浅析档案信息数字化管理

孙瑞峰

（南阳市卧龙区靳庄水库管理所 河南 南阳 473000）

随着社会经济和科学技术的飞速发展，计算机的使用已深入到我们工作和生活的方方面面，计算机和网络技术的迅猛发展，给人类社会带来了令人震撼的巨大变化。全球信息化时代的全面到来，数字化科技将为未来社会建立起“数字世界新秩序”，数字化信息将成为人类社会的重要支柱之一。在数字全球化的大环境下，档案信息进入数字化管理成为一种必然的趋势。为此，国家档案局明确提出，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。面对这伟大的变革,档案工作的传统管理方式面临严峻的挑战，档案信息数字化管理成为我们档案工作者亟待研究和解决的问题，现试图就档案信息数字化管理分析探讨如下：

一、档案数字化管理的必然性

1.有利于提高档案信息管理与利用的效率。通过扫描、摄像、导入等多种方式进行电子化，并集中有序地将其存储于服务器中，提高对档案信息资料的管理水平。实现档案数字化管理将大大缩短查询时间，达到海量数据秒级查询，提高档案信息的查全率和查准率。实现档案数字化管理后，使档案信息资源的使用变得更简便、迅速。

2.有利于档案原件的保护。传统的手工查阅方式使档案原件产生严重的磨损。档案全部数字化后，通过计算机达到原版显示，一般不再调阅档案原件，从而有效地避免了珍贵档案的损坏和遗失。

3.有效缓解档案库房压力。将传统的以纸张、磁带、磁盘和光盘为存储介质的各种原始档案资料实现数字化档案管理，首先必须对资料扫描，然后压缩，通过文字识别等技术得到对应于每张图片的索引字段，再运用分级存储管理技术将文件和索引字段存储于磁盘阵列和光盘，可大量减少原始档案资料的附件和副本数量，有效地节约了库房空间，同时也相应减少了装载、消防、空调等附属设备及管理人员。

4.有利于档案信息工作整体发展。档案数字化管理的总目标是利用数字化技术和网络技术，实现档案信息管理的计算机化、档案信息资源的数字化、档案信息利用的网络化。国家档案局明确提出，“十五”期间，我国档案管理将“跑步前进”，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。

二、实现档案数字化管理的主要障碍

1.数字化管理的优势未能充分发挥。由于我国档案信息数字管理工作起步时间较晚，目前仍停留在数字化管理的初级阶段，还是以针对档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，数字化管理的优势和潜能并未充分发挥出来。

2.电子文件与纸质文件的“双轨制”保存，造成资源浪费。档案双轨制管理，是指把纸质文件与电子文件同时进行保存的一种处理方式。档案双轨制保存，最初主要是基于档案的安全和利用方便这两个基本目的，但是如果全部档案都实行“双轨制”归档保存，其弊端是显而易见的：形成了相同内容、两种类型的文件并发、保存的局面。同时增加了大量的人、财、物的投入，造成了浪费，由此影响和制约了电子文件的推广应用和档案事业的进一步发展。

3.电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出特点，但其安全方面却在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。这些问题都给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大威胁，严重影响和阻碍了档案信息数字化的进程。

三、对策与建议

1.建立统一的标准化系统管理体系。标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。这关系到今后档案资源的共享等问题。因此，确立统一的标准化的系统管理体系显得尤为重要，它是实现档案信息化管理的坚实基础。同时，档案信息作为国家信息资源的重要组成部分，要实现最大范围的共享，也必须统筹考虑，建立统一的标准化的系统管理体系。

2.建设高质量的档案信息数据库。数据库类型主要以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于提示全宗内馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件资料，使人们可以通过网络获得档案信息。档案数字化后以数据形式集合成数据库，并依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息主要需要达到以下质量标准：一是数据的准确性；二是数据项目和内容的完整性；三是数据的规范性；四是数据的稳定性。因此建设高质量的档案信息数据库是档案信息数字化的核心工作。

3.规范档案图像标准格式。档案数字化采取什么样的图像格式和数据压缩技术，是档案实现信息化管理的关键问题。应从文件格式的开放性、扩展性、适应性等方面来规范图像格式。经分析，BMP格式存储量大；GIF格式和JPG格式，适用于彩色图像；而TIF格式则适合于广泛的应用程序，有存储量小，可以处理黑白和灰度图形，允许使用者针对一个扫描器和打印机的特殊性能而进行调整等功能。档案信息数字化后扫描文件格式应采用TIF格式保存。

4.档案信息的安全建设。档案信息数字建设中必须采取一系列的措施保证档案信息的保密和安全，采取的措施主要为制度管理和技术保证两类，在数字化建设过程中对此应形成一套严格的管理制度体系，并有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如，对不同用户根据权限提供全文档案信息；对机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上；使用Internet技术，提供授权的档案信息服务；建立数据备份、制作只读光盘；建立网络系统防火墙、进行数据加密等。

5.建设专职队伍，提高管理水平。随着当今世界信息且爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作模式。这一方面要求档案管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面，要根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任，因此应加大档案工作者的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等，同时重视引进相关的专业人才，加强管理意识、掌握现代化管理技能，提高综合素质技术，利用现代化技术整理档案，才能有效地解决新形势下出现的新问题，以适应档案信息化数字化管理建设的需要。