工程质量监督档案管理浅谈

肖小湘

(桂东县公路管理局 湖南 桂东 423500)

工程质量监督档案(简称监督档案)是指工程质量监督实施过程中形成的文字、表式和成像资料。监督档案是工程质量监督一项重要的工作内容，它既是建设工程的真实记录，又是工程建成后运行、管理、维护和改造的依据。对工程质量监督档案的收集、整理，归档管理工作规范化，能促使工程质量监督管理水平进一步提高，使工程质量监督工作有案可查，并且查有实据，体现工程质量监督工作的科学性、公正性、权威性。

一、工程质量监督档案管理中存在的问题

1.对工程质量监督档案的重要性和意义认识不足

随着《建设工程质量管理条例》的出台，工程质量的验收由等级核验制度向竣工验收备案制度转化，工程监督时，由原来仅对工程实体质量监督向行为和实体同时监督转化，所以，工程质量监督档案的内容也发生了变化，质监机构和人员在工程建设过程中原来职责不明，现在变得清晰，质监机构和人员在工程的重要部位是否到位，该把的质量关是否把住，工程验收监督情况怎样，工作的规范性怎样等，从工程质量监督档案可以一目了然，从而反映工程质量监督档案的重要性，从另一个侧面反映工程质量监督档案的可追溯性。有的质监机构对工程质量监督档案管理没有设立专职或兼职的档案管理员，工程质量监督档案散落在质监人员手中，人员变化后，工程质量监督档案未及时移交，造成档案的缺失。

2.工程质量监督档案的内容不统一，形式不规范

工程质量监督档案应该是反映工程质量监督过程及结果的记录，而不是工程建设全过程、全方位档案，有的质监机构把工程施工资料、监理资料、图纸全部收集放在质监机构存档，造成人力、物力的浪费。监督抽查记录未反映工程存在的问题，工程质量状况及各参建责任主体的行为，书写时采用易退色耐久性不强的材料，字迹潦草，监督抽查记录和质量整改通知书签发时不规范，混用。

二、加强工程质量监督档案管理的几点建议

1.严格建档程序

监督档案由责任监督员负责收集、整理和编制，技术负责人负责复核和审查，站长负责审定，档案员负责检查、统计、编号、登账、归档和保管，并负责按借阅规定承办借阅及收回。监督档案应随单位工程实际到位的检查、质量问题处理、质量评价等监督工作及具体操作的进展，同步收集、整理、编制和修正。按照监督计划和实际监督工作进展情况进行收集，整理和编制，其内容要正确反映工程实体质量、结构安全、使用功能、观感质量及工程质量保证资料的真实情况。

2.明确建档的主要内容

内容包括建设工程质量监督档案封页；档案目录；工程质量监督登记表；建设工程质量监督书；工程质量监督计划书；工程质量保证体系审查表；建设工程质量监督记录；隐蔽工程验收记录及重点部位抽查统计表；工程质量监督报告；建设工程质量整改通知单；工程质量事故报告；工程质量评价表；监督结论及文字说明。程管理编号一致的原则进行，以防造成错乱，其编号可按单项工程，单位工程，分母、子号依顺序编出，最好把建档年份概括进去，便于查找、归档、保管。从工程监督档案立档开始到工程竣工，都要由责任监督员负责收集、整理和编制。其中包括相关施工阶段监督业务资料、质量评价、质量问题及事故处理等审核、会签资料。需要技术负责人，站长等签证的由责任监督员负责办理后，经整理存档。内容要做到及时、真实、正确、完善、有效，字迹要清楚、端正、保管完好。

3.完善建档制度

实行质量监督档案管理，必须建立完善的管理制度并认真执行，如业务会签制度:凡是在实施监督活动中的监督业务资料，主要包括:①相关施工阶段，特别是地基基础、主体结构、竣工阶段的质量评价资料；②工程质量问题及质量事故处理等资料，必须先由责任质量监督员填写“建设工程质量整改通知单”会签单提出初步意见，提交技术负责人审核，最后由站长审定。为充分发挥监督档案作用，还应制定借阅制度，保管和销毁制度等。