应对档案信息化发展趋势更新档案管理模式

李媛媛

(杜尔伯特蒙古族自治县民政局救助管理站 黑龙江 大庆 166200)

1.前言

计算机技术、数字技术、网络技术的发展，标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，这场革命是纸张产生以来，以及近代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域剧烈的一次变革，它直接影响着档案运作方式、基本理论，乃至思维观念。由电子计算机、信息网络和数字化文献三者共同作用形成了这样一个事实:现代信息网络客观上已将分布于世界各地的众多电子计算机连接起来，而每一台电子计算机的背后既是数字化文献的生产者，也是数字化文献的利用者；数字化文献既被联机产生，又被联机存贮；并且通过信息网络进行高速传递，最后实现联机利用i电子计算机、信息网络和数字化文件三位一体，形成了一个巨大的、无形的数字文件库，这一数字文件库超过了历史上任何一个最大档案馆的馆藏。

2.信息化发展对档案管理的深远影响

2.1 发展趋势

2.1.1 电子文件的形成依赖于数字技术设备

这些技术设备的操作系统、数据库管理系统、应用软件系统、网络通讯与信息交换方式等又可能由于开发者的技术偏好、技术专长、技术取向的不同或技术版本升级存在多样性和差异性。电子文件形成系统的差异性，对电子文件信息的整合、信息的共享会构成障碍，进而影响电子文件的归档集中过程和电子文件有效性的实现。

2.1.2 电子文件信息内容与形式之间具有可分离性

纸质文件的载体形式相对比较单一，文件信息及信息表达形式是一致的:信息直接附着在载体上并直观地呈现出来。但电子文件的信息与其格式或载体不是牢不可分的，相同的信息在不同的视图定义下可以产生格式差异。

2.1.3 网络性

电子文件的产生、运转一般都是基于网络环境的。电子文件的归档，信息由分散到集中，可以通过网络来实现。

2.1.4 信息技术的变化性

信息技术的发展变化、更新换代速度非常快，信息技术现实的流行或通用并不代表今后长期的可用性。技术的短暂性与档案的长期可用性之间产生了矛盾。电子文件的管理者困扰于是否同时归档生成电子文件的处理软件就是其现实表现。

2.2 档案的“虚”与“实”的理念的产生

所谓“实”，意指“实体”，指“看得见”、“摸得着”甚至“闻得到”具有物理意义上的实体状态；所谓“虚”，意指“虚拟”，不具有物理意义上的实体状态。显然，“实”系指称传统意义上的档案，“虚”系指称电子文件、电子档案或以“0和1”数码生成的数字化信息。传统档案的存在形态及其运行模式，体现着“实在”的意味，因而传统档案的管理主要是“实物管理”，传统档案馆存在形态也是实实在在的:档案馆建筑、档案实体、档案装备、硬件设备。电子文件的产生、运行则冲破了空间和时间的限制．呈现出一种“虚拟”的状态．信息或实物通过数字设备形成一连串的。和1数字或数字包，以光、电为中介运行，并以电或磁等方式存储。电子文件的管理更多的体现出一种“逻辑管理方式”。文件形态正在从传统的、主要以案卷为物理单位、肉眼可见的有形形态，发展变化为现代的、由信息网络连接并遍布全球的、以数字化方式记录并借助于电子计算机阅读的无形形态。随着馆藏档案数字化和数字档案馆的建设，由数字化设备、信息网络和数字化文件共同构成了一个巨大的、无形的“虚拟档案馆 (数字档案馆)”。在实体档案馆的身后，正逐渐站立起一个巨大的身影——虚拟档案馆．它如同那个从油灯里冒出来的精灵，将显示出越来越强的威力。

2.3 档案管理理论的发展

传统档案学理论中的“档案来源于文件”、“构成档案的元素是文件”及“档案载体与信息的不可分割”一系列观点，把档案始终视为由“文件”这一单一物质构成的。历史上，西方国家以来源原则和文件生命周期理论作为档案学的支柱理论，我国也在建国后开始接受来源原则，并在借鉴接受苏联模式的基础上，逐步形成了具有本国特色的全宗理论。并在此理论指导下形成了一整套贯穿档案管理全过程、各个环节的原则、规定、规范。随着电子文件概念的普及，“来源”的惯念得到进一步充实和拓展。针对电子文件的特点，正视传统的“机关来源”的不足，引入“文件形成过程——元数据”作为来源的表现形式，认为只要在电子文件生成、管理和利用的全过程中始终忠实记录和保留元数据，就能够客观地展现和保持文件形成的历史原貌。另外，文件生命周期理论经过调整和修正后，强调电子文件运动过程的整体性和连续性；强调电子文件不同阶段之间己没有明确界限；指明电子文件应进一步加强前端控制和全程管理。还有，社会分析与职能鉴定理论及其与多种传统鉴定理论与方法的互补，档案管理“社会模式”对“国家模式”的取代，“后保管主义”模式的论证，对文件运动规律的研究，对国家档案资源建设理论与实践的研究等等，都在不断地深入、发展着档案学理论体系。理论来源于实践，理论的发展，又能进一步指导实践的前进。

3.更新档案管理模式适应未来信息社会的需要

档案工作自身要发展，仅仅靠传统的管理方式已不能适应信息社会对档案信息资源的需求，因此，档案工作必须应对档案信息化、数字化发展的趋势，更新理念，应用新的管理方式和手段来提高档案管理的效率与质量，档案工作才能获得应有的地位，档案事业本身才能有发展的前途，档案信息化建设要求档案管理模式从实体管理转向数字化信息管理的模式。应从以下几方面着手:

3.1 制定和完善电子文件、档案数字化的技术标准

标准化和规范化是信息化、数字化的基本要求和前提条件。电子文件的产生、处理并最终“归档”成为数字化档案，必须符合相关的技术标准和规范，才能保证其真实性、可靠性、可读性；同样，馆藏档案的数字化工作必须满足相关的技术标准和规范。标准化和规范化的目的是要使电子文件生成系统与档案信息化管理系统两者之间实现顺利接轨。

电子文件往往是在不同的计算机系统上形成的，其内容格式及数据结构不尽相同，这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子文件形成时所依赖的计算机软硬件技术可能过时，导致新的软硬件无法读取原先存储的数据。目前，电子文件的形成方式多种多样，极不统一，这已经给实际工作带来了许多困难。所以，电子文件的形成和归档要遵守有关的技术要求和规范。

3.2 改变文件管理模式，实行文档一体化管理(或者叫做文件的“档案化”管理)

档案化的问题在纸质文件为主的传统载体文件时代并不突出，基本上可以用“归档管理”代替。那是因为纸质文件等传统或体文件一旦形成，只要在归档的时候保证其载体的原始性就能确保文件的真实性、可靠性和证据价值。对电子文件而言，由于其真实性并不可能依靠载体的原始性得到保证．因而归档管理已经不能再用来代替档案化管理，否则，归档前文件的真实性无从保证。

档案化是电子文件问世以来，尤其是文件连续体理论创建以来，开始在西方档案界流行的概念。档案化就是确保并且证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期性，使文件有可能用作证据。据此，并非只有具备长时间保存价值的文件才能得到归档管理的待遇。相反，所有的哪怕是只保存几分钟、几秒钟时间的文件都应该得到档案化管理．否则，它们无法既用作事务处理工具，又用作证据。对文件运动的全过程必须实行连续的、具有整体性的一体化全程管理，也就是档案化管理。档案化是使文件和电子文件具备成为档案和法律证据的能力，具备了这种能力的文件才可能归档，成为档案。

[1]朱桂花.档案信息化是高速公路档案管理的发展趋势[J].河南科技,2006,(11).