浅析新时期企业档案管理

吴宝华 李高峰

（1.伊春市汤旺河区财政局；2.伊春市汤旺河区经济科贸易委员会 黑龙江 伊春 153037）

随着知识经济的快速发展，档案工作的重要性日益凸显，加强和改进企业档案管理，深入贯彻落实档案法律、法规，全面细致、扎实认真地做好企业档案基础工作，充分开发利用企业档案信息资源,对促进经济社会的发展有着十分重要的作用，是全面落实科学发展观、建设和谐企业的一项重要的基础工作。

一、企业档案管理的地位和作用

做好企业档案管理工作是构建社会主义和谐社会的客观需要。构建社会主义和谐社会，这是以胡锦涛同志为总书记的党中央从我国实际出发立足长远发展而提出的治国方略，具有重大的现实意义和深远的历史意义。在构建社会主义和谐社会中，企业是一支不可忽视的积极力量。社会的稳定是社会和谐的前提与基础，社会的稳定离不开社会细胞的稳定，社会的和谐离不开社会细胞的和谐，企业作为我国社会众多细胞的组成部分，其稳定程度、和谐程度对社会的稳定与和谐有着直接关系和重要影响。因此，全国工商联要求自己的会员企业都要以高度的社会责任感努力把企业建设成为和谐企业，为构建和谐社会做出实际贡献。这包括把握好企业发展与国家经济社会发展的关系、企业发展与社会进步的关系、先富帮后富的关系、经济效益与社会效益的关系、企业与员工的关系等，首先要做到关爱员工、实现双赢，保障员工的合法权益不受任何侵害。

二、当前企业档案管理中存在的问题

（一）档案意识不强，档案利用率低

企业档案管理工作对企业的各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的社会效益和经济效益。对档案工作的价值作用的认识程度，决定档案工作的发展，档案工作的先进与否可以从侧面反映一个单位或部门的整体素质和面貌。但是许多企业长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使企业员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

（二）档案管理制度不健全

《档案法》第十三条规定：各级各类档案馆、机关、团体企业、事业单位和其他档案机构，应当建立科学的管理制度便于档案的利用，有了严格的规章制度，档案工作才能有章可循，档案管理才能规范化、标准化，才能更好地发挥档案的社会效益和经济效益。在具体工作中很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。如档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有些人借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样严重损害了企业档案的真实性和利用价值。

（三）档案硬件投入及经费不足

档案工作需要人财物作为基础，离开这一基础，档案工作就很难开展，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的企业较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。企业档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

（四）档案专业人员业务素质不高

档案管理工作的质量与档案人员的素质有直接的关系，档案人员既要有真才实学，具有强烈的事业心和责任感，又要有实干精神和科学严密的工作态度。目前企业档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为档案专业出身的人员较少，知识结构不合理，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏，高层次的档案专业人才较少，这些情况已不适应新形势下的企业档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。

三、坚强企业档案管理的途径

（一）提高企业档案管理的认识

要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案管理工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。领导的重视是做好档案工作的重要保证。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案管理工作，努力采用现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化企业档案管理体系。要把档案工作当成一项基础工作落实，不能把档案工作看成一项可有可无的工作，要充分认识到今天的归档，积累资料不仅是为了实现工作服务，更远的意义是为了后代积累丰富的知识财富。

（二）规范企业档案管理机制,强化工作责任

建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。加强制度建设，建立良性运行机制是开展企业档案管理工作者继续教育的关键和保证。首先，要建立健全继续教育的专业培训管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度；其次，要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的专业培训和继续教育，更新知识，提高档案工作人员的科学文化水平和业务素质，增强对档案工作的事业心和责任心，从而激励和促进档案工作进一步发展，不断适应新时期，新形势对档案工作者的要求。

（三）实现企业档案管理现代化

一是加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理要采用薪金的档案管理软件对档案进行科学管理，一是在整理上进行标准化要求，充分发挥电子档案作用，二是研发计算机档案软件，使计算机对档案工作的检查、统计、分析更加简明，在编制各种专题资料方面更是方便准确。二是掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，企业档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。三是利用现代化技术，整理档案。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好的服务于社会。