文书档案信息的开发与管理

王 鹏

(哈尔滨市房产交易中心 黑龙江 哈尔滨 150000)

一、目前档案信息开发工作存在的问题

(一)管理结构单一。文书档案所占比例偏重，而科技、专业档案所占比例偏小。这样的文书结构，从开发档案信息资源的角度分析，使开发利用档案信息的范围狭窄，因为社会对档案信息的需求是多方面的，大量的文书档案中涉及经济内容的较少，因而使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。

(二)档案特色不明显。反映地方特色经济、特色文化以及风土人情等方面的档案较少，也正因为特色档案没有系统地建立起来，因而开发档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务，也就缺乏强有力的针对性。

(三)档案编研工作滞后。编研材料存在着“重文书、轻科技”、“重历史、轻经济”的现象，致使编研材料档次低，适应形式发展的编研成果少，编研成果利用率低下。

(四)档案工作者服务意识不足，服务手段单一。管理处在封闭阶段，向外界宣传较少，对文书档案的结构和内容更是知之甚少。而档案工作者却处于坐等利用的被动服务方式。在思想观念上不同程度地缺乏市场经济意识，没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不相协调。

二、加强档案信息开发工作，更好地为经济社会发展服务

(一)更新观念，强化主动服务意识。主要的问题是解决思想认识问题，必须要进一步解放思想、更新观念，牢固树立以经济建设为中心的思想，以邓小平同志“三个有利于”理论指导档案工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待观望、坐而论道”的消极观念，树立主动服务、主动参与意识，以主人翁的姿态，积极投身到档案信息资源开发工作中来。档案作者可以根据实际需要，采用“电话预约”、“上门服务”“全天候上网服务”等新的方式，制定相应的利用制度，以满足社会各界的实际需要。

(二)加强对档案用户的宣传。要做好五个方面的服务工作:1.介绍文书档案的内容、成分和价值状况。重点向专家、学者主动介绍各个历史时期经济开发建设的档案种类、形成特点，吸引档案用户到档案馆利用档案，给档案用户提供具体的档案来源和线索。2.介绍利用档案的规章制度和手续。档案馆通过宣传和指导服务的途径与方式，向研究部门介绍利用档案的批准手续、目的要求和范围，说明内部查阅和开放档案利用的界限。3.介绍档案检索工具及其使用方法。档案接待查阅人员主动向档案用户介绍不同检索工具的适用范围、作用、特点及其使用方法，使他们善于选择和使用检索工具，能够及时准确地查找到所需档案。4.介绍利用档案的方式。采取制发档案复制本、档案证明、函查、举办档案展览和开放等形式。档案馆主动向社会宣传介绍这些服务方式，使档案用户能有充分的选择余地。5.介绍档案编研成果。档案馆主动配合政府决策，编辑各项开发建设的档案史料汇集等，并向档案用户推荐和宣传，以提高档案资源开发利用工作的水平。

(三)丰富内容，提高文书档案质量。按照(档案法)和(档案法实施办法)的有关规定，多层次、多渠道征集档案资料，丰富、提高文书质量。从资源结构看，文书档案既有公务性档案，(包括官方机构和半官方机构的公务活动形成的档案)，又要有非公务性档案(包括民间机构活动，个人及其家庭活动中形成的档案)；从内容结构看，既要有文书档案，又要有科技档案、专门档案、人物档案、口述档案；从历史结构看，既要有近现代档案，又要有历史档案，要能反映出当地社会发展的历史面貌，并突出地方特色；从形式结构看，既要有纸质档案，又要有木、帛、胶片、磁性和电子档案等。

(四)深层次开发档案信息资源。要积极挖掘现有的档案信息，搞好超前服务。档案馆文书档案中不乏有建国后经济建设方面，自然科学调查与考察数据为内容形成的详细记载，这些珍贵档案扫描至计算机，然后利用现代电子技术和通讯设施制作成专题网站，在国内或INTERNET网上发布，并且可以图文并茂的介绍，供社会各界利用。

(五)加强编研工作，提高编研材料档次。编研是一项具有较高层次的信息开发工作，如果挖掘得深，能够为社会和经济发展提供更好的服务，能够为领导决策提供准确信息。这就是要改变传统编研主题，多编研一些经济类、科技类的材料；其次，要针对某个时期党和政府的中心工作、重要工作、人民群众强烈关心的问题开发档案信息资源加以整理汇编，同时，要有开拓创新精神，根据时代要求，编写前人没有编写过的材料。

(六)要加快档案信息资源以及数据库和网络建设。信息时代逐步将所有的相关计算机数据库、通讯系统等连接起来，形成网络，实现信息资源共享。档案馆作为提供档案信息的重要资源之一，应该从传统的收集、分类、编目、检索中所积累的经验中走出来，将过去独立、封闭状态的档案馆逐步尖声成为地域性乃至全国信息的一个节点，这就需要档案工作者改变方式，如逐步由档案馆分类、编目，过渡到运用标准机读目录，实施出版编目，建立自己的文书检索系统和能发挥自己文书特色的数据库。同时应考虑与通讯技术、网络技术的兼容并连接等。条件成熟，便可进入网络，将自己的档案信息提供给网络上的任何用户，实现真正意义上的档案信息资源贡献。