从认识现状审视文件生命周期理论内涵结构

□邹吉辉

文件生命周期理论传入我国已20余年，虽在中国化过程中得到了极大的丰富和发展，显示出一定的成熟性和系统性，但其理论内涵与要素仍需继续深入发掘，方能使之不断趋于完整与完善，以增强其对文档工作实践的指导力。笔者现以一得之愚，求教方家。

一、我国档案学界对文件生命周期理论的认识

我国档案学者对文件生命周期理论认识比较复杂，笔者从版本、理论层次、理论特点三方面作一浅析。

（一）关于版本的认识

我国档案学界有西方版文件生命周期理论和中国版文件生命周期理论之说（以下简称“西方版”、“中国版”），其差异有三：

1、两种版本来源不同

西方版直接来源于文件（档案）管理实践，既是对当时文件管理实践新生事物——文件中心合理性的一种理论性解释，也是对现行文件、半现行文件、非现行文件及其相对应的存放、管理方式呈阶段性变化过程的一种理论性概括。中国版并非直接来源于我国文件与档案管理实践，它主要是在西方版基础上，结合我国文件与档案管理实践的具体情况，经过充实与改进而形成的①。因此，西方版可称为原创型版本（即原版），中国版可称为扩充型版本或改进型版本（即改革版）。

2、两种版本与文件（档案）管理实践的关系不同

西方版仅揭示了文件不同作用及其存放处所、管理方式差异的阶段性变化过程，侧重于文件管理规律，具有较浓郁的应用理论色彩。中国版不仅揭示了文件作用、存放和管理过程的阶段性，而且揭示了该过程的整体性（完整性）与内在联系性，侧重于文件运动规律，具有很浓郁的基础理论色彩。因此，从理论产生来看，西方版与文件（档案）管理实践之间的关系是直接的，中国版与文件（档案）管理实践之间的关系是间接的，从这个意义上来说，西方版可称为应用型版本，中国版可称为基础型版本。

3、两种版本内容丰约不同

西方版作为初始的理论化表述，由于受到主观认识的局限和学科发展的制约，内容简明单一，缺乏理论深度，抽象度不高。尽管如此，仍不失为杰出的理论创新，因为半个多世纪以来，它不仅指导了档案管理实践发展和理论建设，而且对档案学基础理论建设也产生了重要影响，被誉为二十世纪档案学理论丰碑②。中国版较全面地概括了文件运动过程的整体性（完整性）、阶段性、连续性和内在联系性，赋予理论内涵以新的深度和广度，多层面全方位地揭示了文件生命周期运动的基本规律与特点，将文件生命周期理论丰富发展为一个系统性理论。由此看来，西方版是初级版本，中国版则是升级版本。

（二）关于理论层次定位的认识

我国档案学界不仅对西方版和中国版作了不同的理论定位，而且对中国版的理论定位也有不同的认识。

1、西方版和中国版的不同理论层次定位

我国档案学者多将西方版视为应用理论，其依据主要是外国档案学者的认识，如何嘉荪、史习人说“目前大多数西方学者承认的主要是其方法论，也就是今日文件生命周期理论内应用理论部分的核心（即所谓的‘文件生命周期模式’）”③。另一方面，中国版的理论品格已经提升，已不完全承袭西方版应用理论的特性。靳颖在述评文件生命周期理论“中国化”问题时说：“从我国现有的研究成果来看，‘中国化’了的文件生命周期理论与西方的文件生命周期学说的最大差异就在于：西方学者只把文件生命周期的研究看作是文件管理的一种模式或学说，而我国却通过进一步的充实与改进，已经把它上升为档案学的重要理论之一。因此，西方的学说一般只对文件管理有意义，而‘中国化’了的理论则被用来指导文件、档案管理的全过程。”④故有学者将西方版称为“文件生命周期模式（或学说）”，把中国版称为“文件生命周期理论”，主张西方版是文件管理模式，主要属于档案学应用理论范畴，中国版是文件运动规律概括，主要属于档案学基础理论范畴⑤。

2、中国版的不同理论层次定位

目前我国档案学界关于中国版理论定位的认识虽较复杂，但归纳起来，不外乎以下三种基本情况：

（1）“基础理论”说

持此论者主张中国版属于基础理论范畴，如邹吉辉、何永斌、杨杰在《文件生命周期理论与文件连续体理论研究现状评析》、《文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究》、《文件生命周期理论与文件连续体理论关系再研究》、《科学认识文件生命周期理论与文件连续体理论》、《论文件生命周期理论与文件连续体理论的理论定位》等文中均反复申明了该观点并作了论述⑥。

（2）“兼具两种理论”说

持此论者认为中国版兼具基础理论与应用理论，如何嘉荪、史习人认为，档案学科属于管理科学，偏重于应用，某些专门描述文件档案领域特定现象和规律的理论，往往既具有基础理论部分，又具有应用理论部分，两者之间往往很难切割清楚，相互之间存在着千丝万缕的联系，并明确指出“文件生命周期理论从总体而言也有基础理论和应用理论之分”⑦。何达多在《新文件生命周期理论与文件连续体模式同一性探讨》一文中也表达了相同的看法⑧。对此，有学者将其形象化为“一手牵着基础理论，一手牵着应用理论”⑨。

（3）态度未明

持此态度者为数较多，无论其自觉或不自觉，都没有给出一个明确的意见，具体情况有二：一种是态度不定，如章燕华在讨论文件生命周期理论和文件连续体理论关系的文章中，先是认为文件生命周期理论属于基础理论，文件连续体理论属于应用理论，但最后却渴望找到第三条发展道路，又回到了两种理论定位相同的认识上，至于定位何种理论则不明确，令人不解⑩；一种是态度不清，如安小米、黄霄羽、傅荣校等在论述文件生命周期理论和文件连续体理论的关系时，都将它们视为同一层次理论，并且都没有明确其理论定位，故笔者姑以态度不清论⑪。

笔者以为，这些认识差异反映了学者观点的多元性和学界思想的开放性，有利于促进学术研究的发展和进步。

（三）关于理论特点定位的认识

随着我国档案学界对文件生命周期理论研究的深入，在其理论特点定位上也有了新的不同认识，集中反映在运动维向和反映对象上。

1、在运动维向上，认为西方版只是文件常规运动形式的思维抽象，不是所有文件运动形式的理论概括。具体来说，西方版文件生命周期理论只反映了文件一维运动——纵向运动的常规形式的规律与特点；没有反映文件多维运动——非纵向运动的特殊形式的规律与特点，如“文件运动跳跃与回流”、“文件横向运动”、“文件螺旋式运动”等，具有一定的理论缺陷⑫。而中国版正在弥补文件生命周期理论之不足，努力使之趋于完整化和完善化。

2、在反映对象上，无论认为西方版是“文件管理的一种模式或学说”，还是认为西方版“主要是对文件线性运动规律而不是管理模式的科学描述”⑬，都在不同程度上肯定了西方版是一种在于建立文件管理模式的创造性理论，突出的是实践应用性。而中国版是一种在于揭示文件运动内在逻辑联系和不同文件运动形式之间辩证关系的系统性理论，侧重理论抽象性。

以上各方面的各种认识在客观上为深化文件生命周期理论研究提供了不同的视角、维度和思路，是值得学界人士关注和重视的。

二、文件生命周期理论内涵及其结构再认识

通过总结文件生命周期理论中国化的理论研究和实践运用的历史过程，结合我国档案学界关于文件生命周期理论的认识现状，笔者认为，作为文件运动规律理论体系之一的文件生命周期理论，应多层面全方位地系统揭示文件运动的基本规律与特点，即其理论系统应包括文件运动形式（常规形式与特殊形式）、文件管理模式、文件管理者职能与角色定位、文件价值变化规律等理论要素。只有这样，文件生命周期理论才能成为一个相对完整的科学体系。

文件生命周期理论的这些要素，根据物质运动的基本原理，可以分为表层与里层两个方面，其中文件运动形式、文件管理模式当属文件生命周期理论表层要素，文件管理者职能与角色定位、文件价值变化规律应为文件生命周期理论里层要素。

（一）文件生命周期理论表层要素

文件生命周期理论表层要素又可谓之外在要素，它们是文件生命周期理论初始研究的对象，即文件生命周期理论就是从研究文件运动形式和文件管理模式开始的。文件生命周期外在理论要素应该且必须反映文件运动外部形态发展变化的规律与特点，包括文件何时运动、如何运动、向何处运动等，换言之，就是要对文件位移的走向、形式及其相应的时间、空间、主体等变化的规律与特点作出合理的解释、科学的回答和理性的概括，使之既能真实反映文件运动外部形态的实际情况，又能增强文件运动外部形态组织的合理性、科学性与主体的自觉性，有利于不断提高和优化文件运动外部构件的质量。

1、文件运动形式

文件运动形式是文件生命周期理论体系的重要内容，也是西方版文件生命周期理论形成的肇端之一。从文件运动的外表形态和文档管理过程来看，文件运动形式呈现出纵向式常规运动和多向式非常规运动两种状况，文件运动无论以哪一种形式表现出来，都具有一定的生命周期，因此，它们是文件生命周期理论必须完成的一项重要且主要的研究任务。其中，纵向式常规运动形式是文件运动主流形式，已为现有文件生命周期理论所概括，并成为现有文件生命周期理论的核心；多向式非常规运动形式目前尚在学者研讨之中，已形成三种主要观点，即以何嘉荪为代表的“文件运动跳跃与回流”说，以吴品才为代表的“文件横向运动”说，以邹吉辉为代表的“文件螺旋式运动”说。文件纵向式常规运动和多向式非常规运动，既是物质运动普遍性与特殊性在文件运动中的具体反映，也是文件运动形式多样性、丰富性的具体表现，两者缺一不可，相辅相成，共同构成了完整的文件运动形式体系。

2、文件管理模式

文件管理模式作为文件生命周期理论体系的重要内容，是西方版文件生命周期理论形成的又一肇端。从文件管理实践来看，一定的文件运动形态在一定的时间点和空间点上与一定的管理主体具有一定的对应关系（即文件运动阶段性与管理变化阶段性具有相对的统一性）。具体来说，第一阶段——现行文件时，处于实施或办理状态的文件适宜由职能部门独立存放和管理；第二阶段——半现行文件时，处于备查状态的文件适宜由档案服务部门（机关档案室、联合档案室或文件中心，下同）集中存放和管理；第三阶段——非现行文件时，处于历史状态的文件适宜由社会专业机构（档案馆，下同）统一存放和管理。

这种文件管理模式具有如下两个特点：一是反映了文件信息利用规律，即现行文件由作为信息一线部门的职能部门管理，既能够最大限度地方便其履行职责，充分发挥现行文件的作用，又能够省时省力，提高办事效率；半现行文件由作为信息后勤部门的服务部门集中管理，既能够有利于整合人、财、物资源，降低管理成本，又能够对档案所有者提供系统性、成套性的信息服务（无偿或有偿），提高档案利用效能；非现行文件由作为信息职业部门的社会专业机构统一管理，既便于整合档案资源，建设国家档案体系，确保档案安全，又便于面向全社会开放利用，最大限度地实现档案历史文化价值。二是反映了文件信息系统形成规律，文件运动从职能部门（形成者）开始，经过档案服务部门（中转站），最后到达社会专业机构（归宿），在这一过程中，文件信息在实现由现实性向历史性转变的同时，也实现了点（单件）→线（类）→面（全宗）→体（全体）的集群化发展变化，最终形成了一定区域内完整的档案信息资源体系。

（二）文件生命周期理论里层要素

文件生命周期理论里层要素亦称内在要素，又可再分为浅、深两个层次，浅层理论要素为文件管理者职能与角色定位（即不同机关应对不同价值阶段的文件承担相应职责的分工及其衔接），深层理论要素为文件价值理论（包括文件价值转化过程及其内在逻辑联系等）。其中浅层理论要素在西方版文件生命周期理论中有所显示，但缺乏清晰度和完整性；深层理论要素在西方版文件生命周期理论中虽然没有明确反映出来，但其蕴意几乎昭然若揭，为后来学者发展、丰富和完善文件生命周期理论提供了必要的认识基础。

笔者以为，从理论建设目的与理论应有功能来看，文件生命周期理论内在要素应该且必须反映文件运动发展变化的动力及其规律与特点，包括文件为什么会运动、通过什么运动、怎样实现运动、能否及怎样控制其运动等，换言之，就是要对文件位移的作用力、作用方向及其相应的主、客观条件等规律与特点作出合理的解释、科学的回答和理性的概括，使之既能真实反映文件运动内部规律和特点，又能增强文件运动内在动力配合的主动性、协调性与主体的能动性，不断提高文件运动内部要素组合的质量。此前学者们虽然没有做这样多层面的系统研究与剖析，但给予了我们进行这种认识的目标指向，提供了许多可贵的教益和启迪。笔者沿着这一路径深入论析如下：

1、文件管理者职能与角色定位

文件运动的动力之一就是社会需要（即有一定的利用主体）变化，不同的社会需求为文件不同的社会功能（即利用价值）的形成、实现及其转化提供了客观上的可能性和可行性，换言之，没有不同的社会需求，文件的不同社会功能要么不可能产生，要么不可能实现和转化，可见社会需要及其变化是文件价值产生、发展不可或缺的决定性因素，因此，社会需要及其变化就是文件运动强大而不竭的客观动力。在文件不同社会功能产生、发展、实现和转化及其相应的时、空移动变换的全部过程中，不同社会需求是通过不同的文件管理者来实现的，因此，不同的文件管理者在文件不同社会功能实现和转化及其相应时、空中负有特定的职能分工，承担一定的角色责任，并且在其履行不同分工的职责，努力实现当期文件社会功能的同时，还须相互联系、密切配合、紧密衔接，共同为文件社会功能的有序转化和全面实现创造条件、提供服务。具体而言，文件处于现行作用阶段时，文件执行或办理的职能部门不仅要负责现行文件社会功能的实现，而且还要负责现行文件的收集、存放和管理，并在档案服务部门指导下按照归档制度要求适时做好整理和归档工作，因此，现行文件管理应定位于形成者（包括文件制发者和执行者，下同）职能工作，即只能由文件形成者（职能部门）负责管理。文件处于备查作用阶段时，档案服务部门则在同级档案行政管理部门监督、指导下按照国家档案法规要求认真完成三大任务：一是归档验收并集中存放、统一管理立档单位全部归档文件；二是对归档文件实施安全保管、提供利用、统计上报等；三是向同级国家档案馆移交需长久保存的档案。因此，半现行文件管理可定位于机关非职能工作，即可由文件形成者（本机关档案室）负责管理，也可委托非形成者（联合档案室或文件中心）负责管理。文件处于历史文化作用阶段时，社会专业机构则在同级档案行政管理部门监督、指导下按照国家档案法规要求切实履行五个方面职责：一是负责接收、征集档案，不断丰富档案信息资源，着力建设结构合理的档案信息资源体系；二是科学管理馆藏档案，负责档案的完整与安全；三是负责档案信息资源的社会开发利用，不断提高档案对经济社会建设的贡献率；四是负责对保管期满档案的鉴定与销毁，优化馆藏档案资源结构；五是开展档案科学技术研究，不断探索档案工作规律与特点，促进档案工作的科学发展。因此，非现行文件管理应定位于社会职能工作，即只能由社会专业机构或被授权机构负责管理。文件管理者职能与角色定位是促进文件作用朝外化（社会化）方向有序转化、实现前后社会功能无缝链接的有效控制手段与保障。

2、文件价值运动规律

文件运动是由文件的管理主体、信息客体、利用受体在一定时、空有机结合并按照一定规律有序转换的一个完整的变化过程（无论是有限或永恒），其内在动力就是文件固有价值转化。不同的社会需求是文件不同社会功能形成、实现及其转化必需的客观条件（外因），而不同的文件固有价值是文件不同社会功能形成、实现及其转化必然的主观条件（内因），其关系正如毛泽东在《矛盾论》中所说：“外因是变化的条件，内因是变化的根据，外因通过内因而起作用。”文件固有价值是指文件与生俱来的价值，具体表现为三种价值形态，即现行文件价值、半现行文件价值和非现行文件价值。其中，现行文件价值是指文件所具有的现实活动（包括公私事务）的组织、指挥等导向作用，可称之为工具性价值；半现行文件价值是指暂存期文件对形成者所具有的备查作用，通常称之为凭证性价值；非现行文件价值是指永存期文件对非形成者（社会利用者）所具有的科学文化研究作用，通常称之为情报性价值。在我国档案学语境中，一般把文件的工具性价值直接叫作“文件价值”，把文件的凭证性价值和情报性价值直接统称“档案价值”。从文件生命周期实践来看，文件的三种价值形态既具有一定（相对）的独立性，又具有相互的联系性和可转化性，即这些价值既可以静态形式独立存在为价值单体，又能以动态形式构成具有内在联系并可转化（顺向和多向）的价值体系。因此，有的文件在工具性价值实现后就失去了保存价值，即可销毁，不再转化为档案；有的文件虽转化为档案，但只具有定期的凭证性价值，一定期满后就失去了继续保存价值，即可销毁，不再转化为永存档案；只有极少数文件完全具有三种价值，得到永久保存。

上述事实和分析说明，没有不同的文件固有价值及其可转化运动，文件的不同社会功能要么无从产生，要么无从实现和转化，可见文件固有价值及其变化是文件不同价值产生、发展的根本性因素，因此，文件固有价值及其变化就是文件运动本源的内在动力。这就是文件价值理论得以构建的认识基础、所要揭示的运动规律和必须解答的实践问题，也是文件功能能够由内向外转化、不断扩展辐射时空范围的内在依据，从而为文件功能的社会化（具体表现为信息管理主体与利用主体定位逐步外移）由可能性变为现实性提供了根本条件和原动力。

（三）文件生命周期理论表、里层要素的结构关系

就文件生命周期理论体系而言，上述文件运动形式、管理模式、管理者职能与角色定位、价值变化规律，仅为现已认识到的要素，并非全部要素。因此，现在分析该体系理论要素结构关系，虽有为时尚早之嫌，但作为学科理论基本建设的一种基础性探索，又是完全必要的。故笔者不揣冒昧，试作浅陋分析，以便抛砖引玉。

文件生命周期理论内涵诸要素具有对立统一的辩证关系，里层要素作为根本性要素，既决定了表层要素的存在又受到表层要素的一定制约；表层要素作为不可或缺的重要成分，亦受制并反作用于一定里层要素；其中“价值变化规律”作为核心要素，又是其他所有要素得以存在的根本条件。在社会发展过程中，它们之间对立是绝对的，统一是相对的。君不见，自20世纪40年代初以来“，现行文件→半现行文件→非现行文件”的文件运动形式“、文件形成机关→档案室（文件中心）→档案馆”的文件管理模式“、现行文件执行者→半现行文件内向型服务者→非现行文件外向型服务者”的管理者职能与角色定位，在手工运作条件下，无不沿着“工具价值→凭证价值→情报价值”的文件价值变化规律按阶段逐步展开。当计算机和网络改变了文件运动形式和文件管理模式的技术环境和运行机制以后，管理者职能与角色定位受到了冲击，传统理论的平衡性遭到了“颠覆”。为了应对新技术环境和适应新运行机制，档案工作不得不对手工运作过程进行改造，打破时空限制，简化流通环节，优化整体结构，实行一体化操控，调整管理者职能与角色定位，节省人、财、物力，提高工作效益，并由此开启了档案学理论的新思维。这些变化表面上似乎超越了文件价值变化规律，其实并没有脱离文件价值变化规律的轨道，只不过是以一种新的形式反映文件价值变化规律罢了，换言之，这些变化已成为新形势下文件生命周期理论内涵诸要素由对立到统一转化的助推器，在促进理论与实践协调发展的过程中帮助文件生命周期理论要素实现新的平衡。文件生命周期理论内涵要素就是在“破”和“立”交替的历史过程中不断丰富发展，逐步形成科学化完整性体系的。现将其结构关系图解如图。

当然，以上论析主要是就理论层面和范围而言的，是否科学合理还须接受文档工作实践的检验。

注释：

①④⑬靳颖：《文件生命周期理论“中国化”问题述评》，《浙江档案》2005年第2期：12～14页。

②⑫邹吉辉、何永斌：《科学认识文件生命周期理论和文件连续体理论》，《浙江档案》2009年第 3期：26～28页。

③⑦何嘉荪、史习人：《“指导与被指导关系”——关于文件连续体理论和生命周期理论属性之思辨》，《浙江档案》2006年第9期：6～9页。

⑤邹吉辉、何永斌：《论文件生命周期理论与文件连续体理论的理论定位》，《档案与建设》2009年第7期：5～7页。

⑥邹吉辉、杨杰：《文件生命周期理论与文件连续体理论研究现状评析》，《档案与建设》2004年第8期：8～9、23页；《文件生命周期理论与文件连续体理论关系研究》，《档案学研究》2006年第1期：6～9页；《文件生命周期理论与文件连续体理论关系再研究》，《浙江档案》2007年第5期：18～21页；其他见②⑤。

⑧何达多：《新文件生命周期理论与文件连续体模式同一性探讨》，《档案学研究》2005年第3期：11～15,32页。

⑨⑩章燕华：《“水火不容”还是“和平共处”——再论文件生命周期理论和文件连续体理论的优劣之争》，《档案学通讯》2006年第2期。

⑪安小米：《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》2002年第3期；黄霄羽：《文件生命周期理论在电子文件时代的修正与发展》，《档案学研究》2003年第1期：6～9页；傅荣校：《理论核心问题:原则与内容——文件生命周期理论与文件连续体理论比较研究之二》，《档案学通讯》2004年第4期。