谈星级学校评估与学校档案工作

李 萍

（淮阴商业学校 江苏 淮阴）

谈星级学校评估与学校档案工作

李 萍

（淮阴商业学校 江苏 淮阴）

学校档案和星级评估工作有着密切的关系，星级评估以学校档案为基础和重要依据，学校档案以此为契机，得到了发展。本文对此进行了探讨。

学校评估 档案管理 关系

2008年1月，江苏省教育厅在全省中等职业学校中开展了星级学校评估。此次评估是中职校中十分重要的综合性的评估，也是推动学校提高教学质量、提升办学水平、扩大社会声誉的重大举措，对于学校增强办学实力、拓展发展道路具有重要意义，引起了各中等职业学校的普遍重视。在星级评估过程中，学校档案作为评估的基础和依据，其作用越来越大。因为学校的工作情况需要大量的统计表格、数据、文字说明和其它载体（声像、实物等）加以展现，离开档案谈评估，可以说是无源之水，无本之木，没有学校档案，就无法进行有效的学校教育教学评估。凡是经历过评估的学校，都感到档案对评估工作的作用，正是认识到了评估与档案这种密不可分的关系，近几年来，许多学校都开始重新审视档案工作，这极大推进了学校档案工作的发展。

1.星级评估以学校档案为基础和重要依据

评估专家组在短时间内考察评估的方式不外乎从这几方面着手，一种是以直观的现状为考评对象，采取以实地视察、现场听课、教师座谈、走访问卷、民意测试等方式，一种是专家组以受评单位的工作历程、运作历程和工作成就为考评对象，采取查阅大量档案资料的方式。专家组要想掌握学校工作的运行情况，必须依据档案资料的验证，学校档案是评估专家借以考察了解学校办学情况的一种非常重要的信息渠道。星级评估共有8个一级类目40个二级类目，档案室提供了如近三年学校获奖情况，教师论文发表情况、近三年学生、教职工获奖情况，教职工名册，教职工学历、职称的复印件及其分析情况一览表，校园文化建设，教师公开课记录等材料给评估组专家查看、分析、调查。正由于学校档案提供了比较齐全、完整、系统、真实的学校的各种有用信息、各种数据，历史活动的最真实可信的原始记录，在评估工作中起着不可替代的凭证作用。由此可见，学校档案工作是学校的重要基础工作，它既是学校深化改革促进发展的必要条件，也是衡量学校教育质量、学术水平和管理水平的重要标志。它直接影响到学校评估的结果，是学校评估工作的重要依据。

2.评估促进了档案事业的建设

2.1 评估增强了学校领导和教职工的档案意识。

在迎接评估的过程中，档案资料的齐全完整直接影响着评估结果，学校把评估档案建设作为一项重要工作来抓。档案在评估过程中凸显出的特殊地位和重要作用，使得学校各级领导、教职工甚至学生开始重新审视档案的价值，重新认识和理解“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。评估工作的这种全员参与性，直接修正了师生以往对档案“无足轻重”的思想认识偏差，许多学校已将档案工作列入学校整体发展规划，加强对档案的“三纳入”、“四同步”的科学规范管理。

2.2 学校系部教学档案的建设普遍得到了加强，促进了档案的发展。

评估工作需要各方面、各层次的人员积极参与，学校评估在自评阶段对档案资料存在的各种问题进行分析，就会看到平日档案管理运行机制中存在的薄弱环节和各种缺失。比如，某些方面的档案资料残缺或单薄，缺乏对陈述材料的支撑力，有的卷宗资料庞杂而体系凌乱，有的资料没有什么价值，就说明着档案的整理与鉴定存在着薄弱环节。又如，有些数据在前后左右的资料关系中存在着不吻合的矛盾现象，这又意味着在内部各部门之间档案的服务机制和利用关系户存在着不顺、不通和缺位的问题。带着“问题”发现档案管理工作中的不足，进而查漏补缺，优化机制，完善管理，提高质量。因此，学校在接受评估前的迎接评估准备阶段要突击搞材料。这一方面说明以前的档案建设尚存有这样那样的不足和缺陷，另一方面又显示出了学校在评估的动力作用下集中人力、财力和时间全面推进档案建设的热情和解决档案工作问题的决心。通过这些“改”，改进工作中一些不合理的做法，理顺各部门和档案室之间的关系，确保归档制度、保管制度、开发利用制度的顺利执行。这种多层启动、强力推进的紧张而有序的工作局面，必然有助于加快解决现存问题、完善档案建设的进程，使档案工作整体提升到新的水准。

2.3 充实了学校档案全宗，使档案更加完整齐全，大大提高了文件材料的归档率、档案完整率和卷宗合格率，丰富了馆藏。

通过开展评估活动，提高了档案在人们心中的地位。各部门自觉地、积极地、主动地配合和支持对各类档案材料的收集、整理、归档工作，对档案中不完整的、评估需要的材料进行查漏补缺，将散存的原始件汇总、整理到档案资料体系中去，对学校教学基本建设至关重要的诸如教学规章制度等方面的文件材料进行补齐补全；与此同时，由于迎评工作本身又是对至少近三年时限长度的学校工作的整体总结或专项总结，所以，借此机会形成具有较为完备的阶段性总结材料（如学校状态数据、自评报告、特色项目材料等），及时归入档案资料库，充实、丰富、完备了档案库藏，提升了档案管理水平和案卷质量。

3.学校档案工作须借助评估机遇大力发展

在学校评估中经历了检阅的学校档案工作，在展现档案建设成果的同时，也必然会显露出平日不易被发现或容易被忽略的各种问题与不足，对这些问题与不足进行反思的结果，又必然会引发关于提升档案工作水准、开创档案工作新局面的思考。着重于以下几个方面。

首先，建立学校档案工作发展的长效机制。档案工作需要以评估所带来的强有力的推力，来促进整顿、改革和建设，提高管理效能。但是，这种助推力不能总依赖于从外在的评估压力获得，学校档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制，以此为档案管理日常工作提供质量上的监控与保证，避免把问题都积压起来仓促解决。这种周期性的自评机制能够成为档案工作自我驱动的动力，促进档案管理工作持续发展。

其次，加速学校档案的信息化进程。依靠传统的手工管理的方式和被动服务的模式，无法适应在学校快速发展中急剧增长的档案信息的存储需要，无法满足学校各方面工作，特别是学校评估工作方便快捷的检索、调档的要求，这就要求在档案工作中逐步推进信息化管理。充分利用办公自动化管资源优势，提高信息采集、传输和服务的效能，加速档案管理信息化。

第三，加强档案干部队伍建设，使之适应档案管理规范化、现代化和高效化的要求。学校采用系部二级管理模式后，基层职能部门的档案资料越来越多，兼职档案人员大多数未接受专业教育、培训和指导，因此，学校应当有计划、有步骤、有针对性地对档案工作人员进行多种形式的教育、培训和指导，促使他们系统地学习和掌握档案业务知识、规律和方法，实现工作理念、知识结构和工作技能的同步更新，不断增强对档案现代化管理的适应。

总之，评估给档案工作带来的不仅是压力、动力，而且还能总结出许多有益的启示。档案工作是学校评估活动对学校工作进行验证的重要媒介，而学校评估在对学科、专业、课程、师资队伍等方面的建设情况进行验证的同时，事实上也是在检验着学校档案工作的日常运行质量、管理手段及其效率，以及管理队伍建设情况。推动了档案工作在反思总结、扬长避短的过程中，构筑扎实的基础，与时俱进，持续发展。

[1]张明明.学校评估：提升档案建设水准的重要契机[J].档案与建设,2005,（5）

[2]袁燕.浅析学校评估与学校档案之关系[J].山东档案,2000,（3）

[3]杜志芳.浅谈档案综合管理与等级学校评估[J].广州档案,2005,（5）

[4]郑淑缓,冯艳,李颖.教学评估与学校档案[J].沈阳大学学报,1998,（1）

李萍（1974—），江苏淮安人，江苏省淮阴商业学校，档案馆员。