办公自动化在文书与档案中的运用

任伟燕

（黑龙江生物科技职业学校 黑龙江 哈尔滨 150025）

当今社会已进入信息时代，随着高科技的飞速发展、办公自动化的产生，计算机设备和技术已经广泛应用于各项事业的各个环节。特别是以计算机网络技术手段为代表的“信息高速公路”的开通，使人们处理信息的手段发生了翻天覆地的变化，为办公自动化奠定了牢固的环境基础，提供了物质条件的技术手段。办公自动化是办公领域中的革命，这场革命给传统的手工管理、人工操作的旧办公方式带来了极大的冲击。

1.文书处理中的办公自动化

文书处理是指文件的起草、修改、存储和打印的全部过程。办公自动化系统提供的文件编辑功能，实现了文字处理现代化，即利用计算机或其他文字处理设备对文字、图像、报表等进行自动的编排、换算和合成，使之成为工作需要的人工智能信息。手工的文字处理，每改一稿，必须重新誊写，到定稿打印时，还要重新从头到尾的打印或排版。而在办公自动化系统中，由于使用了计算机等作为文字处理设备，文件一次输入，便可多次重复修改或输出，大大提高了起草文稿的工作效率。

在办公自动化系统中，文件一次输入就可以多次享用，不仅可以修改，而且可以进行办理和传递。在文件的内部传递上，每到一文，文书人员按规定进行相关项目的著录，注明日期、文件编号、系统名称、文件作者、标题、主题词等，同时填写文件具体的承办处室，然后文件通过预设的内部传递途径，自动进入该处室的文件处理系统，各处室打开自己的终端，按命令进入系统，取出文件就可以办理。在办公自动化环境下根据文书工作和档案工作的有关规定进行文件立卷、归档，使这些信息既可供公文处理时反复使用，又可解除档案部门重复集中录入数据之苦，充分发挥了计算机一次输入和多次输出的优势。

2.档案工作的办公自动化

2.1 档案收集管理的办公自动化。办公自动化系统中的档案信息管理系统，是在文书处理部门日常工作各环节中形成的数据库的基础上进行档案的收集、整理、鉴定和保管的。在办公自动化的信息管理系统中，机读档案的产生缩短了文件形成和收集之间所经过的时间，较容易地对文件资料进行必要的管理、核对和移交。档案室与产生档案的各处室之间由计算机网络连接，使生成的机读档案由计算机终端通过计算机网络随时传输到档案室的数据库。在档案整理方面，办公自动化技术冲破了传统的整理方法和分类原则，它可以根据用户不同的需要，对档案进行自由分类，自由组合。对于机读档案的保管，一般以盘或卷为单位。至于机读档案的鉴定，则可在机读立卷时同时进行，其鉴定标准可与传统的纸质档案的鉴定标准相一致。

2.2 档案信息开发的办公自动化。档案信息开发是指档案管理系统将输入进来的、经过筛选和加工处理的档案信息，根据社会各方面的需要提供给人们，它可以通过编目、编研和利用三项手段得到实现。档案编目检索工作是档案管理工作中的独立环节，是档案管理专业中理论性和技术性最强的工作，它不但需要渊博的科学技术知识，还需要一定的语言知识、计算机应用能力。档案编目对档案信息的开发利用起着“前提”性作用，面对数以万计、形式多样的档案，在人工操作中如果没有一定的检索工具，人们查找利用它，就像大海捞针一样困难。因此，使用先进的档案检索工具是档案管理向现代化发展不可缺少的重要手段。这个问题，在办公自动化环境中很容易解决。机读文件在向档案部门移交以前，已经建立起能进行各种目录组合和全文利用的系统，本身具备检索功能。在此基础上，档案信息管理系统就可以实现其检索、编目、编研之功能，同时还可进行目录的自动组合，形成一个比较完备的档案检索工具体系，这样就能全方位、多角度地反映档案室的室藏内容，可以轻松地利用计算机根据一定主题或专题进行全文或部分章节的自动汇编，达到档案编研利用之目的。计算机自动编目速度快、质量高、能克服人工编目深度、广度不足的缺点，而且也符合规范化、标准化的要求，它能将利用者所需的档案信息通过屏幕显示输出或打印、复制出来，并能及时、准确地提供利用，与文书工作达到信息资源共享，使传统的档案室藏概念得到升华。

3.应用办公自动化的文书档案管理的优点

3.1 简化文件的排序编号。文书档案管理中，大部分单位是按年度、组织机构分类，所以每年档案在编制案卷号时都是按机构固定的排列顺序进行编制，这就要求所有部门的归档材料必须全部集中到档案部门后才能进行编号，因此只要一个部门没能按时归档就会使整个编号工作无法正常进行。运用办公自动化系统后，采用单位文件分散式归档，文件的排序依然可以以部门为单位，但没有必要固定部门的顺序，可以按移交纸质文件的时间顺序，随时进行编号归档。采用集中归档，可以不按部门排列，只要文件办理完毕就可以进行编号归档。

3.2 办公效率提高。计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的一大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏下、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有效。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

3.3 文件和文字信息充分交流和共享。在原始的手工操作管理中，企业事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息总闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立并联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.4 文件与档案管理形成一个有机的整体。传统的文件处理和档案管理是属于两个不同的部门——办公室和档案室，由于业务衔接得不好，使得后期的文件归档组卷工作非常困难，档案的准确性、完整性受到影响。同时传统的档案组卷工序的繁琐，使得档案的工作效率低下。运用办公自动化系统后，利用计算机的网络技术能够不受空间的限制，使得两个不同的部门在网络中充分的将各自的业务衔接起来。

综上所述，随着办公自动化的不断推广和应用，计算机进人文书和档案工作领域已是一个不争的现实。用计算机制作文件、统计和处理数据已日益普及，大大减轻了劳动强度，简化了工作程序，提高了工作效率和工作质量。计算机技术促进了“文档”一体化的实现，使办公自动化正朝着高层次、综合应用的方向发展，其应用领域将会越来越广泛。

[1]刘大召，安志勇，谢红薇.基于文书流转的办公自动化系统的分析与设计[J].2003,（12）.

[2]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技,2006,（3）.