浅析电子文件的归档工作

孙海霞，邹 敏

（1.黑龙江省农垦总局北安分局 黑龙江 北安 164000；2.黑龙江省龙镇农场 黑龙江 五大连池 164135）

随着信息技术、网络技术走进不断进步，电子文件大量产生。电子文件以操作方便、传递快捷、存储空间小，具有纸质文件无法比拟的优势，几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，大大提高了人们的工作效率。在大量电子文件产生的同时，也给档案工作提出了新的课题，即如何推进电子文件的归档管理？解决这个问题如果只是简单地沿用原有的纸质档案的管理理念和管理方法，已不能完全适用于电子文件归档和管理的需要，笔者就电子文件的归档工作谈些粗浅认识，与大家共同探讨商榷。

一、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料、纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3.档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

4.档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。

5.档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。

二、电子文件的特征

1.电子文件、电子档案具有虚拟实在性。电子文件、电子档案是数字化信息的产物，给人们带来了全新的挑战，当计算机接受输入的信息，计算机会将信息转换为二进制代码存在，文字、图象都是由数字编码形成的，只有当需要将文件输入、输出时才会出现不同的文字、图象。

2.电子文件、电子档案具有对设备的依赖性。电子文件、电子档案的形成及各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的，不同的软、硬件环境形成的电子文件、电子档案等载体难以互换，对设备的依赖是绝对的。

3.电子文件、电子档案具有可塑性，又称易更改性。这是与纸质文件相比较存在的又一重要的特点，电子文件、电子档案一方面为我们编辑、修改文件提供了非常便利的条件，另一方面也存在难以保存文件的原始性、真实性、凭据性。

电子文件的收集、积累、整理是为了电子文件归档做准备，在制作时档案管理人员要及时进行必要的指导和监督，收集电子文件形成的背景材料，文种、标题、密级、时限合乎发送的范围，制作文件使用的软件、版本，积累文件的历次修改标记及领导签发的记录。每份文件都要在电子文件登记表内登记，及时制作备份，并根据文件的内容、保管期限、密级等因素对文件相对集中整理，以确保文件的真实性、安全性、完整性。清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。

三、电子文件应遵循的步骤

1.电子文件形成、签署、审批；

2.收集积累；

3.编制目录；

4.整理需归档的电子文件；

5.编制归档说明；

6.存入磁、光介质（包括压缩归档方式）；

7.复制备份；

8.确定载体标识。

四、电子文件的存储

电子文件的存储介质大都是磁性载体，其物理寿命较短，再加上计算机日新月异，变化急快，这对于电子文件的保护的技术提出了更高的要求。除加强电子文件管理中保护环节的制度和标准建设，应严格科学化的标准体系和业务管理制度。还需要做好以下几方面的工作：

首先，必须要协调好档案室和电子文件形成者之间的关系，才可突显出电子文件归档带来的几大优点：一是归档方式操作简单。纸质文件的收集、整理、归档，主要依靠各部门的平时收集整理。电子文件的归档，只需电子文件形成者在各自的办公室里，点击鼠标就可完成。二是归档时间可随时调整。纸质文件的收集、整理、归档一般每年6月进行一次性归档，给档案室造成工作量过于集中的问题。实行电子文件随时归档的制度，可有效地确保电子文件的齐全、完整、真实，还可以避免档案室的工作量过于集中在某一时段，缓解档案人员的工作压力。

其次，是对载体的保护，要严格遵循现有的电子文件载体保管规范要求，确保载体完好，每套载体都要检验是否清洁，有无划痕，有无病毒。电子文件库环境应保持在14℃～24℃之间，相对温度保护在45%～60%之间。

第三，是做好电子文件载体的日常维护和防写处理，定期复制电子文件，载体应直立存放，做到防尘，防变形，存放时要远离强磁场，并远离有害气体。

第四，定期对文件进行抽样和机读检查，发现问题及时采取恢复措施。当设备环境变化时，应确定库存载体与新设备是否兼容，如不兼容，应做好电子文件、电子档案的载体的转换工作。

第五，电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的，随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

电子文件、电子档案是办公自动化的产物，从根本上讲是科技发展的结果，电子文件、电子档案保管技术难题必须依靠科技发展才能从根本上得以解决，应加强与专业技术机构之间的合作，充分利用现有电子技术资源和文件管理方面的智力资源，使电子文件、电子档案管理更加科学、有效。