对突发公共卫生事件档案管理工作的几点认识

朱 静，李 爽

（1.牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157021；2.黑龙江商业职业学院 黑龙江 牡丹江 157011）

突发公共卫生事件是指突然发生,造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。如2003年的“非典”病毒、2004年的“禽流感”及近期突发的“甲型H1N1”流感疫情，使我们对突发公共卫生事件已不感到陌生。如何防范与有效应对、化解突发公共卫生事件，已成为人们关注的重要议题。突发公共卫生事件档案是指国家机构、社会组织和个人在突发公共卫生事件应急处理活动中直接形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、磁性载体、电子文件等各种形式的历史记录。建立、健全突发公共卫生事件档案工作、完善其管理，更好地服务于社会，显得日趋重要。

一、突发公共卫生事件档案的构成

突发公共卫生事件档案管理收集范围应包括重大突发公共卫生事件处置机构组成材料、各级组织在处理突发公共卫生事件中的重大决策、预案、监测方案；各级组织、领导在处理突发公共卫生事件中的重要批示、指示、讲话、会议材料；反映本单位的决策和部署，指挥与协调各方面力量处置突发公共卫生事件中的具体措施、预案、处置方案、疫情报告、报表及本单位在防治工作中形成的疫情简报、疫情信息、防治方法、诊断标准、流行病学调查、个案调查、处置进程、已采取的措施；病例报告表、调查表、个案统计表、药品发放使用等方面的记录、统计报告，事件的诊断等材料；处置过程中形成的现场记录、新闻报道、电子传输文件材料；各种声像材料等第一手原始资料。

二、突发公共卫生事件档案的整理

突发公共卫生事件所形成的文件材料，既有纸质文件材料，又有特殊载体文件材料。对于这些文件材料的整理要以一个突发公共卫生事件为整理单位，在一个整理单位内，严格按照文书档案、声像档案、照片档案、电子档案和科技档案整理标准进行整理。为避免应归档文件在忙乱工作中造成损坏和遗失，各单位档案部门应及时进行指导，可以要求把所形成的文件先设专盒、专柜保管，最后统一整理。要求各部门形成的照片和资料要按不同的载体分类，统一载体按时间顺序注明事由，定点定柜存放，重要的资料要有多种备份，以便日后整理归档和利用。大量对患者的调查报告、疫情统计报表、每天疫情通报等，采用跟踪收集，要求各业务科室的兼职档案员按有关规定做好收集工作，档案管理人员要经常检查督促、指导进行规范化整理和简易组卷，力争使每个业务部门的文件材料都做到齐全完整，事件结束或告一段落后，及时移交到单位的综合档案室。使档案收集工作的起点处在一个较高的水平上。综合档案室要结合文件材料的时间、内容及档案载体的特点形成完整的档案编目和数据库，便于科学管理和开发利用。在整个突发公共卫生事件档案的分类、立卷到利用的过程中，用数据化的文件代码与原始的文件材料对应归档双重管理，既保存了原始材料的完整性、佐证性，便于反映真实的历史记录，同时，还能把文件材料进行数据化处理，并以现代科学技术对档案信息进行开发和利用。

三、加强对突发公共卫生事件档案管理的有效措施

基于突发公共卫生事件档案的内容和特点，在突发公共卫生事件工作中应采取有力措施，对突发公共卫生事件形成的档案实施全过程管理，保证文件材料收集齐全，管理有序。

1.提高认识，加强对突发公共卫生事件文件材料收集归档

突发公共卫生事件所形成的文件材料是各级组织在处理突发公共卫生事件活动的整体反映，是在处理突发公共卫生事件活动中形成的、真实的原始记录。同时，突发公共卫生事件所形成的文件材料又是处理突发公共卫生事件工作的重要依据。因此，一要加强对《档案法》的宣传，提高对突发公共卫生事件文件材料收集归档工作重要性的认识，提高档案工作人员的法制观念和业务素质，明确突发公共卫生事件所形成文件材料收集归档工作的责任。要通过宣传，将档案意识根植于各级领导和有关人员的头脑中，使领导和有关人员把对档案工作的理解与支持落实在行动上，同时还要使领导和有关人员认识到归档工作是一项综合性、全局性的工作，不是档案部门自己的事，只有各职能部门相互配合才能把归档工作做好。二要落实责任制，以保证收集归档工作顺利进行。在处理突发公共卫生事件工作中，要同时落实文件材料的形成、整理和归档工作的时间和进度；制定各有关部门和人员文件材料的形成、积累、整理和归档工作的职责，并且作为考核与奖励的一个条件，营造一个主动归档的良好氛围。

2.档案部门应加强对突发公共卫生事件档案管理的研究

档案工作具有承担保存史实、为突发公共卫生事件处置工作提供决策参考和今后处置类似事件提供借鉴的服务功能。从档案学的视角出发进行突发公共卫生事件的研究，可以帮助我们找到一些规律性的认识，做好预防工作。并为各级政府制定卫生政策、疾病的防治提供依据，为卫生行政部门提供咨询和决策服务，为全社会的健康提供服务。突发公共卫生事件档案是一种丰富的信息资源，也是一种无形的宝贵资产。档案部门应联合有关业务部门开展有关突发公共卫生事件的档案研究，选择案例，建立各种疫情案例库，从实践与理论上加以分析研究。利用这些珍贵的档案记载，对每一起突发公共卫生事件疫情发生、流行病学调查、所实施的应急预案、采取的防治措施等进行分析研究，从中进行类比，寻找各次突发疫情之间的内在联系，得出规律性的认识，进而做好预测预警工作。把突发公共卫生事件造成的损失控制到最小的程度，提高对突发公共卫生事件的预防和应急能力。

3.充分发挥档案部门在突发公共卫生事件档案管理中的核心作用

在非常时期，一定要统筹协调，把本单位兼职档案员统领起来，尤其是在重大突发公共卫生事件的早期，协助他们在工作中理顺档案工作的头绪。明确提出做好突发公共卫生事件处置过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像等不同载体材料的收集、整理工作，并指导他们搞好归档和进行集中管理，确保档案的完整性，为以后利用提供有效服务。档案部门要在突发公共卫生事件档案管理中履行好职责，发挥好作用，经得起检验，就应在第一时间采取措施，加强对突发公共卫生事件的档案管理工作，档案部门不仅要在重大突发事件发生之前，而且在发生过程中、发生之后都应到事件的第一线去，真实记录、反映客观实际，做好档案资料的收集整理和保管工作。要对重大的突发公共卫生事件档案进行有效监控，对分散在不同业务部门的档案督促其及时收集、整理，确保档案材料齐全、完整、安全。

4.档案部门应主动开展征集、编研工作

把握重点，挖掘突发公共卫生事件档案的潜在价值，根据利用者的不同需要，有针对性的编制编研材料。根据流行病发展的规律，提供档案的超前服务，为科学研究提供真实、可靠、准确的信息，为今后处理类似的突发公共卫生事件提供经验借鉴。档案部门要积极主动、认真总结近几年在重大突发公共卫生事件中积累的档案管理工作经验，制定出本单位突发公共卫生事件档案管理办法。

5.做好专（兼）职档案工作人员的业务培训

档案工作人员素质高低，对作好档案管理工作有直接影响。因此，在不断提高档案工作人员素质和能力的同时，一定要加强对工作人员档案管理业务的培训。提高工作人员对做好突发公共卫生事件档案管理工作重要性的认识和档案管理业务水平，使工作人员不但能够熟练运用计算机网络系统，还要树立科学的管理观念和思想，提高档案现代化管理的能力和水平。