在校大学生档案意识存在的问题与原因分析

□周媛

一、当前在校大学生档案意识上存在的问题

大学生档案意识是指大学生对与自己职业生涯发展密切相关的档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知、了解以及利用档案解决问题的意识。有关部门和管理人员发现在高校、各人才中心遭遗弃的大学生档案已经不是个别现象。究其原因，一是在校时学习期间由于不了解大学生的档案管理内容及意义，二是毕业时不关心与自己未来职业生涯发展密切关联的个人档案去向，三是部分毕业生就业困难没能及时就业而把自己的档案滞留在学校或托管中心，四是有些毕业生初次就业时虽然档案随之转移了，但更换单位时把档案留在了原保管单位，几经流动后造成自己档案遗弃。大学毕业生档案意识薄弱与其在校时对自己人事档案的认知、了解不够有关。

在校大学生档案意识境况如何？笔者结合自己的工作，对所在学院的大一和大二的学生做了一个问卷调查。这项调查，共向各专业年级学生发放140份问卷，回收125份，剔除19份不合格问卷，得到有效答卷106份，其中大一学生59人，占55.7%，大二学生47人，占44.3%。要求被调查者回答的9个问题主要考察学生:①是否知道有高校大学生档案管理法规以及是否浏览过档案馆网站、阅读过档案管理文章或书籍，②档案的基本属性，③大学生档案管理的基本内容，④获取大学生档案管理知识的意愿。从问卷的统计数据来看，有如下特征:

其一，绝大多数学生(95人，占89.6%)不知道有《高等学校档案管理办法》这一规定。被调查的学生中有21%的人不知道有大学生档案及管理。有37%的学生表示从来没有接触过档案知识或信息。

其二，对档案基本属性的理解不够准确、全面。在关于档案应当具有的特性的7个多项选择中，有91人选择了“真实性”，占85.8%，这是值得肯定的，但对“原始性”、“凭证作用”和“参考作用”的选择比例都没过半数，有61.3%的学生还选择了“隐私性”，显然是与保密性混淆了。见图1。

其三，绝大多数同学(84人，占79.2%)知道有大学生档案管理，但是对大学生档案材料的内容的了解存在偏差，对大学毕业生档案管理要求知之甚少乃至错误。例如，关于大学新生入学报到后归入个人档案材料的a、b、c、d、e、f六个选项中有46人(占43.4%)选择了“f.试卷、获奖证书、奖状以及其复印件”，这显然没有理解档案材料的原始性要求。在关于大学毕业生档案材料内容选项中，有80人(占75.5%)选择了“a.学生的高中档案”，有70人(占66%)把户籍档案与人事档案混淆而选择“h.大学生本人的户籍档案”，可见，这些同学不清楚大学生档案材料的确切内容，见图2。至于大学毕业生档案该如何管理，正确的做法是什么的选择就更差强人意了。有30人(占28.3%)不知道“各类非公企事业单位、各类民营职业介绍机构不可以接收毕业学生档案的规定”，只有24人知道“毕业生档案保留学校的时间期限一般是2年”。即使对档案的移交提取规定认识正确的比例也不是很高，选择第二项b和第四项d的比例分别为63.2%和59.4%。

二、大学生档案意识薄弱的原因

其一，与大学生档案管理体制有关。“由于传统上传袭下来的档案神秘感、保密论使他们无从涉及这个领域，接触档案”。根据《高等学校档案管理办法》等有关规定，大学生在校时的档案由学校档案机构专门管理，个人不得接触自己的档案材料。大学毕业生档案属于人事档案，其档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理毕业生档案。毕业生办理离校手续后，高校要及时将毕业生档案按国家有关规定寄送，严禁毕业生或其他个人私自携带、领取档案。可见，保密性的需要使得大学生档案材料的归档、管理、卷宗的转移都不需要大学生插手。另一方面，如何发挥大学生档案日常管理作用的探索不多。在档案工作社会化服务趋势下，大学生的档案材料内容能否对大学生本人公开，本人能否直接查阅自己的档案是个值得探讨的问题。

其二，社会上和用人单位存在着大学生人事档案无用论现象。随着我国市场经济体制改革和用人制度改革的发展，用人单位和毕业生在招聘面试时并不看重学生的档案，而是相信自己的测评。有些用人单位收到大学毕业生档案后不认真核对、不能及时将档案回执返回学校。因为“当前用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉准职工在情商、诚信、创新能力等等能体现个人特质诸方面的资讯。而当前的档案中往往缺少这些记载，少量的档案虽有涉及，但多流于形式，公式化、口号式、千人一面，没有个性特征，与用人单位的期望值相差甚远。”尤其是在人才竞争中，一些单位提出原单位不放人、不调档案没关系，到新的单位可以重新建立个人的人事档案！这种做法在高校并非偶然现象。初次就业的毕业学生解雇、辞职，到新的用人单位就业时并没有因为没有档案而受到限制，好像自己的人事档案可有可无。这些事实告诉在校学生原来自己的档案似乎不重要。档案的合法性、权威性在不经意之中解体了！可见，由于大学生档案内容本身存在着“不简洁、不具体、不严肃、不真实、不认真”问题，“于是不论是学生、学校的档案管理者，还是用人单位，都没把学生的档案当回事，因而在档案的管理、信誉和重视程度三者之间尚未形成良性循环。”这一方面表明传统的人事档案内容结构不能很好地满足用人单位对大学生人事档案的需求，另一方面说明传统的人事档案管理制度需要改革以适应市场经济下劳动力流动和雇佣关系的变化。

其三，大学生档案管理部门和有关人员缺乏对大学生进行有效的档案知识培训。大学生缺乏主动浏览、阅读档案信息意识。在笔者的调查问卷中有一题是了解学生获取档案知识和信息情况的，数字显示只有11人表示曾经有过“浏览过档案馆网站、阅读过档案管理文章或书籍”活动，从来没有“浏览过档案馆网站、阅读过档案管理文章或书籍”的有40人，有40人表示听说过或从媒体上见过档案馆和档案管理信息。调查数据反映出学生总体上不太了解档案的基本性质与功能，不清楚大学生入学材料归档范围和大学期间形成档案材料的内容,不确切知晓毕业生档案管理的基本要求，更不要说到档案馆利用第一手原始资料来解决实际问题。这说明有必要对在校大学生进行档案意识教育与培养。

三、提高在校大学生档案意识的措施

其一，要充分认识到大学生对档案管理知识的学习需求存在。尽管目前大学生档案材料结构内容存在不足之处，但它作为记录个人大学经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料，仍然发挥着凭证、依据和参考的作用，毕业生毕业离校后在就业转正定级、职称申报、办理养老保险，以及开具出国、考研等有关证明，都会用到档案。在校学生因而还是希望学习、了解档案管理知识的。笔者问卷调查中最后一题是问“您希望学校开设大学生档案管理专题知识讲座或其他形式读物吗？”，给出的5个选项是:a.很需要；b.需要；c.无所谓；d.不需要；e.毫无意义。结果是，选择“不需要”的和“毫无意义”的仅8人和2人，共占9.4%，不到十分之一，选择“很需要”和“需要”的分别为20人、63人，合计占总数的78.3%。

其二，积极贯彻落实《高等学校档案管理办法》，努力探索大学生档案管理制度改革，强化大学生档案管理。在档案收集内容上，除了传统的党团组织关系发展材料、学习成绩外，要适度扩大收集范围，如诚信行为、社会实践、科研活动材料等，以全面反映大学生在校期间的成长过程，保证学生档案收集的完整和质量。同时要充分利用现代信息手段，努力实现大学生档案管理的信息化，使档案能更好地服务于大学生就业。

其三，抓住宣传普及档案管理知识和提高大学生档案意识关键节点，采取培养大学生的档案意识的三项措施:即新生入学时办讲座宣传档案知识；与图书馆联合开设有关信息综合运用技能的公共课；采用校园网、宣传栏等阵地宣传档案和档案工作。这三条措施中开设公共课不是大多数学校能有师资保证的，但是开展各种形式的专题讲座和宣传是可行的。笔者以为，重要的措施是提高教师的档案意识和档案管理知识水平，尤其是三类课程的教师，即公共政治理论课教师、辅导员和班主任、信息科学课与历史课的教师。教师在专业课程教学中有意识地引用档案材料会使学生自觉接受和理解档案的重要作用。辅导员和班主任在大学生毕业前进行就业辅导时要把大学毕业生档案管理作为专题内容向学生宣传。

1、陈晓玲:《谈大学生自我档案意识的养成》，《湖南科技学院学报》，2005年第8期

2、黄高思:《当代大学生档案意识的现状、功能与培养》，《兰台世界》，2007年9月(下)

3、王莉:《强化学生档案管理促进大学生就业》，《科技创业月刊》，2009年第2期

4、周凤岗:《充分挖掘大学生档案管理中的德育资源》，《教育与现代化》，2003年第2期

5、丘如华:《强化高校学生档案管理的思考》，《广西社会科学》，2009年第8期

6、萧毅:《大学生档案意识培养方式探讨》，《中国档案》，2000年第1期