对加强高职院校档案信息化建设的几点思考

李 爽 朱 静

(1.黑龙江商业职业学院 黑龙江 牡丹江 157011；2.牡丹江市疾病预防控制中心 黑龙江 牡丹江 157011）

一、高职院校档案信息化的内容

档案信息化是指利用计算机技术、扫描技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。高职院校档案数字化的主要内容包括：档案目录的数字化，建立档案目录数据库；载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立影像档案数据库或多媒体数据库等。目前，大多数高职院校档案馆（室）保存的档案形态主要是以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度，档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

二、高职院校档案信息化建设的必要性

1.高职院校档案数字化是档案信息化建设的重要内容。高职院校档案信息化建设的核心是资源建设，资源建设包括两大方面任务：一是高职院校现有馆（室）藏档案的目录数据库建设和馆（室）藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化：二是电子文件归档与电子档案管理。

2.高职院校档案信息化建设的前提是档案的数字化。档案的数字化能改善档案的利用方式。一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享，不再受“孤本”的限制；数字影像文件可以通过学校计算机局域网进行异地传输，使异地调阅利用成为现实，扩大了学校档案的利用空间，让学校更多的教职员工来了解档案，利用档案。

3.高职院校档案数字化是传统档案馆（室）走向数字档案馆（室）的必经之路。数字档案馆（室）无疑是21世纪各类档案馆（室）的发展方向。尽管当前数字档案馆（室）的具体组成结构、管理模式还处于探索中，可其馆（室）藏的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆（室）藏”的重要组成部分。

4.高职院校档案数字化能有效地保护档案原件。（1）代替原件使用，保护档案原件；（2）数字化副本异地保存，这样可以避免自然灾害或因保管条件差发生潮湿、霉变、虫蛀等因素对档案的威胁，即使档案原件被损坏，只要有电子软件存在，在很大程度上也可以起到替代原件的作用，不至于遭到毁灭性的破坏；（3）恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

三、加强高职院校档案信息化工作的有效措施

1.提高认识，科学规划。首先，必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，它是国家档案的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在现代化建设中发挥重要作用时，学校档案和学校档案工作的意义和价值才能充分地展现出来。因此，我们要按照国家有关规定千方百计将呆滞在学校档案库房中的档案信息变成现实有用信息。其次，要作好科学规划。要将学校大量的档案进行数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆（室）藏档案情况的调查，包括档案的类型，如文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、人事档案等，载体形态与状态、馆（室）藏档案数量、档案信息利用等基本情况。根据馆（室）藏档案情况，制定学校档案数字化的规划，包括硬件的购置计划和数字化处理规划。学校档案数字化要经过一个较长的过程，硬件购置要根据学校的经济状况逐步解决，应从实际和长远打算，保证所购买的扫描仪等硬件设施的配套性，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。学校档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆（室）藏重点档案和利用率高的档案先行数字化，尽快满足学校教学的需求。

2.强化学校档案基础工作，为档案数字化作好准备。首先，学校档案数字化必须有所选择，针对馆（室）藏的档案资源，不加选择地全部数字化那是不可能的、也是不必要的。在实际工作中，我们要根据学校教学的具体情况确定哪些馆（室）藏档案原件应该数字化，哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。也就是将学校珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案优先数字化。其次，要做好学校档案数字化时扫描仪扫描参数的选择。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加，否则扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。第三，做好学校档案数字化的全程控制。在学校档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查重点要检查数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、准确，排列正确、有序，对影响扫描质量的档案原件要预先进行修复、整理；数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；数据连接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行连接，形成一一对应。

3.开展学校档案数字化问题的研究，及时解决学校档案数字化进程中的疑难问题。学校档案数字化是学校档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，档案数字化信息的压缩及储存的关键技术问题；档案数字化信息安全、保密技术问题；档案数字化信息的访问形式与安全控制问题。针对这些新情况、新问题，应在抓学校档案原件数字化工作的同时，组织有关人员开展档案数字化问题的分析和研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时，有关人员要统一思想认识，制定统一的标准、规范，确保企业档案数字化工作的顺利开展。

4.加强学校档案数字化人才培养。档案数字化涉及到计算机软件、硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，决不是只懂得某方面知识就能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。由于学校档案人员身兼多职，要想脱产学习不大可能。所以就必须根据学校和个人实际情况，采取不同的学习、培训方式，一是加强在职人员的教育培训，通过继续教育、专题培训、专题讲座、专题研讨形式等提高信息化管理知识，培养一批档案信息化管理型人才，充分发挥档案信息化管理型人员的纽带辐射作用。二是加强档案人员的上岗培训，通过岗位培训，技能训练，使他们了解和掌握现代化管理的基本知识，熟练操作、灵活使用档案管理软件。

高职院校档案信息化建设是一项复杂而艰巨的系统工程，需要学校领导重视和支持，需要档案工作人员和相关部门共同努力。在档案信息化建设过程中要始终坚持科学发展观，用创新精神指导实际工作。充分发挥档案信息资源在学校教育事业中的作用，为促进高职院校又好又快发展做出应有贡献。