顾客，是背靠背的服务，服务方式是公开的、透明的、全方位的，服务质量要经得起社会检验。这就要求各级档案管理部门要全面落实科学发展观，始终坚持以经济建设为中心，以为最广大人民群众服务为出发点，更新服务理念，拓宽服务领域，提升服务质量。

五、档案信息化建设的主要任务

1.以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和广泛的推行。

2.以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。

3.以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重点，加强档案管理应用系统的建设。

4.以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。

5.以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。

六、档案管理信息化的建设途径

1.加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆，大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等。继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术应有程序，逐步提高档案信息化水平。

2.促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆，就要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案、照片底片档案、录音、视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储，即进行数字档案馆馆藏的建设。

3.加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。

4.积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数字和多媒体，尽快实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

5.加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，制定电子档案管理办法。

七、信息社会档案工作的发展趋向

1.要加快电子文件和电子档案的法律和法规建设

2.要制定档案工作信息化的发展规划我们要站在发展战略的高度，科学规划，协调发展。

3.要制定文件和档案一体化管理模式

4.要加快档案信息源建设，推出全新的信息化服务方式：一是建立电子阅览室。二是增加服务手段。三是开展档案信息咨询服务。

新世纪的我国已把推进国民经济和社会信息化放在优先位置，为档案工作信息化提供了可持续发展的机遇，如抓住机遇，档案事来的发展前景将十分广阔。