论医院档案信息综合全方位管理

滕苗苗

（鸡东县中医院 黑龙江 鸡东 158200）

在知识经济时代和信息社会中，信息资源己成为继能源之后的最为重要的社会资源，可以说“在世界信息化、网络化浪潮的冲击下，每个民族、每个行业、每个组织都面临着生存的巨大压力，要么革新自强，要么被时代遗弃。”随着信息时代的到来，作为“信息资源之源”的档案信息，只有适应新的社会环境要求，实现档案信息化管理，充分融入到现代化网络世界中，档案情息才会在信息社会中得到重视，其价值才会不断提升。档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。另一方面，档案资源信息化建设的基础是信息技术的应用。

1.档案信息化管理的内涵和外延

1.1 档案信息化管理的内涵

档案信息化管理内涵包括两个方面，一是应用信息技术对档案信息系统集成、有序分类、便于查询、开发应用，对档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等进行高效的管理，以提高医院管理效率；二是用信息流来调控档案物流，最终实现“无纸化”管理，促进管理创新。

1.1.1 数据资料信息化应用扫描仪、计算机和网络把应当存档的文件、资料信息等以统一规范的数据格式录入计算机，以备处理。

1.1.2 工作流程信息化通过专用软件实现档案分类、编目和排序，为此首先需要规范管理流程、确定岗位员工的工作标准，减少人为调空和干预。为保证文档一致性，医院办公自动化系统要与档案管理系统兼容。

1.1.3 档案检索信息化在施行分级检索制度的前提下，通过医院网和互联网可随时准确检索到所需要的存档文件、资料、原始记录、文献等。

1.2 外延

档案管理信息化的外延是指其外部的信息环境，既档案管理部门获取、传输、存储、应用信息资源的外部环境(院内院外)，也包括相关法规、标准、制度、信息安全和基础设施建设。

2.要建立科学的现代化管理模式，我们要树立以下几个观念

随着医疗事业日新月异的发展和医疗科技的突飞猛进，医疗信息不论在医疗、科研、教学还是行政决策等方面，都发挥着极其重要的作用。同时．大力开发医疗信息资源，多层次、多角度、全方位地挖掘其中的有益因素，使之有效地服务于医疗工作。对医院档案信息实行全方位的管理，就是根据医院档案信息的社会特点，并从管理体制、管理人员、管理设施、管理水平、管理效能及其服务质量等方面人手，分析探询和研究最佳管理效能．达到充分开发利用信息资源，揭示医院信息与医院管理、医护人员、患者的密切关系的作用。

2.1 整体性观念

即把形成医院档案材料的各科室，包括医护人员、科研人员、行政人员、病患者的一切活动看成一个整体，把记录和反映他们各种活动的信息材料看成一个信息系统，这个信息系统内的一切材料构成系统的基本要素，成为系统不可分割的部分。整体性要求对整体系统各个环节、层次进行合理的安排和有效的协调，促使管理水平不断提高；同时，还应有严格的规章制度、统一的业务标准和管理规范，保证系统的良好运转。总之，在档案情息管理过程中要处理好信息整体与局部管理系统的关系，使档案信息资料的管理和整个医院的发展保持协调平衡。

2.2 综合性观念

医院档案信息系统所存储的信息是集中了医院的各种信息，从不同侧面、不同角度反映整个医院的历史与活动全貌。医院档案情息的综合全方位管理，就是适应这种信息综合的特点。为此，要建立相适应的综合管理机构，发挥档案部门和信息中心的作用，实行网络化管理。

2.3 动态性观念

医院的信息具有流动的特点，是一种信息流，通过信息的流动，使信息的价值不断增大，始终保持富有生命力的动态系统。医院档案信息不但是以往医疗、教学、科研活动的历史记载，而且是现行医疗活动的真实反映，以其特有的价值形式参与医院的各种活动，为医院的发展提供参考的借鉴。一方面，档案人员把各科室的信息材料收集起来，经过整理、储存、检索和输出等第一系列工作，使之系统化；另一方面从实践中产生的新信息经管理人员的收集、整理、传递，达到信息优化，既扩大了档案信息的数量，又提高了档案情息的质量。

2.4 广泛性的观念

由于医疗活动的广泛性、社会性，这也就使医院档案信息具有纵横交错的特点。因此，档案信息管理网络成为一个立体的信息系统，达到全院乃至全行业信息共享。医院档案信息全方位管理，即用一定的手段和方法，分成不同层次和结构，建立全院各类档案信息之间、各医疗单位之间的联系，逐步建立起现代信息网络，从根本上实现信息的优化管理。

以上四点，构成了医院档案信息综合全方位管理的思想。这一管理体制有利于克服医院档案信息管理的分散性，切实贯彻集中统一管理的原则；有利于医院信息资源共享，充分开发和利用档案信息资源。

3.建立现代医院档案管理模式的方法

3.1 全方位管理应当是对医院档案信息各方面的管理，把档案的收集工作纳入各个部门及有关人员的职责范围，作为业务成绩的考核与考评内容之一

例如对科技档案的收集，如果仅凭管理人员的工作，由于知识领域的局限和精力等因素，往往收效甚微。我们把管理的视野扩展到各科研部门、课题小组乃至有关人员，注意信息的外部管理工作，创造一个信息管理的大环境，变被动为主动，切实把管理视野放到医院的整体中，从各方面多角度考虑，从信息管理的外部环境入手，这是实现医院信息全方位管理的一条途径。

3.2 全方位管理应是对医院信息多层次的管理，“保管是手段、利用是目的”

档案信息管理不能只停留在低层的收集存储上，而要不断提高对档案信息资料的研究和开发利用，通过对档案信息的研究，把静态的分散的信息，变成动态的集中的信息，从大量档案信息中提炼出带有规律性和结论性的数据资料，为领导决策和工作查考服务。高层次的工作都是要有扎实的基础。事实上，全方位的管理，恰恰是说明了低层次与高层次的管理在医院信息管理中都是不可缺少的，两者的辩证统一，共同构成了全方位管理的重要内容，发挥其最佳管理效能。

3.3 全方位管理是对医院档案情息的多渠道管理，目前我院档案信息的服务对象和传输渠道都是比较单一的，多局限于本部门、本单位内利用，对科学研究少

为此全方位档案管理就是应当扩大服务对象，开拓信息输出渠道，通过目录交流、资料汇编、网际交流、咨询服务等形式，提供多种多样的情报信息；同时，对档案的收集，实行多渠道管理，树立收集意识。第四，全方位管理应该是对档案信息管理人员和利用人员的全面管理，开发信息资源，最重要的工作就是作好管理人员和用户的工作，只注意对信息档案实体——物的管理，不注意对档案管理人员的管理，是管不好的。在现代档案管理中．对管理者而言所需要的不仅仅是政治素质，而且要有过硬的业务素质；同时，对利用者也要进行管理，教育用户提高档案意识，科学利用档案材料．养成社会积累史料的良好道德习惯。

综上所述，对医院档案信息实行综合全方位管理，是社会经济、医疗科技和档案信息事业发展的要求，它符合并具有现代医院档案信息的特点和规律，是医院管理工作向开放型转变的必然结果。现代化的医院，具有高素质的专业人员和现代化的办公设备，将使医院实现档案信息综合全方位管理成为可能。

[1]温力伟.论医院档案信息化及档案信息化管理[J].齐齐哈尔大学学报,2009,（6）.

[2]孙小虹.论医院档案管理信息系统的建设 [J].医院管理论坛,2007,（24）.