基本建设项目档案竣工文件编制之我见

王芳莉

（哈尔滨铁路局办公室（党委办公室） 黑龙江 哈尔滨 150000）

竣工文件是工程建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要依据。竣工文件从形成、积累、整理、归档到档案的组卷、保管、利用等一系列环节要树立精品意识，强化、实施全过程的质量控制，才能达到竣工文件的有效利用、研发、咨鉴的作用。本文就基本建设项目竣工文件编制问题谈点粗浅的认识，与同行共同商榷。

一、竣工资料编制工作的重要性和必要性

竣工文件是基本设计的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分。铁路在建设过程中逐渐形成了大量的技术资料，并随着工程的进展而积累。在工程竣工后、验收前，按照一定的顺序做好技术资料的整理和竣工图纸的绘制是一项细致的、艰巨的工作，其重要性和必要性主要表现在：一是根据国家档案局《建设项目(工程)档案验收办法》第三条的规定“凡按批准的设计文件所规定的内容新建、扩建、改建的基本建设项目(工程)和技术改造项目的竣工验收，均应包括对档案的验收”。因此，编制符合规范要求的竣工文件是铁路建设项目竣工验收的必备条件。二是编制一套高质量的竣工文件也是争创国优工程的一项重要内容。三是竣工文件是真实记录工程详细情况的技术文件，是工程验收、维护、改建、扩建的依据，是养护、管理部门必须长期保存的重要技术档案。四是竣工文件编制的工作量十分繁重，对此，必须有足够的认识，任何忽视、轻视这项工作，以为不足道的思想都会损害编制工作的正常进行，以致影响工程竣工验收。

二、竣工文件主要质量问题及归档质量失控原因

建设项目竣工文件存在的主要质量问题：一是建设工程竣工文件不齐全。一些建设项目缺少重要的前期可研、预可研文件、安装文件不齐全。由于施工单位管理不善，技术人员对手中的设备安装文件不重视，随意乱放，造成文件丢失，而这些随机文件厂家往往只提供一份。竣工图文件不齐全。竣工图文件有漏做现象，有些项目已经改造和维修，但改造和维修后的竣工图却未进行归档。二是建设工程竣工文件的编制不规范、不统一。用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况，图纸和变更通知单分开立卷归档；有些竣工图虽然按其变更作了修改和标识，但其修改和标识无统一标准；需重新绘制的竣工图没有按规定重新绘制。三是书写材料不统一。个别图纸变更部分笔迹五花八门，有用纯蓝墨水，蓝黑墨水，炭素墨水，红、蓝圆珠笔、红、蓝铅笔等。四是竣工图上所做的变更和实际不符。个别变更通知单未编号，整个工程变更情况不明，甚至没有执行的变更和已作废的变更也做入了竣工文件，降低了竣工图的使用价值。五是无综合质量评定文件。

建设工程竣工资料归档质量失控的主要原因：一是上级主管部门档案意识薄弱。在我国建设工程领域，长期以来存在着重建设、轻档案的现象，上级主管部门和领导往往只考核基层领导对其硬件质量的管理，而对其软件的质量，包括归档文件的质量通常不作为重要的考核内容，惩罚措施也不严厉。二是施工队伍素质低，管理水平差是造成竣工文件质量不高的一个不可忽视的因素。三是颁发的有关编制竣工文件的有关标准和规定修订不及时、管理文件标准不统一，各种文件资料间存在交叉、重复，而时同时一些关键文件资料又有不少缺项、遗漏，造成实际操作过程中的混乱，造成竣工文件的编制长期不规范、不标准、不统一。四是部分档案验收指导人员对工程知识掌握不全，造成对竣工文件编制指导质量不高。五是建设单位、施工单位、监理单位的质量管理体系不健全、不完善，缺乏有效控制竣工文件质量的具体措施。

三、竣工资料编制质量全过程的控制

竣工文件的整理工作是档案开发利用的基础，它的质量直接影响利用效果。竣工文件整理的分类要科学、组卷要合理，整理要遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，以保证整理后文件材料之间的完整齐全性、条理化、系统有序，便于保存和查找。同时，竣工文件的整理除了分类、组卷，还包括装订及修复工作，需要极大的耐心，因为它的质量好坏直接关系到使用寿命。竣工文件凝聚着施工企业员工的智慧、心血和汗水，是施工技术、管理经验的总结。做好竣工文件编制工作，对于施工企业科技创新、管理创新、机制创新、工程创优及任务承揽等同样有着非常重要的意义和作用。首先它是企业科技创新的需要。竣工文件作为企业施工技术经验的总结，不仅是企业技术储备的一种形式，而且是企业施工技术的继承、创新和发展的重要基础条件。借鉴已有的技术经验，进行科技创新，创造出新成果、新工艺、新工法，对于促进企业技术进步有着重要的作用。二是企业管理创新的需要。通过借鉴施工组织设计、施工技术总结等工程技术资料，对于改善企业技术管理；通过分析工程项目人工、材料、设备及管理成本资料，对于降低工程成本，完善成本管理体系，提高企业盈利能力有着重要的作用。三是企业体制创新的需要。当前，施工企业进行资产重组，结构调整和体制的改革，其中一项重要的内容就是探索工程项目的组织结构形式，合理配置人力资源和生产要素，推进企业改革有着重要的作用。四是工程创优的需要。竣工文件是工程内在质量的体现，创造一流工程、编制出一流的竣工文件是评选优质工程的必要条件。同时，借鉴以往的竣工文件，完善工程的工期、技术、质量、安全等保证措施，增创更多的优质、名牌工程，是施工企业“以质量求生存，以信誉求发展，以品牌求市场”的迫切需要。五是承揽工程任务的需要。竣工文件是反映企业工程业绩、质量评价、资质信誉的有力凭据，对于编制科学合理的标书、优化投标方案，在市场竞争中提高中标率有着重要的作用。所以将竣工文件的形成和积累纳入有关管理人员工作，即纳入工作程序、纳入工作计划、纳入有关人员的职责。把竣工文件的形成、积累纳入有关工作制度和计划中，使其制度化、规范化，加强有关人员的竣工文件编制意识，便于监督、检查和管理。

四、竣工资料编制的指导工作

各工程技术部门和档案部门对竣工资料的编制负有监督、检查与指导责任，加强竣工文件编制的指导服务以保证竣工文件的齐全、完整和准确。工程技术部门要注意了解工程动态信息，及时掌握工程开、竣工日期和工程进度，制定竣工文件编制指导计划和归档计划，适时组织检查、指导。档案人员要从竣工文件形成开始，及时向有关人员宣传形成文件的质量要求。如，工作中发现有些技术人员不了解技术文件的编写格式，应将标准印发到技术人员手中。同时在工程进行中，根据计划随时检查文件的完整性、规范性。有关工程技术人员和档案人员应严格竣工文件与工程施工“三同步”的原则，深入施工现场，开展业务指导明确竣工文件编制范围、整理办法、验收标准及归档时限；工程施工中，适时对竣工文件的形成、积累、整理工作进行检查指导，及时发现和纠正问题；工程竣工时，协同公司指挥部或建设单位共同做好竣工文件的验收交接。工程技术总结、工程竣工验收报告、工程质量总评定、优质工程证书、工程决算等完成滞后的，应注意跟踪收集，以保证竣工文件的齐全完整。

总之，竣工文件的内容比较繁杂，因此要求编制人员必须有敬业精神，才能很好地完成这一工作。。档案部门要从竣工文件的形成开始，积极配合有关业务部门对竣工文件的有效性、系统性和科学性进行控制。在纷繁复杂的事物中，把握竣工材料的精度和准度，提炼出事物的主体，使竣工文件既有“面”又有“点”，更具有前瞻性、科学性、现实性。真正达到理想和现实的科学统一，符合哲学内含所倡导的合理与现实的一致性。

[1]《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001）.

[2]熊文胜《论竣工文件的质量控制》，《档案学通讯》，2002（1）.

[3]王尔琳《设计单位编制竣工图问题的思考》，《中国档案》，2002（2）.