新时期高校教学档案的作用及管理策略初探

徐 蔚

(重庆交通大学 重庆 400074)

高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状况的真实记载，是以文字、图表及声像等形式形成的历史记录材料，是反映和评价教学质量及教学管理水平的重要依据，具有保存价值。它能真实地反映教学与管理工作的全部历史过程，因此，在高校教学档案管理工作中，必须做到思想高度重视，认识明确，管理到位，才能真正发挥其重要作用。

一、高校教学档案的作用

高校教学档案的作用，主要有如下几个方面:(1)核查与凭证作用。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它不同于一般文书档案，是全体师生员工在教学活动中形成的，准确地反映了学校主要教学活动的全貌。因此，在核查材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料和重要依据。高校在开展教学研究活动、对教学质量评估、编写校史、查阅学生学习成绩及学籍管理工作中，教学档案都起着重要的历史凭证作用。(2)为教学研究与评估提供重要依据。教学档案记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果。为了提高教学质量，必须不断总结教学经验，研究教学内容，更新教学方法，这些都离不开以知识密集、信息集中及数量多广为特点的教学档案。教学档案记载了历年的教学及其管理工作，可以作为现阶段教学及其管理工作的科学依据，为教学评估、教学改革和科研工作提供重要素材。教师和学生是教学活动的主体，教学活动是教与学的双边活动，因此，说得具体一点，教学质量的高低，在很大程度上取决于教师所传授知识的科学性、新颖性和系统性，以及学生对知识接收以至消化的能力，而通过对这些有关内容的研究，可以分析教师的教学质量的好坏和水平的高低，作为对教学效果和学校管理水平进行评估的依据。例如，通过对教学计划、课程安排、专业设置、学校教学与评优活动及毕业生状况等情况的分析，就能反映出一个学校总体教育水平的高低，就可以对学校的综合教学水平状况评估；同样，通过老师历年的教案、学生评价等测评材料，就可以看出教师的教学态度、能力和专业水平。特别是档案管理进入计算机管理时代之后，这一系列的资料、信息都可在计算机中保存，实行信息化档案管理手段，这使评估结果更为准确、客观、公正。(3)教学档案为教学管理工作反馈信息。既然教学档案来源于教学管理活动之中，就必然会涉及到教学环节的各个方面。因为，它不只是孤立地反映各个单一材料，而是相互关联地反映一定时期教学管理活动的整体材料。单一材料只能反映局部教学活动的某些方面，而整体材料则能反映教学管理活动的总趋势。因为，局部与整体之间，既有区别，又有联系。教学活动中出现的问题，会迫使教学管理工作者做出相应的调整，又会使教学活动程序发生新的变化，如此一来，整个教学管理工作就是一个不断把信息输送出去又不断接受教学活动的反馈信息，然后再根据反馈信息对教学管理工作进行调整、改进，如此循环往复，不断取得最佳效果的过程。在这个过程中，通过局部环节所透露的信息，往往会反映到整个教学活动之中，从而记录在教学档案资料上，供人们随时查询。只要我们平时注意及时收集、整理日常教学活动中产生的各类文件、资料，注重对它们的分析、归类和保管，就可以及时发现对教学管理有用的情报和信息。这对提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，是非常有益的。(4)教学档案具有院校间相互学习和交流的作用。随着教育改革的进一步深入，开放式办学使得院校间相互交流、借鉴，已成为院校提高教学质量和管理水平的必要方式，教学档案可为此提供翔实的交流资料。教学档案保存的是否完备对教学管理、教学改革和教学质量都有着重要的作用，因此，怎样搞好教学档案管理工作就成为高校教学档案管理工作者应该认真研究的问题。

二、高校教学档案管理工作的策略

在高校的管理工作中，只有充分认识到教学档案的重要作用，并结合实际，进行认真的思考，采取相应的有效策略，才能提高教学档案的管理水平，发挥其应有的作用。

1.加强领导，增强档案意识

校领导要高度重视和支持教学档案工作，把教学档案工作纳入学校管理工作计划，作为教学管理工作的一项重要内容来抓。高校档案部门对档案工作应加强考评和业务指导。教学工作水平评估利用大量的教学档案是对档案工作最实际、最有效的宣传。不仅应引起学校对档案工作的高度重视，而且对教职员工进行了一次全员性档案工作重要性的教育，通过宣传教育，使广大教职工了解归档范围，提高档案利用意识。教学工作水平评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位，是关系到学校命运和前途的大事，评估工作受到校领导和广大教职工的密切关注，因此，我们应重视教学档案的管理。

2.建立行之有效的管理体制

建立起由分管领导、教学部门负责人、教学部门专职教学秘书等组成的教学档案管理网络，明确岗位责任制，实行定期检查制度，确定教学档案的内容、保存的范围和期限。通过各种渠道，在教师中宣传校级教学档案材料的收集内容，将教学材料的归档工作同教学部门教师的年终考核、职称评聘、奖励等挂钩，增强教师的归档责任感和积极性。确定一名干部主管档案工作，成立校综合档案室，负责全校档案的综合管理，各院、处、室明确一名兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作，形成一个以档案室为中心的强有力的管理网络。

3.提高教学档案管理人员的素质与水平

教学档案管理工作是高校的一项基础性管理工作，是强化教学管理、科学规范教学活动和教学行为、深化教学改革、不断提高教学质量必不可少的管理环节。档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能，如利用计算机储存、检索；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。因此，必须提高教学档案管理人员的素质与水平，加强对高校档案管理人员的业务培训工作。通过各种形式的培训，拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。

4.做好教学档案的收集、整理工作

根据高校教学档案的特点，其管理工作主要包括对本单位一个管理周期内全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。教学档案原始资料的采集、收集工作，是搞好教学档案管理的基础工作，没有原始资料采集的全面性和真实性，就没有教学档案的科学性和指导性。由于教学活动的多样性、广延性，参与人员的多方位性、多层次性，且又是一个动态过程，教学活动原始资料的采集、收集工作是十分复杂和难做的，只有参与教学活动和管理工作全体人员的高度重视和积极参与，才能收到良好的效果，这是做好高校教学档案管理工作首先要处理和解决好的一个关键问题。以期末考试为例，每个学期期末考试结束后，应建立相应档案，内容应包括试题、试卷、学生成绩、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料。这不但可以及时做好学期结束工作，总结该课程教学成绩、经验和存在的不足，还可以为下一学期考试工作提供借鉴，不断提高考试工作的管理水平。但在实际工作中，有的未能及时做到，有的是信息收集不齐全，有的是试卷成绩分析没做或没做到位，造成原始信息丢失或失真。

高校教学档案的收集、整理工作很繁琐，也很辛苦。但只有通过收集、整理才能使教学实践过程中的文件材料转化为教学档案，这是做好教学档案工作的第一个步骤，教学管理人员，必须认识到教学档案收集工作的重要性，切实做好教学档案资料的收集工作，并进行科学的分类整理，为发挥其应有的作用打好基础。高校教学档案的整理也要根据国家和高校档案分类目录进行，并按照学校档案分级管理的要求归档、存储在相应的管理部门。由于教学档案的特殊性，如原始资料来源庞杂繁多，形式多样，因此，在分类整理过程中，要筛选那些对教学工作质量、教学管理工作水平及效果影响较大的资料建档，并做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用。

5.应用新技术，实现教学档案的信息化管理

档案信息化是以信息技术广泛应用为主导，以档案信息资料建设为核心，以信息网络为平台，以信息人才为依托，以档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。目前，在我国档案信息化过程中，仍存在人、财、物投入不到位及档案信息安全等问题。由于高校教学档案具有多科性、多样性、层次性、时序性和成套性等特点，加强高校教学档案信息化建设既有利于提高教学档案的管理水平，也有利于提升教学档案的服务效率。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的相关教学档案成倍增加，如果不利用信息技术手段，就很难适应形势发展的新要求。就目前高校教学档案管理工作的实际情况看，信息化管理应从如下两个方面入手:(1)加强电子文件和电子档案的管理。这有利于教学档案工作与高校教学实践活动、教育教学改革快速接轨，既能使教学档案卓有成效地为高校教育教学改革提供服务，又能抓住机遇快速推进档案信息化建设的进程。(2)加快探索纸质档案的数字化。对纸质教学档案的数字化要有序、规范地进行。在数字化标准尚不明晰的情况下，可先进行高校教学档案框架、目录的数字化工作，待条件成熟时再全面进行纸质档案的数字化。

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