健全规划房产档案利用规定的必要性

高琰

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县房地产管理处 黑龙江 大庆 166200）

一、档案利用法规健全的意义

档案事业的正常秩序是指档案工作在社会关系、业务关系、技术关系三个方面的有序化。建立、健全档案法律规范，确保档案工作社会关系有序化，这是档案行政管理方面的立法和执法。建立、健全档案业务规范和技术标推，确保档案工作业务、技术关系的有序化。档案的基本属性是原始记录性：档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动(社会实践)过程中的历史产物，而不是事后编造的。其记录性可从内容和形式两方面来看，内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果；形式上，档案原件具有不可替代的办公特征和时代特色。档案的价值性即有用性，作为历史凭证价值，档案是真实可靠的，具有法律效力，有情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。主要作用：机关工作的查考凭据；生产建设的参考依据；科学研究的可靠资料；宣传教育、文化建设的生动素材；维护合法权益的法律证据。档案的作用和利用价值毫无置疑，那么与时俱进健全档案利用法规的建设显得尤为重要和必要。

二、健全规划房产档案利用规定的必要性

通常在档案查找工作初始，各有关单位都会有档案查询规定公布并实施，规划国土房产档案查询有关规定也在前几年公布实施，然而随着时间的推移和各项工作，特别是新的工作的展开和深入，发现及暴露了一些查询规定条款与现实工作实际的矛盾和不符情况；开放档案与非开放档案界定不够清晰；工作中还遇到一些实际问题及情况在规定条款中没有涉及、不够清楚完善。这些问题及情况在现实工作中根据具体情况做了适当的调整处理，解决了一些实际问题。但形成规定条款和相应的解释说明条款还远远不足。针对这些问题和情况的出现，对于规划国土综合档案及产权档案信息数量和种类如此之多，所涉及的业务工作如此复杂，故档案查询利用规定条款不断根据形势和业务的需要而充实和修改，以利于在不断的深化改革开放工作中为各行各业建设提供优质利用服务显得尤为重要。

房地产权涉及千千万万的单位和公众及其他们的经济利益。应该看到，随着国家法制化建设的推进和发展，公民的维权意识有了进一步提高，相应地也对档案利用法规建设提出了新的任务及挑战，另一方面在公民对法律、法规的了解、理解还不够全面、成熟的情况下，维权争议问题也会随着增加。档案查询利用服务机关也是体现政府依法办事、执政为民的一个窗口单位。房地产权档案查询是根据房地产权登记信息和资料的性质和记录内容来进行，涉及的法规有公民身份证有关规定、保密有关规定、房地产登记等等有关法规。与时俱进进行档案法律法规建设应是工作重点，并且能体现我们的各项工作有依据、有标淮及规范，更能取得社会公众对我们工作的理解和支持，在遇到争议时能有依据性的说服力，依据有关标准和规定有说服力地做好解释工作。

规划国土房地产权档案的数量多，每年还在以二十多万卷的速度增长，产权信息所包括的地区范围大，时间跨度长，并且随着政府单位机构变化、场地改变、政策改变、人员变动而不同程度地有所变动。房地产权档案目前的主要作用是产权确权公证、安居房上市资料谁备、涉及的房地产权的有关法律案件凭据及与房地产权档案有关的社会活动需查询的资料等等。在房地产权档案查询中，还可以间接帮助发现并提供有关部门纠正在使用计算机信息系统办公自动化过程中误录、漏录的信息，起到协助纠错补救有关信息的作用。限制错误的房地产档案信息，与国家和单位及千家万户有着密切的关系。房地产权档案一方面是产生于政府对房地产登记的记录，而又是政府房地产登记的依据。而对于广大公众的置业者有两重意义，一个是可以作为凭证的意义，另一方面可以作为证实的意义。对于减少和杜绝一房两卖等情况，购买人可以经查档确定是否已在登记机关作过登记，然后决定是否可购买。健全档案利用法规可以解决在档案利用中商榷的问题及工作难点。

鉴于规划国土房产档案种类的繁多及信息内容层次的密级程度，有关法规规定或解释条款应需有明确的权限层次约定开放档案与非开放档案；非开放档案查询应提交出示的有效证件、有效委托书的种类及范围。档案情息内容及范围的权限问题，如公、检、法执行公务出示有效介绍信与证件可以检索人名或单位名查询，而非权利人不可查询权利人名，只可证实此信息真实否等等。尽可能明确详细地说明开放档案与非开放档案的界限。

三、法规建设促进完整性、原始性、正确性

在这过程中经历了信息化系统的不同平台和版本，在办公自动化系统的办公业务工作中的收录人也难免有误；在办公信息化系统升级平台转换时在数据转换中符号出现不兼容等情况时难免数据出错；投入大量人力、物力清理数据显得很有必要，因为数据的正确性与否直接关系到经查询档案所开具于外界的一个证明材料文件的真伪问题。

对于经过投入大量的人力物力进行原始档案扫描，现在扫描文件的信息已经形成，对于有产权登记没有进行扫描处理的文件也需有个实际的规范和约束。有针对性的新规定就应该根据新的情况制定，以保证完整性、原始性、正确性。原始档案扫描数字化，已在各级档案部门作为实现计算机管理原始档案的基础工作，而办公信息化系统早已在各个档案产生单位中应用，并产生了大量的数据档案，两种档案结合应用于档案查询利用系统，是—项非常有益及有利的工作，可不受空间和地点的限制，而对于这项工作则会对档案利用法规提出了更高的要求，它涉及信息系统保密与安全及原始档案保密级别问题。

在扫描档案工作已经基本完成的情况下，开发档案信息系统很有必要，可以解决公开信息的查询，不需要打印单及证明章的情况，证实房产证的真假，利用办公信息系统的数据共享很有必要。档案DIY查询比人工查询节省人力物力，根据用户密级不同查询，可使查询信息更准确、更合理、更快捷并且随着互联网的结算系统的完善，打印出的结果证明盖章问题可以解决。有关这方面的规定应特别注意档案的保密权限问题和开放程度。

四、有利开展档案利用服务空间

档案工作的根本目的是充分发挥档案的作用。档案信息服务正是发挥档案作用的主要途径。档案是有价值的，但它的价值是潜在的，不可能自己发挥出来，必须靠有效的工作去挖掘，在利用中得到发挥。档案信息服务工作开展得如何，能否及时、准确、系统地满足本单位及社会各界的利用要求，往往是考核档案部门成绩的主要标准。档案利用法规建设能够检验和推动档案收集、整理、归档、鉴定、保管基础工作。

调查和了解社会对档案利用的需求，拓展服务空间，进一步提升服务。对于档案所涉及的业务，应该是了解和研究的越清楚越好开展工作，依法拓展档案利用服务空间是十分必要的。设身处地的为社会各界民众着想，制度及规定的滞后。不与时俱进健全档案利用法规建设，将不利于提高服务质量。与时俱进健全档案利用法规，对档案利用查询人员的素质及法律意识的要求非常重要。

[1]尹青云浅谈房产档案公开查询的必要性及应注意的问题【J】山东经济战略研究2007（11）