谈加强社保档案管理工作

王 玥 刘 玫

（1.齐齐哈尔市房地产产权市场管理处 黑龙江 齐齐哈尔 161000；2.齐齐哈尔市住房公积金管理中心 黑龙江 齐齐哈尔 161000）

随着我国改革的深入和社会的进步，社会保障事业已经成为构筑社会主义市场经济体制的坚实基础之一，得到了社会的普遍认可和赞同。同时，要使社会保障体系得到全面的发展，必须加强包括社保档案管理在内的众多基础工作的建设力度。

一、管理现状分析

我国社会保障体系主要由“社会救济”、“社会保险”、“社会福利”和“社会优抚”四部分组成。其中社会保险是社会保障制度的核心，它包括养老保险、失业保险、医疗保险和生育保险等各项内容。

社保档案即社会保障档案，是指社会保障工作部门在开展社会保障实践工作活动中，围绕社会保障工作的实际过程直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件的历史记录。目前，我国社保档案管理已经取得了一定成绩。档案部门与劳动社会保障部门密切合作、积极探索和开展社保档案工作，形成了以养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险、最低生活保障等门类齐全、结构合理的档案管理体系。随着社保档案信息化、现代化建设的步伐不断加快。目前不少部门和经办机构的社保档案管理与业务工作已经进入信息化时代，陈旧的管理模式逐步被信息化所取代，利用计算机网络，进行缴费的征收、保费的支付和免费查询，通过网络轻松完成曾经冗杂的事务。但是，也还存在不少问题。主要表现在以下几个方面：

（一）职工社保档案分散在不同的管理部门中

我国现行社会保障管理体制无论从组织管理机构建设，还是从立法规定上来讲，都是分散型的，分散到政府中的许多部门。具体情况是：社保中心管理着养老、医疗、工伤等法定的基本保障档案；民政局管理着社会救助、社会福利、社会优抚、城市最低生活保障金：商业保险公司管理着公民个人补充保障的一系列保险金。这种现状造成多头经办，政出多门，业务交叉，资源浪费，政令难以统一的局面。由于管理机构分散、不集中，使人们在利用公民个人社保档案时，存在着许多不便。例如，我们如果需要了解公民个人就业及保险金交纳情况，需要到几个不同的管理机构去了解，这样就给公民个人和组织在查询工作中带来了很大的不便；而且这种分散的管理，使整个社会保障体系出现了许多漏洞，于是就出现了一些奇怪的现象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的个人保险账户并未随之终结，仍有人代领保险金。诸如此类现象如不及时制止.就会给国家财产带来很大损失，甚至影响到国家的安定和社会发展。

（二）行业主管部门社保档案意识淡薄，没有引起足够的重视

我国一些地区，尤其在农村社会保障的首要任务现在还是健全社会保障项目，扩大覆盖面，至于社保档案还无暇顾及。此外，由于社保档案数量巨大，工作环节繁琐，相对于社会保障工作，社保档案工作没有硬指标来考核，也没有统一的管理办法和标准，因此让部分档案工作者放松了对工作的要求。另外由于社保档案意识淡薄，一些社会保障经办单位只注意抓社会保障业务，忽视社保档案资料的管理。这些都使社保档案工作处于无序状态，社保档案作用无法得到充分发挥。还有些社会保障部门档案机构不健全，没有专职或兼职人员管理档案，即使有专兼职档案人员，也是临时抽调，没有经过专业培训，严重影响社保档案的质量。而作为行业主管部门的档案行政管理部门，由于多年来形成的习惯，只将“红头”文件视为档案，对这些产生于“业务”部门的“涉保”档案，还没有引起足够的重视。在管理上多由形成社保档案的业务部门自行保管，无论从这些档案管理的方式、方法，还是从制度上均不符合专业化管理的要求。

（三）社保档案管理工作还没有达到档案信息资源共享

目前的网络技术日趋成熟，资料保存手段多样，信息贮存量大，网络稳定性、传输速度和查阅速度都有了很大的进步。计算机、互联网技术的普及和发展为社保档案信息共享提供了有效的技术保障和实现手段。由于社会保险的五个险种档案并非一个部门管理，导致不同的开发商参与系统建设，相互之间的互不信任以及人为设置壁垒，或者同一家系统开发商采用了不同的标准和技术架构，导致系统割裂。数据只能采用共享或交换的形式，只有极少数地区实现基本信息的共用。许多地方和部门各自为政的局面严重影响着社保档案联网工作的进行。各个区域不同部门之间的信息化水平不一、各个部门之间缺乏统一有效的数据人口、没有统一的资源数据库、信息沟通渠道不畅、整个系统的开放性、扩展性、兼容性不尽如人意等问题仍较严重。

（四）缺乏专业社保档案的管理标准和规范

社保档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。

二、我国社保档案管理应采取的对策

（一）建立全国统筹的社保档案管理体系

进一步完善社保档案管理体系，对社保档案实行集中管理，加强养老、医疗、工伤、失业、生育的合一的管理机制，以避免部门间的交叉重复，实现社保档案信息资源的共享，并为社保档案管理实现电子化、进而实现全国联网奠定坚实的基础。

（二）对全国社保档案实行统一领导、分级管理

一是要在国家劳动和社会保障部的领导下成立一个全国统筹的社保档案管理中心，结束社保档案管理分散问题，实行高度统一的管理，改变政出多门、决策分散、管理混乱的局面。二是在全国各地设置分支机构，包括地区局、数据处理中心和服务中心。负责公民社保档案内容的定期增加和更新。

（三）建立终生一致的、全国统一的社会保障号码

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，交劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出公民的工资收入和保障费的缴纳情况，时便于投保者本人的查询。

（四）加大社保档案知识的宣传

社保档案是社会保障事业中的一个重要组成部分，社保档案的作用常被社会大众忽视。随着社保体系的逐步完善，社保档案显得越来越重要，它是记录社保工作的重要载体，对社会保障事业现阶段或未来发展具有很大的指导作用和借鉴意义，它的收集、整理、保存和开发利用是一项具有重要意义的工作。因此，社保档案工作要发展，首先要让社会大众从思想上认识到社保档案的重要性，使社保档案为社会大众了解和认识。

（五）建立社保档案管理法规与标准

我国在社会保险领域已经颁布了大量的行政法规、规章和相关文件，但一直没有一部统一的基础性立法。基本法律的缺位，各种规定层级无序、规范分散，导致我国社会保险制度难以定型，缺乏权威性、稳定性，全国各地的制度也不统一。为此，应尽快出台一部统一完整的社保档案管理法律法规，为社保档案的管理提供基本的法律依据。

（六）加强社会保障档案管理队伍的建设

档案行政管理部门和社会保障工作职能部门之间要加强合作，共同肩负起组织社保档案工作人员参加培训的任务，必须高度重视专业社保档案管理队伍的建设，培养一批既精通档案管理业务，又懂计算机的复合型人才，为社保档案事业的发展提供人才保障。要建立健全用人机制，可以通过多种渠道.加强现有档案管理人员的教育培训，使其达到应有的资质，提高他们爱岗敬业、钻研业务的积极性、主动性和创造性，适应不断发展的社保档案工作的需要。