电子政务环境下的职校档案工作

于 杰，赵秋红

（黑龙江省伊春卫生学校 黑龙江伊春 153000）

近几年来，随着国家实施的“政府信息化先行”战略的不断深入，电子政务已在各级政府、机关和职校逐步推行。档案作为文件运行的最后归宿，在保证各级政府机关和职校党政部门工作正常运转中起着承上启下的作用。电子政务的实施对职校档案管理产生重要影响，主要体现在三个方面：一是电子政务中产生的电子文件，其归档内容、方法、技术、手段等与纸质文件归档相比，有重大差别。二是档案部门作为各级政府、机关的职能部门必须适应电子政务实施带来的工作方式的变化，档案工作不能游离于电子政务之外，要按照电子政务的总体要求转变档案部门的工作方式；三是电子政务的实施使档案工作不仅负责文件运行的归宿工作，还负责文件形成的前端控制，使文档工作一体化，在政府、机关和职校党政部门的工作中发挥积极作用。建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分，是信息社会中档案管理新模式的集中体现，代表着新世纪档案工作的发展方向。2002年，国家档案局发布了《全国档案情息化建设实施纲要》之后，信息化带动策略引导全国各级档案部门快速地向信息数字化方向发展，迅速出台和准备出台多项法规、标准，如《中国档案机读目录格式》、《电子文件名词术语》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档细则》、《电子邮件类公文归档程序与规则》、《网站资源归档与管理规范》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《档案网站管理办法》、《纸质档案数字化技术规范》、《缩微影像数字化转换技术规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音档案数字化技术规范》、《录像档案数字化技术规范》、《电子签章条例》；《电子档案管理办法》《归档电子文件真实性鉴定规程)等也即将出台。据2002年统计，全国已有15个省级档案馆与当地政府办公网络系统联通，北京、上海、深圳等24个省级和计划单列市档案馆开通了面向社会的档案网站，全国各市、县、区档案局馆建档案网站三百二十多个；多个大学开通了面向社会的档案网站，各级档案馆已建立机读档案目录两干多万条。

我国电子政务的基本构架是“三网一库”。由于历史的原因。职校档案部门的局域网建设相对滞后，而电子政务的实施，要求职校档案部门做好前期工作，使电子文件能够长期保存，有效利用。从当前档案信息化建设的情况看，档案信息化建设的主要目标：一是应用信息技术加快档案资源信息化进程，提高档案信息化管理和利用水平，实现档案资源信息共享；二是应对信息技术对档案工作的影响，做好电子文件归档和电子档案管理工作。收集、整理、保管、利用电子文件，局域网将成为基本的工作条件。因此，尽快建设档案工作局域网，已经成为职校亟待解决的紧要问题。在电子政务网络中，职校档案工作的首要任务是收集、整理、保管电子文件，其次是以电子档案和电子信息资源库的方式提供利用，同时也向社会公众提供信息服务，这也是电子政务建设的目的之一。学校档案工作在电子政务环境下的当前要务，是要及时做好电子公文的归档留存，提供利用，总结起来就是三项任务：一把电子文件完整、安全、规范地收进来；二把档案文献信息库建起来；三把数字的公开档案信息在网络上发布。电子公文归档管理作为学校电子政务建设重要环节已经纳入学校信息化功能总体设计框架中，探索利用统一的网络平台整合档案情息资源、最大限度地实现资源共享的有效途径。职校档案主管部门应不失时机地把逐步实现公文管理和档案管理的规范化和一体化作为业务应用系统建设抓紧抓好，尽快开始进行电子文件归档与管理的具体工作。

职校档案工作在信息化浪潮的推动下已经顺势融入信息化建设时代，建立与电子政务相联接的档案信息管理网络是必然要求。如南京大学档案馆率先研制开发多媒体档案网络管理系统，实现对全校公务纸质文件和文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、祝颠文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件、数据库文件和其它各类电子文件的全文自动著录与标引、全文管理与全文检索；档案信息统计和档案借阅利用的网络化管理。它的前提是公文办理和档案管理的规范化、一体化。现已有三十多所学校的档案馆使用，也被教育部推选使用。面对大量不期而至的电子文件，习惯了与纸质等有形物质打交道的人们，对这些看不见、摸不着的物质载体还有些无所适从。而电子文件的大量产生、应用和消失，迫切要求迅速建立相对完善的电子档案管理方案及基础设施，建立电子文档管理的相关制度。随着职校数字化校园环境的不断完善文件已成为职校新产生文件的主体，也是职校政务优良化的主体，应及时采集归档。很多职校的信息化建设起步早，大量电子文件没有归档，也没有条件归档，至今还没有步入电子文件归档的正常轨道，办公自动化与档案工作脱节，导致部门、个人形成的电子文件处于自生自灭的状态，应采取措施及时挽救。

根据2004年全国档案工作的主要任务要求，深化己公开现行文件提供利用工作，将其纳入信息公开工作体系，发挥档案部门的作用。职校可考虑以此作为切入点，利用现有条件，启动档案信息化建设工作。随后，主要抓好四项工作：一是法制建设，建章立制，规范统一，依法治档不动摇；二是馆舍建设，档案馆室应该具有四位一体的功能，即档案安全保管的基地、利用档案开展爱国主义教育的基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心、档案信息服务中心、档案馆舍是确保四位一体功能实现的基础条件；三是馆蘸建设，建立内容丰富，结构合理的馆藏体系；四是信息化建设，认真落实《电子公文归挡管理暂行办法)，加强电子政务中形成的电子公文的归档与管理工作，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化，公开现行文件，实现网上查阅．提高档案利用效率。

全国档案信息化建设实施纲要特别指出：“十五”期间，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程；“十五”期间，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，基本实现档案管理现代化和办公自动化；推进机关档案管理与办公自动化同步发展；各机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。为此，职校档案工作应该有所作为。

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